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档案管理办法-金融机构

第一篇：档案管理办法-金融机构**公司档案管理暂行办法：第一章总则第一条为加强**公司（以下简称“公司”或“**”）的档案管理，完整、系统地保存公司在工作中形成的各种门类的档案，服务和促进公司各项工作，根据《中华人民共和国档案法》和**地区档案工作的有关规定，结合公司实际，制订本办法。第二条本办法所称的档案，是指中共中央、中共**地区区委、**地区人民政府、**地区财政厅及**各行政机关、中国银行业监督管理委员会及其派出机构、人民银行及其分支机构等监管部门发布的，应由公司归档保存的各类公文，以及公司在各项工作活动中形成的具有参考利用价值、保存备查的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第二章管理体制和任务第三条公司档案管理实行“统一领导、分级管理”的体制。综合办公室是公司档案工作的主管部门，具体负责公司本部档案的管理，并对各部门的档案管理工作进行督促、检查和指导。第四条公司各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并指定专人负责档案管理工作。公司各部门的档案定期向综合办公室移交保管。第五条档案工作的主要任务：（一）贯彻执行档案工作的方针、政策、法令、条例和办法，制定并建立健全公司档案工作各项规章制度。（二）管理公司各类档案，对公司各部门形成的各种文件、资料进行收集、整理和归档，并积极提供利用。（三）对所保存的档案进行科学管理，不断提高档案管理水平，做到案卷质量标准化，档案整理系统化，库房管理科学化，查找利用现代化。（四）执行保密制度，防止档案失密和泄密，确保档案的安全。第三章档案的归档第六条公司各部门在工作中形成的文件、材料在办理完毕后，应及时归档和立卷，任何部门和个人都不准私自留存、销毁应归档的文件材料。第七条在公司办公自动化系统（下简称OA系统）中，各部门档案管理人员要加强对系统的日常管理和维护，对本部门办理中文件进行跟踪掌握，对办结文件及时进行归档。第八条档案归档范围包括文书档案、电子档案和实物档案。第九条文书档案包括文字材料、会计档案。（一）文字材料：1、上级党政机关、区直部门、各银行业务监管部门及其他相关单位发给我公司的各类文件。2、公司参加各级部门组织的有关会议的文件材料。3、公司各类会议的决议、记录、纪要等文件材料。4、公司对内或对外的各种请示、报告、通知、批复等公文。5、公司制定的章程及规章制度。6、公司的综合性报告、专题报告、工作总结、内部刊物、简报和各种汇编资料。7、公司的合同、协议、法律意见书、诉讼文书。8、信托业务中发生的各种尽职调查报告、信托文件、交易文件、客户资料。9、其他有参考、凭证作用的文件、资料。（二）会计档案：1、会计凭证类：原始凭证，记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。2、会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账薄。3、财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。4、其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，其他应当保存的会计核算专业资料。第十条电子档案包括电子文件、声像档案、数据库文件、计算机程序、OA系统档案。（一）电子文件：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等，归档范围参照文书档案的归档范围。归档时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。电子文件应以确保其真实性和不可改动性为原则确定保存形式。（二）声像档案：1、反映公司重要活动、大事件的照片、录音、录像等材料。2、上级机关领导和著名人物视察公司工作的重要声像资料。3、公司组织或参加的重大文体活动、公务活动的照片、录音、录像。（三）数据库文件：指信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数，及清算数据等。（四）计算机程序：指使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件等。（五）OA系统档案：指通过OA系统办理各项事务所形成的档案，依据OA系统中档案管理流程进行归档。第十一条实物档案包括锦旗、奖状、奖杯、奖品、荣誉证书、公司各种执照证书原件。第十二条档案归档时间（一）每年度的文书档案，立卷须在次年六月底前完成，并向综合办公室报送。（二）每年度的电子档案，公司各部门整理、归档完毕后，于次年六月底前向综合办公室报送，同时作好电子备份。（三）实物档案在取得实物后，及时移交综合办公室。（四）照片、录音、录像等声像档案由摄影者或承办单位整理并编写说明，及时移交综合办公室。第四章档案的整理第十三条档案分类（一）按机构分类：将文件材料按其产生或承办部门分开。（二）按问题分类：将文件材料按其反映的问题分开，及涉及若干问题的文件材料，应按其所反映的主要问题分。（三）按年度分类：将文件材料按其形成或针对的年度分开。不同年度的文件材料一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批