文秘档案管理制度.docx

文秘档案管理制度

第一篇：文秘档案管理制度文秘档案管理制度一、主要内容及使用范围规定人事行政部各类文秘档案资料的形成和归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。二、文秘档案的管理机构1、各经办单位或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。2、文秘档案室主要职责：①制定或参与制定文秘档案工作的规章②做好学校文秘档案的收集、整理、保管和利用工作；③做好永久性文秘档案向有关档案机构的移交工作；④提高文秘档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。三、文秘档案的种类1、法规必文件。包括上级颁发的、需学校执行的，或由学校发行的各标准、规章制度等。2、学校的重大决议。包括由学校、主任办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。3、计划性文件。包括学校总体计划或规划。4、总结性文件。包括学校年度工作总结、及教师的工作总结。5、汇报性文书资料。上报主管单位的文件资料，以及学校领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。6、人事资料。包括学校人事任命、人事调整、人事管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。7、声像制品资料。包括学校在其活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察埋或外提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。8、题赠性资料。包括上级领导和外协友好单位或个人提供的书记、教学资源等。四、文秘档案管理的基本基本程序包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编研、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。五、文秘档案的收集就是把分散的，以及散失到其他部门的各类文秘档案资料，按有关的规定，有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档即把企业活动中产生的有保存价值的各种材料，由学校办公室定期协同档案进行整理、立卷、归档。1、立卷归档的范围：凡属本标准第3条所有函盖的文件资料，均应卷归档。2、立卷归档的时间①凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归档。②对于某些专门文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况延长。3、立卷归档要求①各部门兼职档案员在规定时间内，把整理审定完毕的文秘档案资料，递交文秘档案室立卷归档。②归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复。③立卷应以反映问题为主,结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。④文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。⑤声像档案摄录必须有详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。六、文秘档案的借阅1、文秘档案主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。2、各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的文秘档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案的部门领导批准，方可借阅。3、文秘档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，2不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，台有违纪，酌情处罚。4、对珍贵或易损的档案，应制成自制品提供使用，复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制件不会有误。5、必要进，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室公章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而東能对某事下结论。档案管理员不可擅自对档案资料作解释或下结论。6、文秘档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅霎时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。7、借阅文秘档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。七、文秘档案保密要求1、档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加强、保密意识，双方共同做好保密工作。2、外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。3、档案管理员丢失或擅自提供泄露档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。4、学校在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案无误签字后，才能调离。档案管理员调离，应由办公室主任监督办理，档案交接之后，方能调离。八、超期档案的销毁1、对超过保存期限的档案，由档案管理员登记造册，经主任和校长共同鉴定，按规定销毁。2、经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。3、销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监