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档案管理工作流程

第一篇：档案管理工作流程合作市社会保险业务档案建档工作流程合作市人力资源与社会保障局为加强社会保险业务档案管理，确保社会保险业务档案的完整、准确、系统和有效利用，社会保险业务档案建档工作大致分为以下9个步骤：第一步：确定文件材料的收集范围和划分保管期限1、收集范围：社保机构档案收集范围主要是在社保机构办理养老保险、失业保险、医疗保险、工伤保险、生育保险过程中，直接形成的具有保存价值的文件、图表、声像、数据等各种形式和载体的原始记录。2、划分保管期限：社保业务档案的保管期限定为永久、定期两种，定期又分为10年、30年、50年、100年4类。第二步：分类与组卷1、分类：将归档文件按其险种结合管理方式分为九大类，即社会保险管理类（GL）、社会保险费征缴类(ZJ)、养老保险待遇类（YL）、失业保险待遇类(SB)、医疗保险待遇类(YB)、工伤保险待遇类(GS)、生育保险待遇类(SY)、社会保险业务统计报表类(TJ)、社会保险稽核监管(JH)。2、组卷与排列：各种社保材料的组卷与排列，具体按照《甘肃省社会保险业务材料归档整理规则》办理。第三步：装订及折叠1、社保业务文件材料按“卷”装订。按办理业务环节流程中形成的文件材料依次排列装订。2、去除铁质订书钉，不符合要求的纸张进行裱糊，不符合要求字迹进行复制，以文件左边线和下边线为基准，在距左边线1.5厘米、距上下边线4.5厘米处等分3孔，用棉线装订，在背面打结，要求结实、平整、美观。第四步：编文件页码给每“卷”归档文件材料编完整的页码。有文字和图表的页面算一页，页码编在右上角（背面有文字的编在左上角）。第五步：编制档号档号是有次序地固定档案的位置，便于档案的保管、检索、统计和利用。档号编制的要求和方法：编档号要根据全宗内社保业务档案分类有关的代字、代号确定档号的结构，其档号结构如下：社保业务档案档号：全宗号－类别－年度－期限－案卷号第六步：编制检索工具社保业务档案的著录，使用计算机文件档案管理系统“案卷级档案管理”模块著录以下内容：案卷题名、编制单位、案卷时间、页管期限、目录号、案卷号、全宗号、档号。第七步：标注案卷皮1、案卷皮封面的填写：档号：全宗号—类别—年度—保管期限—案卷号。2、案卷题名：既案卷标题3、归卷单位：填写立档单位全称或规范简称。4、起止日期：填写本卷档案文件形成的最早日期和最后日期。5、“保管期限”填写本卷档案所划定的保管期限。第八步：填写备考表备考表：本卷情况说明（如文件缺损、修改、补充、复制、移出、销毁等情况），立卷人、立卷时间、检查人、检查人时间。第九步：装盒（同一年度、同一类别、同一保管期限若干个卷可装入一盒中）1、社会保险业务档案盒正面在案卷题名粘贴处粘贴案卷题名。2、盒脊填写：年度、保管期限、类别、案卷号（大流水号）、盒号（大流水号）。2013年3月9日第二篇：档案管理工作流程人事档案管理工作流程人事档案是公司机密文件之一，妥善保管好人事档案能为公司高层提供准确的人力资源基础信息，同时又充分体现公司尊重人才、重视人才的核心思想，为确保档案管理工作严格、有序地进行，特制定本程序。公司人事档案的资料收集、增加、调阅及消毁均按本程序执行。一制作个人档案个人档案由两个封套组成，外套是一个A4的挂快捞，内夹是米黄色硬纸夹，内夹中由各色分页纸分成六大类，每位新员工入职时所填写履历表，及其身份证、计生证、学历证书的复印件各一份，连同新员工入职通知书以附表>的顺序依次整理，装订成档案。填写>并对已收齐的资料对应栏中打“√”。二个人档案的存放所有个人档案应有序地存放在档案室的档案柜中，档案柜的号码与特定部门相对应，个人档案则按工号顺序存放在相应部门柜号的档案柜中。存放时先登记好>，然后将档案夹按工号顺序由小至大，由内至外有序地放入相应的档案柜中。三资料变更档案管理员在员工发生考核评估、部门内岗位异动、薪资调整等事项时，要及时将考核表异动单等的存根联放入档案中，并同时在封面的>上反映；员工受到各种表彰或处罚时，档案管理员在接到相应的书面材料时及时归档，并在封面上填写>；遇员工发生个人资料变更时，也需同时填写>。四保证员工人事档案材料齐全如员工初次提供资料不完全，档案管理员也应按制作档案程序及时入档，但需定时（每周一次）按档案整理记录表中所缺项目向员工追索，登记并汇报最新情况。五人事档案的转移员工发生部门之间的工作调动时，档案管理员将调动单归档后把该员工的档案由原部门调放至新部门所属档案柜中，并填写新部门的档案索引卡，旧部门索引卡中注明重新放置后的位置。六员工离职档案处理员工离职后，档案管理员将离职执行单并其个人签字的收据一并放入其档案，由原档案柜抽出放置到相应的离职档案柜中，同时及时填写索引卡，注明档案放置地方及原因。七确保人事档案完整性、正确性档案管理员不定时