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文员制度

第一篇：文员制度文件资料管理制度一、范围：上级各行政职能主管部门的文件；董事会、公司及项目部文件各类管理目标、制度、规范、规章、监理单位及施工单位函件；工程技术资料；验收备案等。二、文件资料传阅：1、文件传阅是便于董事会及项目部领导、各部门负责人和相关管理岗位人员掌握办事程序和工作进展状况的必要手续条件之一，是沟通信息，及时传达有关文件精神，指导各项工作按章办事、相互监督的手段。2、相关岗位人员在收到各种文件资料后，按项目部相关规定在一定工作日内进行登记、粘贴传阅单，呈相关负责人和领导签字。3、如文件需执行或办理领导的签字内容，则应呈送相关部门或人员进行及时的执行或办理。4、文件不得横向传阅、传阅文件必须履行签字手续。5、设置文件保密、资料借阅台账，因工作需要借阅文件资料时履行借阅登记手续，秘密文件未经领导同意不得借阅。三、文件资料归档：1、文件资料整理归档应按文件内容分类，由相关执行部门存档备查，办公室应进行分类发文、收文、存档并进行登记。2、有关合同文件应按终审领导签署意见内容予以盖章或进行修改后再行文批后予以盖着生效。3、办公室应每半年对执行的短期文件、资料清理归档，较长时期执行的文件原则上每年清理一次，或执行完毕后清理归档。4、对上级或相关外部单位的行文应按领导签字内容盖章及发送对外联系工作的介绍信必须经主管领导同意才能开出，并留有存根备查。5、技术资料、验收备案资料按建设行政主管部门要求进行整理与归档。行政部（办公室）工作职责范围一、及时收发董事会、项目部、上级相关单位和职能部门的来文来函，按照文件内容及时传阅至相关部门负责人。项目部总经理、董事会、董事长，并按传阅文件签述意见和处理办法，交由相关部门实施。二、及时进行来文登记编号。执行文件借阅制度，及时清理相关文件分类存档。做到档案管理规定对项目部、工程部、计经部、营销部的各类文件、大事记分类存档，重要资料立卷归档，保存资料完整，移交及时。三、使用礼貌用语接回有关电话，重要的电话内容必须作好记录及时传达给相关人员，做好传真收发工作。接待来访人员，及并时通知被访部门和人员。不得让来宾长时间在外等候，以避免妨碍他人工作。对检查工作的上级领导及职能部门人员，按领导指示的有关规格进行接待。四、切实管理好项目部印鉴，未经项目部领导同意，不得随意启用印鉴，对外联系工作的介绍信必须如实编号留有存根备查。五、对各部门办公室用品进行登记领用，汇总上报审批购置各部门所需办公用品，对于急用的办公用品可电话报告先购后批。对不常用办公用品必须按需购买，不得铺张浪费，对办公用具器材应按部门进行登记管理，明确保管责任，并做好重要办公用具的维护工作。六、负责领导和上级机关会议及各种活动的通知，及时参加相关会议，并对到会人员签到登记，对必须形成会议纪要的会议内容及时整理打印并由到会人员在记录上签名，按相关程序发放至相关部门和单位实施。所有会议纪要必须存档备查。负责拟稿、打印相关文件资料。七、做好项目部员工的考勤登记，经批准的病、事假条统一汇总，按照相关标准和规定编制员工工资发放表，上报领导审核。八、做好与办公室有关的日常工作，保持办公区域的环境整洁，下班离开办公室必须关闭设备电源，收好所有资料和文件并将办公桌整理干净，最后离开者请关好所有电器开关、门窗。九、按时按质完成领导交办的各项工作。十、互联网和电子邮件使用规定：1、禁止用电脑玩游戏、看硬碟、听歌曲，在工作时不要查询访问与工作无关的网址或通过电子邮件与工作无关人员进行联系。2、不要访问其他违法及危及计算机网络安全的网址和资料。3、使用外来软件之前，要按规定的病毒防控流程进行查毒、杀毒处理。4、所有含敏感或保密性数据的文件或计算机必须带有特别安全装置或程序，以防止不当使用。十一、按项目部的保密规定及范围，检查、落实各部门的保密工作。第二篇：办公室文员的岗位制度办公室文员的岗位制度一、爱岗敬业，恪尽职守，认真负责的完成工作任务。对各项工作任务不折不扣的按程序办理，不省略、不简化、不拖拉。领导交办的事务要迅速处理，并及时汇报办理结果，做到件件有着落，事事有回音。二、严守工作纪律，遵守作息时间。不迟到，不早退，有病有事要请假。不在办公时间串岗闲聊，不做与工作无关的事。三、尊敬领导和同事，待人真诚。同事之间友好相处，平等对待，虚心学习他人的长处和优点，互相团结，互相帮助。四、关爱集体，爱护公物。积极参加各项活动，维护企业荣誉和形象。五、不断提高自身素质，刻苦学习，勤奋工作，主动承担任务，创新工作方法，甘于吃苦，自觉奉献。六、诚实守信，言行一致。做到“今日事、今日毕”，“当日情、当日报”。七、工作时间内不脱岗，迅速、准确、及时地做好上情下达，确保政令畅通。八、请假人员须事先安排好工作，非特殊、紧急情况，不得用电话或请人代假。九、正常工作期间，办