文件档案管理制度精选.docx

文件档案管理制度

第一篇：文件档案管理制度文件档案管理制度一、所有文件、信函、简报及其它资料等，统一由质安部专人实行规范管理。二、项目部收文程序是：各部门在接受到相关文件时必须先交质安部，由质安部负责统一登记、编号，呈送领导阅批，不得遗漏、延误和丢失。文件传阅完毕后，一般由质安部保存，相关部门保存复印件。三、项目部发文程序是：各部门根据项目经理批示意见起草文件，文件起草后，按报批程序报项目经理、总工签发。质安部必须按照领导签发稿认真校对，并统一编号，统一印制。凡未经项目经理签发的文件，质安部不予编号；文件印制必须规范、清晰、整洁，盖章后，要连同签发稿、附件等一式三份入档保存。四、质安部要注重提高公文质量，格式规范，字迹工整，确保公文的权威性和严肃性。各部门的文件要妥善保管，不得随意丢放。印制涉密文件、材料过程中形成的废页、废件应及时销毁。五、各部门不得擅自复印、摘印涉密文件和资料。六、外单位查阅档案资料时，须说明查阅的范围及用途，经项目经理、部门负责人批准后方可查阅。本单位人员查阅文件档案时，阅后及时归档。七、对违反保密纪律，丢失文件档案造成失密、泄密的人员，给予批评教育。情节严重的，要追究其法律责任。第二篇：文件档案管理制度文件档案管理制度为保证工程部文档书籍的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。一、档案管理人员必须切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求。二、工程部各组别须将随机的各类资料及时交予档案管理员，以便管理员适时做好资料的分类整理工作。三、凡是工程部在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本工程部生产经营活动相关的事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。四、文件资料档案的保管、查阅。1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。2、文件柜要保持整洁卫生，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。3、做好档案柜内“五防”（防盗、防火、防尘、防潮、防鼠虫蛀）工作。4、查阅档案时，严禁吸烟，严禁在文件材料上划线、打勾、作记号、折角等，严禁涂改和拆撕档案.五、工程部内部员工因工作需要查阅档案资料，须到档案管理员处领取档案室钥匙即可进入查阅；外单位人员要查阅、复印工程部档案，必须经工程部领导批准后，方可查阅。六、档案、资料的原件一般不外借，特殊情况需要外借时，须经分管领导批准，办理外借手续并限期归还。借出的档案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毁坏和遗失，按期归还，如有损坏、遗失，由借用人负责。工程技术部第三篇：文件档案管理制度文件档案管理制度为保证公司文件的完整便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整，等制定本制度：一、工程部设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图标簿册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。三、档案管理员要对公司相关文件资料分类建档，进行管理。四、立卷应根据相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。五、文件资料档案的保管、查阅：1）所有文档必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露和捆扎堆放。2）文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。3）公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅；资料室档案一律不允许外界。不论是谁查阅、复印档案。查阅者须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、等相关内容。资料管理流程档案管理工作流程：一、立卷归档档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将档案整理完毕——整理装订档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。二、借阅1、本单位人员借阅档案由本人提出书面借阅申请表——部门领导审核——主管领导签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记薄——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。2、外单位人员查阅档案查阅人持单位介绍信到单位档案室申请