文件档案资料的日常管理和使用.docx

文件档案资料的日常管理和使用

第一篇：文件档案资料的日常管理和使用文件档案资料的日常管理和使用一、保管文件档案要科学排列，按编号顺序存放于档案盒内，并加以标识，整齐排放在档案柜中。对已归档的文件档案应按目录建立明细账，做好存档、使用等情况统计；办公室每年至少全面清点一次，做到账物相符。办公室负责对各部门档案管理情况进行例行检查、监督，各部门也应做好自查。各专业部门按相关法规、规定和目录负责相关文件档案的归档与保管。办公室和各部门根据文件档案实际存放条件做好防火、防盗、防潮、防有害生物等措施。使用审批权限1）总经理：审批一级文件档案使用申请；2）办公室主任：审批二级文件档案使用申请；3）申请人所属部门经理：审批三级文件档案使用申请。二、借阅本制度所指借阅为广义借阅，包括查询、借阅、复印等使用方式。档案借阅申请部门须填写文件档案借阅审批表，按权限完成审批程序后，办公室档案管理员填写文件档案借阅登记表。借阅文件档案原件原则上只限在办公室，不能带出，档案外借原则上只提供复印件。有特定需要必须将文件档案原件带出办公室的，需在文件档案借阅审批表中写明，经公司领导批准后可带出。借阅人员必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。对在办公室现场阅档的，办公室档案管理员应全程监督。借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续。归还借阅的文件档案时，必须当面点交清楚，并在文件档案借阅审批表和文件档案借阅登记表中记录归还情况，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级。不需归还的借用复印件等情形，由办公室直接做好记录。外单位借阅档案，应持单位介绍信，并按权限完成审批程序后方能借阅，但不能将文件档案原件带离办公室。借阅电子档案时，借阅人员除按规定办理借阅手续外，对一级和二级文件档案，还应填写电子档案借阅保密承诺书。借用证件的单位或当事人，应妥善保管所借证件，未经相应权限负责人批准不得挪作他用，否则须承担由此产生的一切经济损失及法律责任。三、保密办公室和各部门档案管理人员和借阅人员要做好文件档案的保密工作。对已到保密期限的档案，经办公室主任同意后解密，并对解密档案作一般档案管理。第二篇：监理文件档案资料管理规定监理文件档案资料管理规定为给监理工作的顺利开展创造良好的前提条件，提高监理文件档案资料的管理水平，提高监理工作效率，同时为建设工程档案整理提供可靠依据，根据《建设工程文件归档整理规范》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》等有关规范及要求，结合安徽华电一期工程实际情况，特制定本规定。（一）、监理文件档案资料管理的归口管理部门及管理流程办公室在总监理工程师的领导下，全面负责项目监理部文件档案资料的收集、整理、发放、归档等一系列管理工作，信息资料管理员负责具体管理工作。监理文件档案资料的管理流程是：首先，在项目监理部内部，所有文件和档案资料都必须先送交办公室，由信息资料管理员进行统一整理分类，归档保存，然后由信息资料管理员根据总监理工程师或总监理工程师代表的指令和监理工作的需要，分别将文件和档案资料传递给有关的监理工程师。其次，在项目监理部外部，也由办公室发送或接收建设单位、设计单位、施工单位等其他单位的文件和档案资料。保证所有的文件和档案资料只有一个进出口通道，从而在组织上保证监理文件和档案资料的有效管理。监理工程师可以自行查阅经整理分类后的文件和档案，重要文件和档案资料的查阅需经总监理工程师批准。（二）、监理文件档案资料的分类存放监理文件档案资料按以下原则（性质）分类，共分17大类。这些资料都是在监理工作过程中逐步形成的，由项目监理部办公室进行保存。根据现场办公条件，办公室配备一定数量的档案盒或档案架，以及一定数量的档案柜或档案架，进行文件档案资料的存放，存放条件符合有关要求。根据其具体性质，在监理任务结束后，这些文件档案资料有的需要向建设单位移交，有的需向监理单位总部移交，并由这些单位按一定的期限保存。1、合同文件（A类）⑴委托监理合同A-1-11⑵监理招标文件A-1-2⑶监理投标文件A-1-3⑷建设工程施工合同A-2⑸工程暂停令及复工通知A-3⑹费用索赔处理文件A-4⑺工程延期及工程延误处理文件A-5⑻合同变更及争议调解文件A-62、勘察、设计文件（B类）⑴可行性研究报告B-1⑵设计任务书、扩大初步设计B-2⑶工程测绘资料、地形图B-3⑷工程地质、水文地质勘察报告B-4⑸测量基础资料B-5⑹施工图及说明文件B-6⑺图纸会审记录B-7⑻设计交底有关记录及会议纪要B-8⑼工程变更文件B-93、监理工作指导文件（C类）⑴监理大纲C-1⑵监理规划C-2⑶监理实施细则C-3⑷工程进度控制计划C-4-1⑸工程质量控制计划C-4-2⑹工程投资控制计划C-4-34、施工工作指导文件（D类）⑴