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怎样安排宴请活动

第一篇：怎样安排宴请活动怎样安排宴请活动宴请作为企业经常性的商务活动，通常是由秘书按照上司要求来安排落实的，无论是普通的便饭，还是隆重的宴会，宴请都有着十分明显的商业目的，都体现着企业的公关理念，也反映出我们秘书的礼仪水准以及组织能力。怎样邀请对方？怎样精打细算？怎样合乎礼仪规范？怎样突出效果？怎样达到目的？怎样确保顺利进行？怎样处理突发意外？事无巨细，都得我们用心谋划周到安排。宴请如果搞得不成功，客人也许不会说什么，但上司的感受一定不会好，无论我们如何为自己找理由，上司对我们的评价恐怕只有两个字：无能。当然，要使宴请活动井然有序，妥贴圆满，事先的充分准备和过程中的有效控制都是至关重要的。宴请准备按照标准的宴请程序，我们秘书应事先做一份详尽完整的方案，这是一种习惯性的模式，凭经验获得，靠悟性总结，当我们一旦需要兴办宴请活动时，第一时间就会出现一个现成的模式，使我们能根据宴请的规模、标准、内容进行调整，迅速整合出相应的准备方案。这个方案包括以下几个方面：●确定宴请规格：正式或非正式，郑重其事或家常便饭。●确定宴请标准：根据对方的重要性，决定用多少钱。●确定宴请时间：公务性的安排在白天，商务性的安排在晚上。●确定宴请地点：从氛围营造考虑，不同的地点也有不同的效果。●确定宴请形式：是早茶，还是晚宴；是自助餐，还是酒席。●确定宴请对象：既有主人和主宾，还有陪客。●确定菜谱：菜谱讲究色香味俱全，荤素搭配合理，菜名吉祥，主菜价值高贵。即使，是普通的家常便饭，点什么菜都得重视客人的口味与忌讳或宗教习俗，如佛教用素斋，伊斯兰教忌吃猪肉，印度教忌牛肉，天主教星期五不吃肉类等。正式宴会的菜谱应请上司确认后打字或书写，放置在宴席桌上以示郑重其事。●确定席次：席次是一种社交规矩，其排列原则是男女主人对坐桌椅两端，男女宾客间隔而坐，夫妇分开，左为下，右为上，左为男，右为女，插花坐。如果非正式宴会则以面门方向为准，主人坐左侧，主宾坐右侧，一种是主宾插花坐，一种是主宾分列坐。正式宴会应备席次卡，卡中间虚线折叠，里外两边均书写姓名，既便于其找录自己座位，又便于他人知道其姓名。方案的制定和落实并非能够十全十美，当我们在头脑中迅速整合方案时，我们有可能会忽略了一些重要的细节，因此，为了提高准确性和有效性，我们还应该在方案确定后，专业性地运用问题树模型来考量我们的方案。其做法是将所有涉及到的方面和有可能出现的问题以及需要切实落实的事项，全部细分到无法再分的程度，然后按其性质，归类罗列在问题树上，每根树枝代表一个种类或方面，每片叶子代表一个具体的问题。问题树的建立能够帮助我们准确地界定全部的细节和责任者，从而引起我们足够的关注，这些细节包括：有多少人参加宴请？男女比例如何？谁决定？场地是否已落实？使用时间是否明确？谁负责？场地布置有否特殊要求？费用由谁支付？什么时间必须布置完毕？谁检查确认？是否在所有餐桌上放置席位卡或装饰口？如果有此必要，谁提供？谁负责？宴请的标准由谁制定？费用由谁承担？怎样支付？谁负责结帐？菜谱由谁选择并确认？是否物有所值？是否合乎对方的饮食习惯和口味？是否有什么忌讳？谁负责？酒水饮料是否落实？谁负责？是否有人需要特殊饮食和饮料甚至特别关照？谁负责？招待员是否全部安排落实？由谁安排？由谁负责管理？需要播放一些与气氛相合的音乐吗？谁负责？是否需要一个主桌？怎么安排？其他座席安排和席位卡是否需要？如需要由谁负责？是否安放签到桌和签到本？谁负责？由谁负责门口的接待工作？要求如何？程序如何？上司是否有特别的提示和要求，如发言稿？是否设衣物寄存处？寄存处与洗手间是否有专人负责？来宾的司机如何安排？由谁负责？车辆停入何入？司机接待标准多少？宴请过程中如发生意外由谁负责解决？譬如客人酒醉呕吐，譬如菜肴或饮料打翻在地等等，由谁予以处理？谁负责餐桌摆设及准备一切必要物品？重要客人分别由谁接待与陪同？宴请结束后由谁负责清场？问题树模型比较形象，凡已落实的细节均可用色彩将结果标注在旁边，使其一目了然，清清楚楚。当然，这些细节也可用清单形式写出来，第一栏包括每一个项目或任务，第二栏包括确认或完成任务的情况，第三栏是有关的备注或提示，第四栏标明负责者，第五栏写上应继续完成的工作。无论是问题树还是清单，其作用都是让我们心中有数，妥善安排。我们必须设想并预见到所有潜在的或可能的问题，在问题发生之前就准备好有效的解决方法，我们的责任就是确保宴请圆满进行。这种准备方式同样适用于其他的活动安排。当上述这些细节都得到妥善处理时，我们还应给予有效的确认，也就是说，在宴请前两天，通过电话或例会，了解一切是否按计划执行，检查落实情况，对临时发生的变化立即给以调整与完善。如有必要，重大宴会应采用项目管理模型，以倒计时方式，将所有准备内容画一张表，逐项明确时限、要求、负责者