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档案管理之《归档要求》2016

第一篇：档案管理之《归档要求》2016归档要求第一条公司各部门在管理、生产、开发、基建、科研、技术业务、经营等每项任务完成后，均要组织协调各方收集整理和归档企业管理、工程管理、施工、安装、验收、调试、启动、试生产各阶段的文件材料。公司各单位必须将文件材料的形成、积累、整理和归档工作纳入各项工作计划和管理工作程序之中，纳入部门和人员职责范围，纳入经济责任制进行考核。第二条文件归档前应进行系统整理，经公司领导和部门经理审定并签字。各部门按归档范围填写《文件移交资料清单》；对暂不归档的文件材料，应填写《暂不归档资料清单》，交公司档案室专职人员保管。第三条档案整理要求：（一）各部门应将文件材料的收集、积累、整理和归档工作纳入各项工作计划和管理程序，纳入部门和人员职责范围，纳入责任制并进行考核。（二）公司文书对收文、发文的处理单、签发单、发文底稿、正件、附件按档案案卷质量，对用纸、字迹、书写规范及签发手续等的要求严格把关，对不符合案卷质量要求的应及时处理纠正。（三）文书、兼职档案员应认真收集和积累公司、本部门归档范围内的文件材料，按规定要求移交档案科，做到应归档的必归档。（四）归档的文件材料要齐全、完整、准确，符合文件材料形成规律，保持其有机联系。（五）归档的文件材料应为原件，非纸质文件材料应有文字说明一并归档，外文材料应与中文翻译件一起归档。（六）具有长期保存价值的电子文件，必须制成纸质文件与电子文件原件一同归档。归档的电子文件的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。（七）归档文件材料要符合档案保管要求，不允许有热敏传真纸及铅笔、圆珠笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水等字迹。（八）文件材料归档前，均应进行系统整理，组成保管单位。文书、兼职档案员和档案人员应负责检查归档文件材料的齐全、完整、准确情况，并编写移交清册，随归档的文件材料移交档案科。重要项目的文件材料归档时应编写归档说明，并经项目负责人审核签字。（九）交接双方应严格执行交接手续，认真核对移交清册，双方责任人、负责人在移交清册上签字，移交清册各留一份永久备查。第四条归档文件材料份数（一）文件材料一般归档一式一份，重要的、使用频繁的和有专门需要的应适当增加份数或副本。（二）多个单位合作完成的项目，由主办单位保存一套完整的档案，协作单位保存与承担任务相关的正本。第二篇：实验室资料归档及档案管理实验室资料归档及档案管理实验室工作档案是实验技术人员、管理人员从事科学研究和实验管理所留下来的历史记录和经验总结，是进行实验室科学管理、决策的重要依据；是科研质量评估的重要依据。为加强我院实验室建设、完善实验室的规范化管理、加强实验室工作档案的管理、提高档案管理水平，提高科研水平，特制定本制度。一、实验室工作档案管理的对象实验室档案是指在我院实验室工作中形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、声像及其它各种形式的材料。包括有关法规文件、管理制度、重要技术资料(含实验室发展情况与大型精密贵重设备资料)等均需分类建立实验室工作档案。二、实验室工作立卷归档的内容1、实验室及设备管理工作法规、制度文件卷(1)国家及国家部委有关实验室工作的法规文件。(2)学院有关实验室发展建设与改革等文件。(3)实验室建制审批(含实验室建立、合并、调整、撤消等)文件。(4)实验室管理(包括本实验室制定)的各项规章制度。(5)实验室建设发展规划。(6)实验室工作总结及实验室内工作人员考核表等。2、以我院名义向上级部门定期或不定期报出的实验室工作的各种报告、报表或数据卷。(1)实验室基本情况类①实验室基本情况(各实验分室名称、地点、面积)。②实验室任务及人员情况传送数据与报表。③实验项目传送数据与报表。④专职实验室工作人员传送数据与报表。(2)设备管理类①我院各实验室科研仪器设备传送数据与报表(单价800元以上设备)。②我院各实验室科研仪器设备增减情况传送数据与报表。③低值耐用品、低值易耗品的资料。④仪器设备固定资产卡片；仪器设备及低值耐庸品的总台件数及金额、固定资产帐卡、随机技术手册；仪器设备的运行、维护保养、维修、报废等原始记录。⑤大型精密贵重仪器设备技术档案。单价5万元以上大型精密仪器设备的档案管理，应包括每台仪器设备申购时的可行性论证报告、申购报告、领导批复；订货合同、开箱记录及装箱单、安装调试记录及双方签字移交文件、保修单、验收报告及其履历本、设备说明书、技术资料及全套随机文件；使用、维修、故障、事故记录和仪器设备的报损报废等资料(其中使用说明书和技术资料经校档案室建档后可由实验室借用保管)。大型设备管理人员名单、技术档案和开机使用记录。大型精密仪器设备在有效期时，完成课题数，取得的成果、功能的开发等。⑥我院各实验室科研精密贵重仪器设备使