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档案管理制度

第一篇：档案管理制度辽宁交通建设集团规章制度汇编档案管理制度一总则1、为了加强集团档案管理，实现档案管理的规范化、制度化、更好地为集团各项工作服务，特制定本制度。2、凡集团各部门在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须定期向集团机要档案室移交，集中管理，任何部门和个人不得据为已有。3、各部门的领导应重视本部门文件资料的收集管理和文书立卷归档工作，责任到人。各项目部的财务账簿及凭证由财务部长负责移交，内业资料由项目总工负责移交。4、各部门的文书立卷工作和档案管理工作由集团办公室负责监督和指导。二归档范围1、凡是反映集团工作活动、具有查考利用价值的文件材料（合同、公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、光盘等）均属归档范围。2、上级机关文件材料应归档的有：（1）上级机关颁发的需要集团贯彻执行的文件材料；（2）上级机关有关领导视察、检查集团工作时的重要指示、讲话。题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊;（3）代上级机关草拟并被采用为文件的定稿和印本;（4）其他文件材料。辽宁交通建设集团规章制度汇编3、集团文件材料应归档的有:（1）集团颁发的（包括转发及其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。（2）集团的请示与上级机关的批复文件，所属各单位、各部门的请求与本集团的批复文件；（3）集团及各部门的工作计划、总结、报告；（4）集团召开的各种会议的全套文件与记录以及会议形成的声像材料；（5）集团领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录，从外单位带回的与公司有关的文件材料；（6）集团领导或各部门有关负责人代表集团对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重要讲话的稿本；（7）反映集团经营和管理的专业文件材料，如项目竞标文件、信贷、租赁、转贷等业务中产生的各种文件、资料、合同、样票等；（8）集团或各单位、各部门汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）；（9）集团及各部门、各公司成立、启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料；（10）集团及各部门、各公司制定的规章制度等；（11）集团的历史沿革（包括公司简介）、大事记、年鉴，反映集团重要活动、事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料；（12）集团编印的公司要闻、简报等刊物的定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；辽宁交通建设集团规章制度汇编（13）集团及各部门、各专业公司干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、定级、调资退职、退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成的文件材料；（14）集团职工、党员、团员名册、报表；（15）集团职工转移工资、行政、党、团关系的介绍信存根；（16）集团外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、会谈记录、声像材料、有参考价值的材料、工作来往文件等；（17）集团解决法律纠纷问题形成的文件材料；（18）集团或部门、专业公司与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；（19）集团固定资产登记，财产，物资、财务账簿及凭证。（20）集团购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料。（21）集团下属各单位、各项目部财务账簿、凭证及分包合同等（22）集团所辖的各施工项目内业资料中开竣工报告、业主奖惩、竣工质量验收报告及真实反应施工过程中特殊施工工艺、质量控制、变更资料等有价值的文字文件材料。三立卷归档要求1、集团各单位应在每年一月底以前将上年度需归档的文件材料整理、立卷，向集团档案室移交完毕。2、各单位必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续。辽宁交通建设集团规章制度汇编3、各公司、各部门向集团档案室移交档案时，要严格履行移交手续。4、归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：（1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。归档的项目档案应包括如下文件：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、项目评估报告、批准项目文件、协议、合同、营业执照（复印件）、章程、项目人员任免文件，有关项目业务的各种意向书、纪要、备忘录、电话记录、请示、报告、批复及其它有关项目业务的音像制品、计算机盘片等。（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一起立卷。（3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；（4）卷内文件材料应按