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档案管理制度

第一篇：档案管理制度档案管理制度1目的各职能部门及下属其他部门各项档案资料是部门行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范、加强档案管理、理顺工作程序，明确工作职责，保证档案的完整、准确、系统与安全，依据《中华人民共和国档案法》和《企业档案工作规范》等法律法规，结合本企业实际情况，特制定本制度。2适用范围适用所属职能部门及下属其他部门。5.档案管理制度5.1.2根据各部门职能特点,特制定归档范围。5.1.3未在目录中体现的文件资料，由各部门经理判定是否应作为档案存档并判定其保存期限及保密等级。5.1.4因财务人事档案的特殊性，本制度中未特别规定，请财务人事参考本制度，管理本部门档案。5.2档案的归档要求5.2.1凡是归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后顺序排列好。5.2.2归档文件的制成材料应有利于长久保存，用纸、用笔规范（使用黑色碳素笔），字迹清晰。（因记录类档案多且保存期限短，基于成本考虑，允许使用圆珠笔）。5.2.3归档的文件应为原件，因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。5.2.4图片、光盘、视频等档案归档时应附带相应文字说明。外文材料若有汉译文的，应一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档。5.2.5归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。利用频繁的档案，使用部门可留存扫描件。5.2.6归档文件应检查，需盖公章的是否已盖公章。5.3档案的归档时间5.3.1立即(当日)归档5.3.1.1外来文件及公司内部发文处理完毕后应立即(当日)归档。5.3.1.2质量认证、资质证书、合同协议等文件应随时(当日)归档。5.3.1.3外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后应立即(当日)归5.3.1.4光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后立即(当日)归档，或可与相应内容的纸质载体归档时间一致。5.3.1.5更新、补充的文件，企业内部机构变动和干部职工调动、离岗时应清退的文件，企业资产与产权变动过程中形成的文件，其他活动中形成的文件等，应立即(当日)归档。5.3.2定期归档5.3.2.1按月归档（1）经营管理工作、生产技术管理工作中形成的文件应在处理完毕后第二月月初(10号前)归档。5.3.2.2按年归档（1）记录类档案在第二年一月归档。5.3.2.3按阶段归档（1）项目建设文件可分阶段、单项归档。（2）产品生产及服务业务应定期或按阶段归档。5.4档案的保存期限5.4.1档案保管期限应根据文件对企业、国家和社会所具有的现实和今后工作查考、凭证作用，以及历史研究价值确定。5.4.2档案保管期限一般分为永久和定期两种。按照中华人民共和国档案行业标准DA／T42—2009：《企业档案工作规范》及有关规范结合公司的实际情况编制本公司档案保存期限。5.4.2.1永久保管档案。凡是反映企业主要职能活动和历史面貌，对企业、国家和社会有长远利用价值的文件，列为永久保管。5.4.2.2定期保管档案。凡是反映企业一般工作活动，在一定时间对本企业各项工作有参考利用价值的文件，列为定期保管。定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年、10年、5年、3年、2年等。5.5档案的密级划分5.5.1公司档案密级分为：绝密、机密、非机密。5.5.1.1绝密是指与公司生存、生产、科研、经营、人事有重大利益关系，如果泄露会使公司的安全和利益遭受特别严重损害的档案资料。5.5.1.2机密是指与本公司的生存、生产、科研、经营、人事有重要利益关系，泄露会使公司安全和利益遭到损害的档案资料。5.5.1.3非机密是指与本公司生存、生产、经营、科研、人事利益关系较小，如果泄露会使公司的安全和利益遭受损害的可能性很小的档案资料。5.6档案的整理5.6.1档案的立卷5.6.1.1卷内文件材料按照批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。5.6.1.2不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。5.6.1.3卷内文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。5.6.1.4案卷必须按规定的格式逐件填写文件目录5.6.1.5管理档案需要添加盒脊档案盒脊，盒脊的内容包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、档案室号、档案馆号、盒号。5.6.1.6科技档案的案卷封装，需要添加案卷盒脊。案卷盒脊包括保管期限、档号、案卷题名、起止日期。5.6.2档案的编号5.6.2.1编号示例：档案