标准化会议流程精编.docx

标准化会议流程

第一篇：标准化会议流程一、会议前准备工作1、会前所需准备的文件：会议通知、会务手册、主持词、参会人员表、会议议程、桌签、座次表、餐券、会议背景PPT、会务资料领取表、会议资料、签到处。2、会前准备工作流程2.1、会议的计划：（1）确定会议的目的，试图达到的效果，会议预期取得的成果等。（2）确定会议的名称，初步拟订出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等。（3）决定会议的工作人员和服务人员，必要时成立筹备组、临时秘书处或筹备委员会。2.2、确定会议日程。编排会议日程表，并与会前发给各参会人员。（1）议程表。将会议议题按照内在联系、主次和先后排列次序，编排议程，印成文字，即议程表，会前发给与会人员。（2）日程表与作息时间表。会期超过一天的会议，还应订出日程表和作息时间表。2.3、会议成本预算。会议的成本=场地租借费+文件资料费+交通费+食宿费+活动费。2.4、准备会议资料。（1）开幕词、工作报告、发言稿等（2）会议所用的技术性、程序性文书材料，如：会议通知、会议议程表、日程表、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度表等。2.5、发送会议通知会议通知：采用口头、电话、书面通知等方式通知。会议通知可采用邮寄(包括电子邮件)、传真、专人送达等方式，对重要的邀请对象可用发送书面通知或邀请柬，再加电话征询、确定的双重方式。2.6、会场布置，会场根据与会人数选择适当场所，具体要求如下：(1)会场要整洁、安静、明亮、通风、安全，大小应与人数相适应。按地区、系统、单位等分组，事先划分席位，摆放好桌签。(2)主席台席位。第一排的正中为首席．其次是左位，再次为右位-先左后右，左高右低．前排为主。后排为次，其他的依次类推。在席位前放置姓名桌签，便于按位入座。(3)会场设施。会场的所有设施必须在开会前准备齐全，如扩音、录音、放音、唱片，录像、摄影、投影仪、LED显示屏、放映机、灯光照明、风扇或空调、记录纸、文具、茶具，等等。仪器、设备等应事先反复检查、调试(如扩音器的音量大小)，以免临时发生故障或出现差错。2.7、其他准备会期较长的会议应准备与会人员的就餐、住宿。会议计划中如安排提问等活动，必须提前做好准备。二、会议期间工作1、会议期间需准备的文件：签到表、会务发放表。2、会议期间的工作流程2.1、做好外地员工接待工作，确认和分发房间，确认重要与会人员用房及整理记录有关信息。确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。2.2、会场桌椅摆设确认：灯光、音响、麦克风、银幕、讲台一一检视无误。检查会议所需资料是否完备。2.3、会议现场：专人负责参会人员的引领，签到。2.4、专人负责会场的协调事务工作（包括银幕的准备、饮水的准备、以及会场温度控制等）。2.5、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会人员的人、财、物等安全工作。2.6、协调会议期间的交通工具的安排。三、会议后续工作1、会议后需准备的文件：参会人员通讯录、简报、会议总结、会议证明。2、会议后的工作流程2.1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。2.2、会议的总结、评估、意见反馈及处理工作。2.3、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿的总结。2.4、会议费用的结算工作。四、人员职责1、会务负责人1)联络协调—负责与所有领导及各部门负责人的沟通，制定会议计划书及工作进度表，确保会议顺利完成；—负责与参会人员之间的联络，确认人员名单及行程安排；—协调会务工作人员的活动。2)制定会议方案并实施—负责拟定和调整会议方案，会议组织程序，并上报相关领导审核；—负责协调各职能组分工，并确认工作安排和进程。3)会场及住宿安排—负责会议酒店（场地）接洽、预订及协议签订；—负责会议期间与会人员的食宿等问题的安排。—会场布置的审核。5)制定可行性预算6)同会议发言人及各位贵宾联系2、会务助理1)各类文本的起草、修改，资料的编排、制作—根据会议的要求，负责会议通知书的设计、制作；—负责会场背景效果图的设计与制作；2)负责与与会代表联络事宜—负责会议通知的传达；—负责会务资料的收集、确认；—如会议信息有变，负责与与会代表联系，及时告知。4)负责会场的管理工作—负责会场及仪器设备的管理；—提前做好仪器设备的调试工作；—负责会场影像、通讯的管理(计算机、PPT资料收集汇总、同传设备等)；—确保会议期间演讲嘉宾PPT的收集、正常播放及保密工作。5)负责交通管理及安全措施—负责用车计划；—负责确定车辆行走路线和确保路线的畅通及用车安全。6)负责会场安全保障工作—负责对可能存在和未知的安全隐患进行检查并制定解决方案。7)会务帐务管理—会前负责制定收入、支出预算