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档案管理制度

第一篇：档案管理制度北方工业大学后勤集团档案管理制度档案是企业在经营活动中产生和形成的文献资料，是企业宝贵的资产。为了使本集团系统完整的收集归档，使此类资源正常使用，更好的服务于集团的工作，特制订本制度。一、档案管理人员职责1、档案人员应忠于职守，严守公司机密，遵纪守法，爱岗敬业，具备专业知识，对档案工作要尽职尽责。2、熟悉本公司各部门的职责范围和工作内容。3、认真执行公司有关档案工作的各项政策和规定，做好档案的收集、整理、立卷、保管、鉴定、统计和利用等各项工作。4、制定并遵守档案的各项规章制度。5、熟悉并掌握库藏档案的内容，注意收集反馈信息，开展档案编研工作，不断提高档案管理水平。6、定期进行档案清理工作，核对帐物，不随意堆放，并按年度做好归档、立卷以及库存数据统计工作，及时报综合档案。二、档案管理基本要求1、档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。2、档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。3、公司各部门指定专人负责档案管理工作（即资料员）。4、档案工作由公司总经理统一领导，办公室负责接收，收集、整理、立卷、保管，并监督各部门、各下属子公司、各参股公司、各合资合作公司的档案工作。5、办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。三、档案管理制度1、档案资料如出现被丢失、损坏、缺页等情况，当事人应立即向档案管理员和公司分管领导报告，分管理领导应查清责任并严重程度作出处理，对隐瞒不报者，分管领导应作严肃处理。2、根据特殊情况，公司总经理有权下令封存全部或部分档案资料。3、各事业部要有专人负责搞好文件、材料的形成、积累、归档管理等工作。4、各事业部存档的资料应及时上报档案室，各类合同、协议在执行完后必须统一归档。严禁出现个人保存和扣押现象。在签定各类合同、协议时如遇公司保留原件只有二份以下时，档案室有权复印一份备档，在合同、协议执行完后将原件统一归档。5、各事业部经理应监督本部门资料归档工作,对于应纳入公司档案库的文件要主动交入档案室,档案递交情况作为部门考核的一部分,对于违反的部门依情节的轻重作以相应处罚.6、档案管理员应根据档案管理要求的规定，对所有文件材料进行收集、整理、立卷等工作，严防霉变、鼠咬、虫害等造成档案的残缺。7、归档的文件材料的密级公司按照公司有关规定确定。对绝密类档案单独入柜，保管。严防失、泄密事件的发生。8、有下列行为之一，据情节轻重，给予50-500元扣薪处理，若构成犯罪者依法追究其刑事责任：●毁损、丢失或擅自销毁公司档案。●擅自向外界提供、抄摘公司档案。●擅自涂改、伪造公司档案。●未按手续就借阅、外带者或越级查阅者。四、查（借）阅制度1、所属各部门借阅本部门业务范围以内的档案时，可直接到档案室填写《档案借阅登记表》后即可借阅；2、所属各部门借阅非本部门有关的档案资料时，须经查阅部门领导批准，方可查阅；3、外单位来本公司查阅档案，须持有单位介绍信或说明原因，经文件资料所属部门领导签字批准；属秘密以上的文件资料一律不得借（查）阅；4、借阅时间一般不超过七天，到期仍需使用时可办理续借手续；5、需复印、翻印、摘抄一般卷内文件内容时，须在借阅登记表上登记并写明利用目的，需要复印、翻印、摘抄卷内秘密以上文件材料内容时，须经此文件材料所属部门领导签字方可批准；6、借阅者要对档案妥善保管，不得转借、勾划、涂改、污损、折叠、抠除、折卷、撕页、调换文件，要保证案卷的完整与安全；7、借阅档案时，必须认真填写调阅登记表，并严格履行签字手续。归还借阅时，档案管理人员对所还档案要核对无误后，方可办理注销手续。五、档案分类、编排制度档案密级分类为：绝密、机密、保密、普通。保存、借（查）阅时应根据公司规定要求进行归档和办理借（查）阅手续。以下为密级划分制度的规定：1)各部门资料统一归档时应将档案密级度分排好，规定借（查）阅限度，由档案管理员负责登记标注。2)公司文件资料的密级度由公司副总或总经理划分，档案员负责登记标注。1、档案分类1.1科学技术类（科研类、产品类、工程类、基本建设类、设备仪器类）科学技术文件材料一般归档1份，重要和使用频繁的文件材料应适当增加数套副本（如初步设计、可行性研究报告等）归档2份。科学技术文件材料的归档时间可视项目周期长短而定，周期短的项目可在科技文件材料全部形成后一次归档。周期较长的项目可以按阶段分批归档。1.2文书归档（党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类）文书档案材料应按年度归档，一般应在第二年度上半年内归档，一般归档2份（其中1份为手稿