档案管理制度精选.docx

档案管理制度

第一篇：档案管理制度档案管理制度一、总则1、档案是全面反映公司经营管理及各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。2、为保证公司所有文件、合同、各类档案资料能全面地保存并管理，同时也方便各部门有效地使用所有资料，公司的文档资料实行统一管理制度。二、办法1、由总经理办公室负责公司所有文档资料的保存和管理工作。2、各部门例会和重要会议均要形成会议纪要并提交总经理办公室。3、所有合同原件一式三份，一份交客户，另两份分别总经办、财务部存档，各相关部门每月整理汇总合同清单，并于每月第一周最后一天向总经理办公室提交新增合同清单，总经理办公室于接到新增合同清单后的二日内更新本部门合同记录。4、图书资料及业务流程等资料由各部门自己保管，但各部门需向总经理办公室提交资料清单，并于每月第一周最后一天向总经理办公室提交新增资料清单，总经理办公室于接到新增资料清单后的二日内更新本部门档案记录明细表。三、档案范围1、公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。2、公司所有重要文件包括决议、通知、通报、请示、报告、批复、公司信函、公告等。3、公司各种规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、项目方案及合同协议等资料；4、各部门例会和重要会议的会议纪要；5、员工个人档案（员工信息表、个人简厉、体检表、身份证复印件、学历复印件及其它相关重要证件的复印件）以及员工奖罚记录、考勤记录、借用设备记录、绩效考核等资料；6、拓展类文字材料(A、工程类；B、业务类；C、人事类；D、财务类；E、行政类；F、员工提案、述职报告等文字材料。四、档案分类及编号1、档案按其内容及关联部门可分为六大类：档案编号以一案一号为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别。2、机要档案按其内容分为“机密”、“绝密”、“秘密”三级。其划分标准：2.1机密档案包括：A、2.2绝密档案包括：公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在10万元以上的重大合同。2.2秘密档案包括：A、财务资料；B、公司重要会议纪要；C、公司经营情况；D、人事档案、薪资性档案、劳动合同；E、金额在10万-100万元的合同。A、重要项目资料；B、项目合同协议。五、档案装订1、以左方装订为原则，右上角标明档案号。2、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。六、保存期限1、档案保存期限除本公司其他规章制度特定者外，一律按照下列规定办理：2、永久保存：A、公司章程；B、股东名簿；C、股东会、董事会会议纪要；D、公司证照；E、各级批文；F、印鉴；G、公司年度经营计划；H、公司年度经营总结；I、年度财务报表；J、技术资料；K、不动产所有权状及其他债权凭证；L、人事资料；M、大型活动图片、音像资料；N、其他核定须永久保存的文书。3、十五年保存：A、会计凭证；B、其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)4、五年保存：A、期满或解除的合同协议；B、完结后的项目方案；C、其他经核定须保存五年的文书。5、一年保存：A、部门工作计划及工作总结；B、完结后的部门请求报告；C、完结后无长期保存必要文书。D、公司规章制度由总经理办公室永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。七、保管部门1、财务专项机要档案由财务部负责保管。2、人事专项机要档案由人事行政专员负责保管。3、股东会、董事会资料由总经理办公室保管。4、其他档案均由总经理办公室专人保管。八、档案调阅1、因工作需要需调阅档案时，须填写《档案调阅申请单》，并经相应核准人核准后方可调阅。2、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、生产类、工程类档案、拓展类档案的调阅须部门经理核准，跨部门档案调阅须总经理办公室报总经理核准，但仅仅限于档案的查阅、复印，使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。3、档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容，将档案调出，供调档人查阅。4、调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。5、《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。6、档案借阅时间最长不超过8个工作时。7、如调档内容更改、调档时间延长，应按调档程序重新办理。八、档案销毁1、超过保存期，且无保存价值的档案应销毁。2、需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》，经相应核准人核准后方可销毁。3、部门内部档案由部门经理核准销毁；机要档案由总经理核准销毁。4、销毁档案须两人以上人员共同完成，总经办指定专人监督销毁，并填写《档案销毁登记表》。5、档案销毁每半年进行一次，即每年的1月和7月。6、《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份，申请部门一份，总经办一份。九、其他1、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀、防霉、防丢失