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档案管理制度

第一篇：档案管理制度以下是企业人事档案管理制度的范本一、人事档案包括内容员工基本信息档案。员工异动档案。员工业绩档案。员工培训档案。1.员工基本信息档案员工基本信息档案是对员工个人基本信息情况的详细记录，主要包含以下内容：1)个人基本情况。2)联系方式。3)直系亲属、主要社会关系及在浙江公司内部的亲属关系。4)工作现状及工作履历：主要指员工目前的工作现状、员工跨公司/企业/行业的工作履历及在浙江公司内部的工作履历。5)教育背景：主要指员工的基本教育情况和员工个人详细的教育经历。6)文件材料：求职个人简历、求职人员登记表、应聘人员面试结果表、身份证复印件、毕业证书复印件、学位证书复印件、资格证书复印件、与原单位解除劳动合同证明原件、员工转正审批表、职务变更审批表、员工续签劳动合同审批表、劳动合同书等文件的复印件。附表1：《XXX公司员工基本信息档案》2.员工异动档案员工异动档案是对员工自进入公司开始个人岗位发生变化、个人调动的详细记录，这样可以详细记录员工在公司内部的发展轨迹。人事调令公布后，连同该调令复印件及签批文件复印件合并归入员工个人档案袋，并由人事专员将此变化记录在员工异动档案上。3.员工业绩档案员工业绩档案是对员工在公司内工作业绩情况的详细记录，是对员工各段时期工作的评价和考核。员工工作业绩档案内容主要包括：1）考评记录。员工的考评记录主要通过《员工业绩考核评分表》来进行考评。各公司人力资源部按规定对员工工作业绩及工作表现定期进行考评，员工个人考评结果相关表格复印件归入员工个人档案袋。2）奖惩记录。员工在日常工作中表现突出或违反纪律而受到各种奖励或处罚的记录是对其工作能力、忠诚度、工作责任心及工作态度的一种检验尺度，也是考察员工表现，使用与提拔员工的重要依据。3）职级变更。员工在工作中，根据工作表现及服务年限等条件、其职务、级别与工资待遇等内容会有变化，这种变动也体现了员工工作能力、工作表现、贡献大小。员工业绩档案中员工职级变动的记录作为考查员工工作表现的客观依据。附表2：《XXX公司员工业绩档案》4.员工培训档案员工培训档案是对员工所参与的各种培训的详细记录。员工培训档案与员工基本信息档案、员工工作业绩档案一起作为人力资源部对员工奖励、晋职、晋级、加薪时参考的依据。员工培训档案内容包括：1）职前培训：主要指员工进入公司前接受的各种专业培训，包括培训时间、地点、培训的课程名称、培训机构、培训成绩、证明附件等/证书复印件等有关材料。2）在岗培训：主要指员工在公司内部参与的专业培训，包括培训时间、地点、课程名称、培训讲师、考试成绩、评估表格、总结报告等。3）其他培训：在工作期间，员工自费/公费参加社会上举办的各类业余进修课程，包括培训时间、地点、培训课程名称、培训机构及证明附件/证书复印件等有关材料。附表3：《XXX员工培训档案》5.其它在员工档案中，还应对员工工伤情况、客户表扬或投诉员工信件（复印件）等进行详细记录进行归档，这对于全面、有效的考察员工工作表现都有重要作用。二、人事档案管理1.管理原则1）档案编号原则。所有在编员工档案实行统一编号管理，编号一旦确定，不能更改，编号方法如下：XXXX2）真实性原则。员工信息必须确保真实，有据可查。3）完整性原则。确保员工档案信息完整，没有遗漏。4）保密性原则。人事档案管理人员必须对员工的个人档案绝对保密，除工作和管理需要不得私自向任何个人、任何单位提供员工个人档案。5）动态管理原则。新入职员工，在到岗前，各单位人事档案管理人员根据本管理办法，新建档案。在职员工，员工信息一旦发生变化，及时更新，并将相关信息录入归档。员工调动发生后，员工本人从调出单位档案管理人员处取出本人档案复印后，将复印档案带入调入单位，调入单位档案管理人员根据此档案继续建档。离职、辞退等解除劳动合同员工，各单位设立离职人员档案库，对离职人员档案封存管理，离职人员档案按照员工级别分类归档，人事档案管理人员不得泄露离职人员档案信息。2.各单位承担的管理职责1)各工厂人力资源部、销售公司人力资源部负责本单位所有员工人事档案的建设与管理，按照要求完善、健全员工个人人事档案。对员工人事档案实施动态管理，对新形成的员工档案材料进行鉴别、按照材料属性及时归档。对员工人事档案进行定期或不定期检查与核对，保证档案不损坏和遗失。对员工人事档案进行保密。销售公司人力资源部负责对各销售分公司主管级（含主管）以上员工的人事档案进行备案管理。销售公司人力资源部负责指导、检查各销售分公司员工人事档案建设与管理情况。2)总公司人力资源部负责总公司各职能部门员工档案的建设与管理，实施动态管理。负责对各生产工厂、销售公司中层及以上员工档案进行备案管理。负责指导、检查各生产工厂员工人事档案建设与管