报销、付款和出差申请操作指引.docx

报销、付款和出差申请操作指引

第一篇：报销、付款和出差申请操作指引关于报销申请、付款申请和出差申请的操作指引1、报销申请1）报销申请表用于员工报销出差（行政部不能代购的住宿交通费用及差旅补贴）、交际应酬、杂费（包括但不限于购买文具、清洁工具的费用，复印费、打印费和物流费等），以及临时发生小额采购时垫付的费用。2）除了填写报销申请表，当报销车费时需要填写车费申请表作为附表，涉及网约车车费时需要同时提供网约车平台行程单；当报销交际应酬费用时需要填写交际应酬餐费礼品明细表；当报销没有财务凭证的费用时需要填写财务报销补充申请单，但原则上公司不接受没有财务凭证的报销申请。3）原则上员工进行交际应酬之前，需要向部门负责人申请，部门负责人需要确保有预算且有必要进行交际应酬时才可同意，如属于突发需要且没有预算，需得到中心负责人同意才可进行。除非十分必要，交际应酬费用只限餐费。4）涉及出差费用的报销，需要提供部门负责人签署完毕的出差申请表作为附表，且需要人力行政中心负责人审核同意。2、付款申请1）付款申请用于申请支付履行公司已签署的合同中约定需要支付的费用。2）原则上对尚未签署的合同，公司不接受付款申请且不会进行支付，除非十分必要，且由公司首席运营官和财务总监同意。3）提交付款申请时，需要提供已签署合同复印件作为附件，且为了节省纸张，请只双面打印合同内容首页、合同经济条款所在页面和签署页。3、出差申请1）员工出差需要事先填写出差申请表并取得部门负责人同意。2）人力行政部根据签署完毕的出差申请表扫描件进行酒店、机票预订。3）如果需要借支现金，需要填写借款申请表，并提供前述完毕的出差申请表作为附表才可借款。4、通用操作标准1）报销申请、付款申请和出差申请，需要用标准申请表电子表格填写，打印出来后签署名字和日期。2）报销申请需要在费用发生后一个月内进行，否则不予以报销。3）报销申请只可以在每个月9/10号及19/20号4天提交至财务部，财务部将在收到报销申请10天内对符合规范的予以付款。4）报销申请信息需要填写准确规范，对于不正确的申请财务部会在收到后3天内退回申请人修改，如再次出现信息错误或不符合规范，将不予以报销，由申请人自行承担费用（由同事协助填写报销申请的，该费用由申请人本人承担）。5）报销申请、付款申请的财务凭证需要按照模板显示的标准粘贴。6）所有申请表格用A4纸打印，除要求双面打印的内容，请尽量使用单面环保纸打印，且需并且标注作废的一面。第二篇：2016报销和付款操作指引资料费用报销及付款操作指引为规范和指引各单位费用报销及付款操作，明确相关人员责任，特制定本指引。一、原始票据规定各项目经营过程中所有涉及产品购销、资产购置、业务推广、项目后续维护、差旅、办公及业务接待等经济活动，所发生的财务收支结算业务，一律凭国家和公司认可的合法票据作为财务核算的原始依据。（一）原始票据分类：1、增殖税专用发票；2、产品销售普通发票；3、服务行业专用发票（广告、咨询、餐饮、旅业）；4、运输企业专用发票及票证（汽车、火车、轮船、飞机）；5、特殊行业规定的专用票据（银行、邮电、保险）；6、财政部门印制的行政事业单位专用收付款凭据；7、国家规定的其他票据；8、公司内部自制的结算票据（工资单、转账通知单、资产入出仓单、内部使用的收付款凭据等）（二）原始票据填写规定：1、增值税专用发票应包括的内容：购货单位全称、法定地址、税务登记号码、开户银行及账号、购置产品、货物名称（凡名称用英文或数字代码的一律应写明中文名称）、规格型号、数量、单价、增值税率、税额、大小写金额以及供货方单位名称、地址、税务登记号码、发票或财务专用印章、经办人等2、除增值税发票以外的其他票据包括的内容：发票名称、客户详细名称、商品或服务项目、计量单位、数量、单价、大小写金额、开票人、开票日期、开票单位名章；3、汽车、火车、轮船、飞机专用票据包括内容随行业定；4、所有发票必须复写或电脑打印，票据不得涂改，字迹必须一致，大小写必须一致，按照发票规范的填制要求填写并签名、盖章，对发票格式不能列明详细资料的，必须附详细的货物清单。5、增值税票、运输票开出的日期与付款日期必须是为180天有效期内。6、业务费发票除了用于业务招待费、岗位业务费以外，原则上不得用于其他费用报销。特殊情况凭报告报销。（商品或服务项目尽量少涉及业务费，）二、单据粘贴规定1、所有单据的附件必须收集完整，附件资料与相应的发票归集在一起，排列顺序从上到下依次为发票、业务报告、合同文件、价格文件、验收或入库凭证和其它附件资料；2、票据必须正面向上粘贴，增值税发票必须用大头针或曲别针钉装，其它发票和附件资料用胶水粘贴整齐，粘贴位置以单据左上角为准，向右、向下厚度均匀，不得将发票内容覆盖，也不得用钉书机钉装。粘贴的票据不得超出单据所覆盖的范