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文控管理

第一篇：文控管理文控管理一、为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本办法.二、资料范围公司建档范围确定为：公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；财务、会计及其管理方面的文件材料；劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；经营管理方面的文件材料；生产技术管理方面的文件材料；产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料；仪器、设备方面的文件材料；基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；科研、技术引进、转让方面的材料；教育培训方面的文件材料；信息、情报方面的文件材料；其他具有利用和保存价值的文件材料。以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、方案、厂商资料等具有参考价值的文件资料，以及公司主要职能活动和员工在从事研发和管理等各项工作活中形成的，对公司具有保存价值的文件材料。公司资料还包括声像资料：照片文件资料（含新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成）；影片文件资料（含原版底片、拷贝及文字说明）；录音文件资料（含唱片、录音带）；录像文件资料（含政治、经济、科技、文娱、广告活动）。三、公司内部各中心/部门和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。四、实行集中与分散管理相结合的体制。由公司总经办负责主体文件资料的管理，并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导。总经办行政科设立文控组，管理公司主体文件资料工作。文控组管理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。五、文控组既是公司文件、文件资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。文控中心的主要职责：1．负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各中心/部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。2．制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。3．负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。4．严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。5．开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。6．发挥文件资料的教育功能，将文控这项工作办成公司培训、教育基地之一。7．开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。8．组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训，负责指导他们的工作。9．做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。六、文件资料材料的收集：1．建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本号。2．对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全；3．及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。七、文件资料的归档、立卷与管理：1．区分全宗，确定立档单位。2．分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。2．1大类分为：制度/规定：S；文件：F；资料：D；档案：A；合同：B。2．2保密用Y表示，非密级则用N表示。2．3密级：绝密：AS；机密：CS；秘密：PS；无：OP2．4编号分一级部门代码和二级部门,代码编制形式采用拼音或英文简写表示：一级部门代码:总经办ZJB总务部ZWB计划供应部GJB生产部SCB品质工程部PGB客服部KFB二级部门代码:人事科RSK、财务科CWK、行政科XZK、保卫科BWK保洁科BJK、膳食科SSK、宿管科SGK、动力工程SBE基建科JJK、生产计划科JHK、采购科CGK、工程科GCK物流关务科WLK、资材科ZCK、装配车间NBC、评测科PCK喷油车间PYC、制程品质科QAS、维修科RMA、清点科QDKRMA品质科RQA、来料检验科IQCA.文件编码原则：编码共为十二位数，□（文件资料大类）□□□（一级部门拼音缩写或英文简写）□（是否保密）□□（密级程度）□□（年份）□□□（流水号）。如总经办2011年某份制度编码为：SZJBNOP11001。B.表单编码原则采用字段+间隔符”-“的组成方式；所有记录表单编号应是唯一的；记录®的编号形式:□(R)-□□□(一级部门代码)-□□□(二级部门代码)-□□□(流水号)+□(版本)记录表单原始发行时版本即为最初版本,修订一次为B版,以此类推.例如:R-ZJB-XZK-001A表示总经办行政科的第一份记录,版本为第一版.3．归档前将