文档管理办法.docx

文档管理办法

第一篇：文档管理办法文档管理办法为有序管理各种文件材料，便于工作利用，规范管理，提高工作效率，特制订本办法。一、总体要求1.档案馆在工作中形成并办理完毕的具有保留和备查作用的文件材料，必须整理立卷，统一保管。按规定向中心档案室归档的材料，应保留一份原件或复印件。2.每年初档案馆的工作人员负责将自己形成的上一年的文件材料按要求整理立卷。二、整理原则1.遵循文件形成的自然规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。2.分类：一般按时间（年度）一问题分类。3.排列：按形成时间顺序，结合事由进行排列。4．编目：立卷文件应依据分类和文件排列填写文件目录。目录内容包括：件号、责任人、文号、题名、日期、页数等项目。5.装盒：将立卷文件根据文件多少选择不同厚度档案盒装入盒内。6.形成档案后统一按年度编流水号。档案盒外（脊背）要写明年度、问题和件数，集中存放。三、利用工作人员可根据需要查阅利用档案。档案利用完毕管理人员必须按序放回原处第二篇：管理办法保证金财务管理办法为合理有效管理保证金，及时回笼资金，减少风险，保证账务的清晰、准确，特制定本管理办法。一、保证金的范围：包括以电汇、银行汇票、银行承兑汇票、保函、现金、支票等方式支付的投标保证金、履约保证金。二、保证金的支付要求：1、必须提供正规的电子或纸质的招标文件，能走电子流程审批的公司必需走电子流程审批以提高审批效率。2、客户对保证金的格式有明确要求的，务必严格按照客户的要求执行。如客户无要求，保证金金额较大的、投标有效期较长的，建议以保函的形式办理，且必须明确保函有效期；客户对保证金没有进行项目管理，存在随意从保证金中扣减标书费、中标服务费等费用的，建议以银行汇票的形式办理；保证金申请人要求保证金的支付速度快、到账时间紧急的可以电汇的方式办理；支票形式的保证金只能参加同城的投标活动；一般不建议现金支付保证金，如需现金支付的保证金必须在招标文件中有明确标识，并严格执行上笔保证金不退回下笔现金方式的保证金不予办理的规定。3、保证金的支付申请必须提前三个工作日送达财务，如果是以保函的方式，必须提前五个工作日送达财务。未按时间要求而引起保证金支付不及时的，由保证金申请部门承担全部责任。4、保证金的支付，金额在二十万元以内的分公司经理/部门经理审批即可；金额在二十万（含）到五十万的需分管副总经理/非电力销售团队第一负责人审批；金额五十万（含）到八十万的需集团高级副总裁审批；八十万（含）以上的需集团总裁审批。5、月度资金计划的保证金支付都需集团总裁审批后方可支付。6、保证金的额度准确性由申请者所在的分公司经理或部门经理以及集团招投标小组负责。三、保证金的退回要求：1、保证金要求在投标结束后或按保证金退回的要求实现后的一个月内退回，退回的方式包括现金或银行存款的退回、转为中标服务费的发票退回。2、投标保证金若转为履约保证金或质量保证金等其他保证金的，需提供客户单位盖章的证明文件。四、保证金的催收管理要求：1、销售分公司经理或销售部门经理是保证金申请和退回的第一责任人。2、财务是协助办理保证金和督促销售分公司或部门及时退回的管理部门。每月由财务管理部发布投标保证金催收表及时向相关部门传达最新情况，由预算管理部根据保证金的支付和中标等情况，向营销下达月度保证金的回款任务，独立统计、考核、通报。3、对于未按本办法第三条按时退回保证金的，每超期一天按同期银行贷款利率对保证金的申请人进行处罚，处罚金额从结算或工资中扣除。4、对于月度保证金退回任务未完成80%的分公司或部门，视同月度回款任务未完成，直接影响分公司经理/部门经理的绩效和奖励。5、对因非正常因素造成保证金被没收的情况，由保证金申请人提交报告，待明确责任人后，对相关责任人予以处罚。6、各分公司会计、销售费用会计办理客户经理异动和离职手续时，请务必查实客户经理经办的保证金是否已交接或清理完毕。五、保证金的账务核算要求：1、针对投标保证金转中标服务费的，特对发票的开具提出如下要求：（1）投标保证金申请人需及时了解保证金的动向，对有投标保证金转为中标服务费的，需及时催收发票并做好报帐工作，同时务必在发票上注明结转的具体金额；（2）对于已由客户核实转为中标服务费的投标保证金并已由客户所开具原始发票遗失的，应由申请人出具客户加盖财务章的中标服务费发票的复印件以平帐或是分清发票遗失责任并给予责任人按发票金额的1%的处罚并要求做好补救措施；但原则上杜绝此情况发生。3、对与我公司既有应收账款往来又有保证金往来的客户，为避免将保证金退回误作为回款录入系统，请客户经理在办理保证金退回时，在备注栏写明“退投标保证金”等字样。4、对于客户经理以现金方式交纳而客户以对公付款的方式将保证金退回公司账户的情况，请客户经理本人发起OA说明，财务管理部查实后再据以调账。