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档案管理管理标准剖析

第一篇：档案管理管理标准剖析档案管理标准一、总则1.1为规范公司档案管理，维护公司档案的完整、系统和安全，增强公司档案的实用性和有效性，充分发挥档案作用，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》《企业档案管理规定》和国家档案局颁发的有关规定，结合公司实际情况，特制定本管理标准；1.2本制度适用于公司各单位（部门）；1.3公司档案工作实行统一管理的原则，公司经营管理部综合行政模块负责集中管理全公司各种类和载体的档案；1.4公司全体员工都有保护档案的义务和维护档案完整安全的职责，任何人不拒绝归档，对私自损毁档案和不按要求归档的,应当追究有关部门和责任人的责任。二、文件材料的归档2.1归档范围凡公司在各项工作活动（包括筹备、成立、经营、管理及产权变动等）中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体材料应列入归档范围，包括但不限于以下内容：2.1.1发文、收文(上下级单位和外单位的来文)，含原稿、正本和附件；2.1.2会议材料：由公司及各部门负责组织召开的各种重要的综合、专业、专题会议材料，包括会议讲话、报告、会议交流或讨论材料、会议记录、录音、录像和照片等，以及外出参加会议带回的与本单位有关的文件材料；2.1.3各类统计报表、统计资料，生产经营月(周)报；2.1.4公司规划、经营分析、财务分析等专题材料；2.1.5合同协议文本包括合同协议（正本）、合同审批（会签）表、授权委托书、招投标文件、履行情况记载、纠纷或争议的处理情况记载及有关材料；2.1.6职工人事档案，分为在岗职工、退休职工和离岗职工。包括履历、考核、任免、奖励、处分等其他可供单位参考的有保存价值的材料；2.1.7调度运行材料包括调度运行报告、图表等文件材料；2.1.8科研课题材料包括调研、申报立项研究、试验总结、鉴定报奖、推广应用等材料；2.1.基建项目材料包括公司基本建设项目前期材料、设计、施工、监理、竣工和验收文件图纸等材料，以及使用、维修、改建、扩建等材料；2.1.10会计档案包括公司总部财务报表、账簿、凭证、财务移交清单等；2.1.11上级视察、对外交流、工作组调研、党政工团等各项业务管理与活动中产生的文件(交流)材料、报告、录音录像及照片等；2.1.12上级或其它单位颁发、赠与的奖状、奖杯、奖牌、证书、锦旗，以及上级领导或名人的题词、书画、签名留念册等；2.1.13公司及各部门负责印制的对外宣传材料、印刷品、音像制品等；2.1.14依靠传播媒体展现的、以特殊载体或电子形式存在的有保存价值的网站文件、电子邮件、多媒体文件、程序文件、结构性文件等。三、归档文件材料来源3.1公司内部形成的文件材料；3.2公司所属各部门和派出机构（包括境外机构）应报公司的文件材料；3.3公司引进项目、外购设备等带来的文件材料；3.4公司投资的全资、控股、参股企业应向公司提交的文件材料；3.5公司参与的合作项目，合作单位按要求应向公司提交的文件材料；3.6公司执行、办理、接收的外来文件材料及各种载体材料；3.7公司在营销工作中产生的各种与客户有关的材料等。四、归档文件材料载体归档的文件材料载体主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、实物等各种载体形式。五、档案分类根据国家规定，工业企业档案分为经营管理类、生产管理类、行政管理类、党群管理类、产品生产类、科研开发类、项目建设类、设备仪器类、会计业务类、职工管理类十个一级类目。目前，按照公司实际情况，现设置文书档案、合同档案、基建档案、设备档案、产品档案、科研档案、财会档案、实物档案、图纸档案等档案类别。六、归档时间6.1管理性文件材料均由各职能部门按其职责范围收集整理、立卷后在次年的3月底由本部门的兼职档案员统一移交公司档案室；6.2科研课题、信息化项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档；6.3购置设备、仪器价格高于1000元以上（包括1000元）的所有随机资料等在开箱验收后1个月内由购置部门兼职档案员移交档案室；6.4公司职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档；6.5会计档案由财务部门保管两年后移交，经部门分管领导审核签字后移交档案室；6.6由各部门签订的各类合同文件均应在合同签订完毕后及时整理并移交档案室；6.7磁带、照片及底片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档；6.8电子文件逻辑归档实时进行，物理归档与纸质文件归档时间一致；6.9基建工程在工程竣工后，由工程主管单位、施工单位、专职档案员共同审核验收竣工资料后由建设单位移交档案室；6.10下列文件材料应随时归档：6.10.1变更、修改、补充的文件材料；6.10.2公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；6.10.3