浅谈企业档案信息化建设与创新范文.docx

浅谈企业档案信息化建设与创新范文

第一篇：浅谈企业档案信息化建设与创新范文浅谈企业档案信息化建设与创新重庆潍柴发动机厂刘秀陵【摘要】企业档案的信息化建设必须根据自身特点和需要进行量身订做，也就是创建工作是由大大小小的无数个创新思维来构成的。要发展就要有创新，档案事业也是如此。档案管理只有不断创新，才能使档案事业逐步走向信息化网络化以适应和服务于企业。企业的档案信息化建设是不可阻挡的趋势，看一个企业档案管理现代化的水平，其档案信息化的程度是重要依据，档案信息化，就是在相关部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。而档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这个过程从初级的计算机辅助管理，即仅局限于档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用的管理，逐步向档案信息电子化、档案管理网络化发展，在这个创建过程中，是可以有借鉴的，但是，企业的档案工作相比于其他如地方档案馆、院校图书档案管理、事业单位档案馆等，他们的受众面广，可以是开放式的。而企业的档案受到涉密的制约，它的服务面是有针对性的，局限于某个范围之内，既要充分利用档案资源，又要严格控制使用的对象。就是在同是企业的而行业不同，也会因产品方式不同、流程不同、部门隶属关系不同等原因，也无法照搬现成的模式。因此企业档案的信息化建设都是必须根据自身特点和需要进行量身订做，也就是创建工作是由大大小小的无数个创新思维来构成的。创新是一个企业进步的灵魂，是一个企业持续发展的不竭动力，要发展就要有创新，档案事业也是如此。档案管理只有不断创新，才能使档案事业逐步走向信息化网络化以适应和服务于企业。档案工作创新，要解决好四个关系问题（一）创新与基础的关系创新必须在原有基础之上进行。我国档案工作历经半个世纪的发展，形成了一整套理论、方法和工作经验，档案事业得到了较快发展，形成了独具特色的工作体系，这些基础对我们今后的工作仍具有较强的指导意义，是创新的根基，因此，创新绝不能抛弃这个基础，要在认真研究、总结过去的基础上，分析现在和将来的形势，在发展中寻求新的突破。（二）创新与现实的关系工作创新不能脱离实际。创新就要重视现实，面向未来，从实际出发，围绕如何解决现实存在的问题，在打好基础、快速发展上求突破。（三）创新与学习、借鉴的关系学习是创新的基础，借鉴是创新的阶梯，创新是学习的动力，也是学习的目的。档案工作创新既要学习本专业知识，借鉴本行业成功的经验和方法，又要学习相关专业、其他行业知识，借鉴其他专业创新方法和成功经验。创新要坚持“推陈出新”原则，运用否定之否定认识规律和批判、继承观念，在学习、借鉴中创新。（四）创新与实践的关系创新都要经过实践检验，凡是对事业的发展有促进作用的创新，都要大力推广，在实践中不断完善。档案管理信息化创建中的关注点：一、新旧档案的不同处理方式。新归存的的公文档案和技术文件图档都为电子文档，只有少部分为实物档案。旧的文档绝大部分为实物档案，采用将常用的纸质档案资料进行电子化，以适应网络化的服务。二、纸质、电子两种介质并存互补。从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，在现阶段的环境条件下，纸质档案还有一定实用性和优点，有一定的不可替代性，所以可以采用两种介质并存以互补。实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。三、以无纸化模式为主，做好纸质、电子两种备份。在档案利用上以电子文档为主，纸质档案为辅，向无纸化模式靠拢。备份必须以纸质、电子两种方式同时进行，以确保万无一失。由于电子介质的更新、硬件设备的更新，对重要档案信息进行存储方式的转换，以免造成信息的丢失，如一些磁带、软盘存储方式已很少应用，就需要把重要信息转换为现常用的存储方式，以提供利用。四、“工欲善其事，必先利其器”，选取适合的档案管理软件是档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。五、防泄密措施采用技术上的物理隔离和行政上的保密制度教育与奖惩双管刘下。企业的经营、财务、技术等等的档案资料是企业的无形资产，被严格划分为不同的保密等级，只能在指定的有限的范围内利用，不容许外泄。进行密级界定。首先制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定，并以优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信