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档案管理制度

第一篇：档案管理制度档案管理制度一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。二、归档范围公司在科研、建设、生产和经营活动中形成有保存价值的各类文件、施工图纸、决议、章程、证明、证件、合同文本、样本、规范、标准、图集、影响制品、实验成果、验收报告、培训资料等。公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、技术资料、劳动工资、经营（采购、销售）情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知、工作总结、以及往来文书、文件、决议、批复、指示、规定、制度等具有参考价值的文件资料。三、公司的档案管理由行政部档案室档案管理员负责。四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。五、资料的收集与整理1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。5.档案管理员根据公司的《文档资料管理制度》实施档案归档整理。六、资料的分类与归档1.公司档案资料的分类依据《文档资料管理制度》的有关规定执行。2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。七、档案的借阅1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。4.档案借阅者必须做到：①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。八、档案的销毁1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。4.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。5.在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。宁波美琪化工有限公司2008-4-8第二篇：档案管理制度范本档案管理制度为规范公司档案管理，保护公司无形资产的安全，特制订XXX公司档案管理规定。一、适用范围适用公司所辖各部门。二、档案分类1、财务档案财务档案包括财务凭证、财务报表（统计报表）、财务类的各种证照（税务登记证、贷款证、信用证明等）、银行抵押资料、财务分析报告、资产评估报告、审计报告、预决算报告、公证书、对外投资担保、结算中心的客户登记卡（出入库单据）、出具各类文件等的原件和相应的电子版原件。2、办公类档案⑴企业的各类证照（营业执照正副本、组织代码证正副本及电子件、商品流通许可证、生产许可证QS、特许经营证书、对外注册登记证、外贸出口登记证、商标证书、有关认证证书等）；⑵产权证（房屋产权、土地产权、知识产权、专利等）；⑶各类合同、协议及附件资料；⑷加盖公司公章的各类重要文件；⑸公司股东会、董事会、监事会的章程、变更、决议纪要及工商登记资料；⑹对外报送的各类统计报表、企业信息报表（加盖公司公章）；⑺对外报送的项目及附件资料；⑻战略规划和经营计划书；⑼对外投资的各类纪要、出具的文件、委托书等；⑽人事档案、薪资标准等；⑾重要参观、考察的照片和影视资料等；⑿各类取得的荣誉证书。以上资料的原件和相关的电子版。3、技术设备类档案⑴生产工艺、检验（验收）标准、产品标准、标签备案、配方；⑵各类产品的型式检验报告、外部抽检的检验报告；⑶产品内外包装设计稿、设计人资料；⑷有关认证和注册的文件、手册、检查资料等；⑸各类图纸（工程建设、设备、生产工艺布局、规划等）；⑹重要设备的技术资料（制冷、运输、电梯、速冻生产线、食品生产设备等）——资料、合格证、检测报告等；⑺各类设备、管道、表类、计量装置等经外部检验部门的检定、检测的证书、表格、标签等；⑻各类工程验收资料。以上资料的原件和相关的电子版。三、职责1、财务档案由财务部负责保管；2、办公类档案由综合办负责保