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文书档案整理技术（5篇）

第一篇：文书档案整理技术文书档案整理技术主讲人：路光文2011年8月前言依据国家档案局2000年12月6日发布、2001年1月1日正式实施的《归档文件整理归则》和经2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过、2007年1月1日实施的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(8号令）的规定与要求，让大家对新的文书档案整理规则有一个基本的了解，掌握一定的整理技术，将在下面的内容里向大家具体介绍文书档案收集、装订、分类、排列、编号、编目、装盒、装橱的整理方法与技术。一、收集做好文件材料的收集工作，确保归档材料的齐全与完整，是进行档案整理的基础和前提。1、收集工作的存在问题（1）归档的范围不够科学，“该收的没收，不该收的一大堆”；（2）外来的文件中宏观的、普发的、重复的文件较多，而本单位的、具体的文件不突出；（3）极大地影响了档案利用工作的正常开展。2、收集工作的遵循原则（1）坚持“以我要为主”的“职能”原则；（2）坚持“突出反映本单位”的“工作特色”原则。3、收集工作的简易方法（1）收文——与本单位人和事有关、需贯彻执行的职能业务文件要重点归档；（2）发文——要全部归档；（3）帐外文件——本单位非红字头文件要注重归档。（4）电子文件——必须打印纸质载体同时归档。附件1：文件材料归档范围（1）上级、同级机关:需要贯彻执行的文件材料；（2）本机关：反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（3）下级机关:报送的重要文件材料；（4）其他方面：对本机关工作具有查考价值的文件材料。附件2：文件材料不归档范围（1）上级机关：普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（不需办理的）（2）同级机关：不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（不需执行的）（3）本机关：重份文件，无查考利用价值、事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（临时、重份的）（4）下级机关：供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。（供参阅的）二、装订归档文件应以“件”为单位装订；“件”是归档文件的整理单位；一般以每自然件为一件。1.界定“件”的范围（1）正本与定稿为一件;（2）正文与附件为一件;（3）原件与复制件为一件;（4）转发文与被转发文为一件;（5）来文与复文可为一件；（6）文件签批单与正文为一件；（7）会议记录、报表、名册、图册等一册、本为一件；（8）一个事由紧密联系的相关文件可为一件；（9）汉文本与少数民族文本为一件；（10）中文本与外文本为一件。2.确定装订顺序（1）正本在前,定稿在后;（2）正文在前,附件在后;（3）原件在前,复制件在后;（4）转发文在前,被转发文在后;（5）复文在前,来文在后；（6）文件签批单在前，正文在后；（7）结论性材料在前，依据性材料在后；（8）文本在前，图表在后；（9）汉文本在前，少数民族文本在后；（10）中文本在前，外文本在后。3.装订方式和要求（1）去金属物。永久、30年的档案装订前要求去掉金属物（短期保存的档案、精装或平装等书本式的档案材料除外），10年的档案不要求。（2）装订位臵。永久、30年档案要在左侧装订,10年档案不作要求，但要确保档案安全。应当注意：如左侧装订线内有图文,无需贴边,可在左上角装订,若左上角仍有图文,也可在其它方便位臵装订。（3）对齐方式。左侧装订的文件一般应对齐左、下侧；左上角装订的文件应对齐左、上侧。（4）装订材料。文件装订材料应符合档案保护要求，一般使用白线装订或无酸浆糊粘贴。（5）装订要求：装订要结实美观,无掉页压字等现象。三、分类分类就是指全宗内归档文件的实体分类。我们所说的实体，就是指文件。将归档文件按其来源、时间、内容和形式的异同，分成若干层次和类别构成有机体系的过程就叫做分类。1、确定分类方法（1）基本分类法：分类方法通常有—年度分类法、机构(问题)分类法、保管期限分类法。（2）复试分类法：在实际工作中，单纯采用一种分类方法的情况是比较少见的,可将上述3种分类方法结合使用,实行三级或二级分类，即“复试分类法”。我们推荐使用以下分类方法（1）三级分类法：即“年度--机构（问题--保管期限”分类法。机构(问题)可以任选其一，我们建议选择“问题”，即使用“年度—问题--保管期限”分类法。这种分类法适用于“工作职能复杂、机构规模较大、文件数量较多”的单位。（2）二级分类法：即“