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怎么发邀请函[5篇材料]

第一篇：怎么发邀请函1.你客人之前有没来过中国？如果来过，那么就叫他把他的签证记录发过来！要用扫描的发过来哦！这个是一点！2.我们的外事局还需要外国客户的护照，营业执照！这些资料！而营业执照也最好要！看你们那的外事局来定！而且，我上面说的：a.签证记录b护照c营业执照都要是用彩色的打印！（价格比较贵a4的一张要8rmb,我可以教你个小窍门：就是我们的这些资料，可以弄两份放在一张a4上面打，这样一下就可以省下8rmb,我上次就这样冤枉的浪费了32rmb!真亏！）而且这些资料都要一式3份啊！贵吧！3.我们还要为我们的客户填一份,也要一式三份！4,我们还要为他们写担保函！记住也是也是一式三份！不过这个可要用公司的纸打印！而且最后还用我们公司的印章哦！别忘了哦！以上，就是一些我们要准备的基本资料！接下来就是我们去两个外事局跑路了！一个是我们市里的，像我们就是温岭市外事局，其实，在这个机构里，叫他们盖个章很容易！最后一个就是，在我们的省里外事局，（在人民政府！）,其实政府部门的人都在下午2点上班！上午12点下班！所以你们以后要注意时间啊！在这里办证可不是那么容易的事情！办邀请函通常要花到2个工作日！所以也不是当天能拿的！而且，来外每来一次我们公司，我们公司都要花去150rmb,而我公司在1月--10月一共来我公司5次，不是按如数算的！就要花750!所以下次我要拿750去领我那张邀请函！想想还真贵！最后，我们拿到邀请函之后就是怎么寄的问题了！而且这个运费谁出的问题了！有些老外还特别小气，总叫我们什么都帮他弄好！我们通常都是要他们的到付帐号来的！即dhlortntaccount!所以大家要注意啊！最后要提醒的是：有些客户虽然是我们帮他办理好了邀请函，而他也未必来我们公司！他也可能跑到别的公司去了也说不定！所以大家以后要处处小心啊！1）以你们公司的名义以英文或者英文/中文简单说明来华事由及被邀请方的姓名，护照号，出生日期等信息，并加盖公章/签名就可以了格式与平常的传真信函没有什么不同，一般注明收件人为当地中国领事馆签证处。2）邀请函传真（有的国家还需要快递原件）给对方，然后其在当地中国领事馆办理签证，如果停留不需要很长时间，他们只要办理30天的旅游签证即可。如果是相当正式的访问，可建议外国人在当地申请商务或者访问签证（一般是90天）.签证都是外国人自己办理，至于你所说的什么费用，则只要与对方协商好就可以了，一般客户是不会要求别人给负责签证费用甚至路费的，关键是说清楚在国内停留期间的费用谁来负担。另外要注意这个客户的可靠性，会不会来到中国之后做坏事，要是做坏事你们帮着办官方邀请函，你们有责任的，所以要小心，第二篇：邮件发邀请函篇一：邮件分类群发邀请函技巧群发邀请函小技巧：word的邮件合并功能作者：陈越骅【适用情况】最近协助组织学术会议，需要群发邀请函，既有寄出的信件，也有电子邮件。因为参会人员较多（近百位），这时候挨个填写邀请函，地址和发邮件（每个邮件地址附一个针对收件人的邀请函），如果人工复制黏贴，需要建立100多个文档，100多个邮件，打印100多分邀请函和报到函，于是这时候就该用word的【邮件合并功能】，自动生成“格式相同但是内容稍微有些差别的文档和邮件”。【步骤】1.建立联系人excel列表，把每个“元素”：都拆细，例如姓名（若需要单独用到姓，例如“陈先生”，则还要把姓和名各自放一列），单位，职务，称呼，邮箱地址（一格只放一个），地址，邮编等。这是一切数据的来源，可用来生成任何格式的文档。2.建立邀请信word文档，和之前的excel放在同一个文件夹里。调整好格式等。如需打印信封，也一样制作一个word文档。3.邮件合并功能。（1）选择形式，是信函，还是电子邮件。（2）选择收件人，“使用现有的表”，选择刚才做好的excel（word2010似乎可以选择任意文件夹的excel表，2003的好像不行）。（3）编辑收件人列表，选择要插入的联系人，若是全部都要使用，就略过这一步。（4）插入域。在需要插入“内容”，例如姓名的地方点击“插入合并域”，选择插入“姓名”，这时在word文档出现>类似的标志。（5）预览结果。点击预览结果后，可以看到>被替换成excel里的第一个姓名，在预览结果的菜单栏那里有箭头，可以前后地查看结果。（6）完成合并。选择发送批量电子邮件，或者批量打印。甚至可以保存成一个一个独立的文档。4.高级功能。如果安装了acrobat（不是reader），就有一个合并到pdf的按钮。对于发送不可编辑的文档，最好是存成pdf，防止浏览的时候出错或者对方打不开高版本的word。例如这次我要发给许多港澳人士，邀请函转成繁体字，但是有时word会在对方电脑上显示出错，所以我都用pdf批量发送电子邮件。【总结】1