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扫描岗操作流程与注意事项2017

第一篇：扫描岗操作流程与注意事项2017扫描岗操作流程与注意事项流程一、扫描员根据投递人投递的电子报账单核对实物单据投递登记表的电子报账单号、报账人以及投递人联系方式，确认无误后在扫描岗确认签字栏里签字。注意事项：报账单号必须填写完整投递人联系方式填写完整流程二、核对发票粘贴是否符合要求（3厘米距离、多张发票票面同一方向粘贴、除招待差旅费以外报账人与发票信息姓名必须为同一人）、核对报账单封面的票据张数是否与粘贴的发票张数一致（附件不算张数）、核对报账单封面公司名称与开据发票名称是否一致。报账人与报账人签字是否一致。注意事项：如有一项不符合要求在实物单据退票登记表中按要求登记并电话通知报账人。流程三、查验发票真伪，核对发票销售方信息、发票专用章信息与税务局网站查询结果是否一致注意事项：检查发票完整性比如发票代码、号码是否打印完整，发票印刷代码、号码与打印发票代码、号码是否一致。如有日期、金额不清淅等用铅笔在旁边标注不得破坏票面信息。流程四、对确认无问题的报账单进行日常扫描，（如有多份报账单需要扫描按顺序重叠放在扫描仪上就和复印文件放置一样）核对扫描完成的影像任务编号是否与报账单封面一致，查看报账单是否清淅，检查A4纸扫描的张数，无误后进行装订（核对一份装订一份）并上传（多份报账单检查无误后全选一起上传）。流程五、影像点击上传后，进入报账系统查看影像是否成功（管理报表---单据查询---输入报账单号点击查询）成功后盖章签字写日期。注意事项：查看影像是否上传完整、影像是否清淅（不要去查看影像系统里的查询结果）流程六、实物单据进行归档，标记序号，按公司分类。注意事项：如报账人取回实物单据需在实物归档本备注退票，在实物单据退票中登记并让取回人签字。报账人修改完成后需在实物单据投递登记表上重新登记。流程七、根据每日生成凭证明细表查找付款成功单位，次日在报账封面上标注凭证号并按照公司分类。取走时需在实物归档本中签字（生成凭证的纸版必须公司财务人员取走）。扫描过程中遇到的特殊情况：注意事项：一、如果扫描文件夹任务编号不正确时（与电子报账单单号不一致），选中文件夹点击修改任务编号，修改成正确的任务编号，纸版核对无误后上传。二、影像任务中有其中一张图像需要更改，选中需要更改的图像点击替扫，纸版核对无误后上传。三、影像任务中缺少附件，选中其任务编号点开文件夹点击补扫，纸版核对无误后上传。四、检查影像任务中每单独一张A4纸图像文字方向是否从上到下的顺序显示，如不是需把图像选中进行调整正确后点击保存。五、如果发现多张报账单出现在同一个文件夹中，须在日常扫描界面点击新建任务编号按钮输入未自动生成报账单单号并把相应的影像图片选中移动到新建文件夹中点击保存。六、如有影像退回的报账单(指的是带有盖单签字的报账单)在影像扫描系统中资料扫描节点点击获取任务，勾选需要获取的影像信息点击确定，获取出来的文件夹在影像评价任务中查找，点开文件夹，查看评价类型，进行影像更改，与纸版核对一致无误后上传。退回的影像需要填写《影像退回表》（此表自己留存，群文件里有）（如果在获取任务中找不到影像任务，需要做影像退回操作。退回影像的操作：进入电子报账系统管理报账-单据查询，查看下一处理人，下一处理人进入电子报账系统点开报账单据编号，点击影像退回。如果此报账单和影像都有问题必须操作完影像退回后再操作单据。）七、如果电子报账单单号改变时（报账类型改变、系统原因无法在原单据修改的可以重新提单其余一律在原单修改），（在操作影像的之前首先确定第一次提交的单据在报账系统是否删除再做影像操作）在影像系统把原有任务单号的图像保存到桌面上（原有单号的影像必须是退回状态且在电子影像系统中获取任务中把影像任务获取出来），重新提交的电子报账单封皮进行日常扫描，然后导入保存到桌面上的图像，纸版核对无误后上传。原有任务单号必须填写《财务共享退回（隐藏）单据、影像申请表》按申请表的格式严格填写。（此表在扫描群里）每天上午10点前发给赵丽巧。八、上传成功的影像任务在某个审批环节需要补充内容的不需要退回影像，（前提是这个影像的状态是待归档）所需要的操作是：在影像系统点击无任务补扫，影像任务号输入需要补扫的单据编号点击查询，文件夹会在无任务补扫节点显示把需要补扫的纸版放在扫描仪上点击补扫与纸版核对保存上传。需要注意的是扫描系统里的查询结果出现这种提示如果下图：错误信息：影像已存在！状态：上传失败的这种提示需要查看该票据号在报账系统里是否有影像而且显示完整清晰，如果有则需要每天删除记录，否则会影响影像的上传速度，平时上传完不需要查看，如遇特殊问题再查看。第二篇：签证操作流程及注意事项签证操作流程及注意事项签证是你要去的国家允许你进入的证明，由其驻外领事馆签发，使旅行者便于入境的许可证。