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浙江省档案馆数字化加工验收办法

第一篇：浙江省档案馆数字化加工验收办法浙江省档案馆数字化加工验收办法一、总则档案扫描后形成影像数据及档案条目、全文数据的质量检查，采用人工校对的方式，对数据质量进行检查。核对图像是否按照《纸质档案前处理工作流程单》、《缩微档案前处理工作流程单》进行扫描，扫描页码是否完整、是否有漏扫；图像是否去污、纠偏；图像与目录的挂接是否准确；条目数据是否符合著录格式等，数据质量达不到标准要求的，应退回加工部门要求进行修改或重录。二、条目数据1、视档案及其条目数量的具体情况，以抽检的方式，以全宗内的目录为单元进行检查验收。2、在一个单元内随机抽查5%的数据，对条目数量及其著录项目内容的准确性对照档案实体或前处理工作单，进行逐条检查。3、核对的文件目录主要有档号、题名、责任者、时间、文号。4、根据上述标准进行严格检查，其中，档号（数据编号）、选择扫描的页码、与电子目录的张页号是否一致的准确率要求达到100%，如发现一条错误，全部数据退回重检。其他数据项允许差错率控制在5%以内。5、其他项目抽检合格率达到95%以上（含95%）时，予以验收通过。如合格率在95%以下，要求录入方对此单元内所有条目进行逐条对照核对，同时停止档案发放，我方不提供错误数据。合格率=抽检合格文件数/抽检文件总数×100%6、对检查情况认真填写《档案数字化质量检验工作单》。三、图像数据1、视图像数量的具体情况，以抽检的方式，对该全宗内的图像进行检查验收。2、在一个单元内视数量情况，随机抽查5%的图像数据，对图像数量及其图像内容的准确性对照档案（照片）实体或前处理工作单，进行逐条检查。3、图像应按规定的分辨率进行扫描，并以TIFF格式保存。图像色彩应符合规定要求。4、对图像偏斜度、去污、失真度、图像方向等进行检查。图像倾斜度小于3度；图像方向端正（A3图像应旋转后保存），以符合阅读习惯。5、图像黑边裁剪内边，居中保存。图像拼接后，原分散图像不保存。6、文件夹的命名必须与条目档号（数据编号）相一致，准确率100%；扫描图像完整性（具体参照第7条）要求100%正确。以上二项项目如发现一条错误，退回重检，我方不提供错误数据。其他数据项允许差错率控制在5%以内。7、图像完整性：不准缺页、漏页。由于操作不当，造成扫描的图像无法清晰识别或文件不完整、有小字条遮盖等，造成信息丢失，均视为废页，要求重扫。大幅面图像扫描后的拼接处理，以不遗失档案内容为准则，确保图像的整体性，拼接后的画幅应基本无痕迹。8、图像排序要求：扫描图像的排列顺序与档案原件排序要求一致，对于原件排序错误,扫描中作出正确的调整,应在处理单上注明,否则作排序错误处理，退回调整。9、其他项目抽检合格率达到95%以上（含95%）时，予以验收通过。如合格率在95%以下，要求录入方对此单元内所有图像进行逐条对照核对，同时停止图片档案发放。合格率=抽检合格文件数/抽检文件总数×100%。四、全文数据全文录入以扫描或直接录入为主。需要扫描后识别的全文，分辨率必须大于300dpi，扫描识别软件必须是“清华紫光”、“尚书等先进的文字识别软件。全文数据库的抽检率为5%，合格率为95%。如识别后文字用于后台检索用，合格率为90%。文字识别后以TXT格式保存，并进行粗校对。五、档案整理档案整理：扫描之前，应在保护档案不受损害的前提下，拆除装订物（资料及档案内的成册材料不能拆），按浙江省档案馆所提供的《纸质档案前处理工作流程单》的要求区分扫描件和非扫描件，并对折皱不平影响扫描质量的原件先进行相应处理（压平或熨平等）；扫描完成后，拆除过装订物的档案应按原档案保管单位重新装订，并保持每页档案原有的排列顺序不变，案卷不掉页、右边和底边整齐。所有的档案卷内目录均进行打印，并装订到案卷最前面。卷皮破损严重的，需要调换卷皮，并按原卷皮上内容，抄写在新卷皮上。旧卷皮需全部交还档案馆。档案验收：档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、装订不符要求、掉页、卷间文件颠倒等作为差错，合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过。六、光盘刻录光盘刻录前，由信息科技处进行数据的技术检验，并出具检验报告。光盘必须确保在无病毒的条件下进行刻录。刻录前必须先对每盘光盘质量进行检验，光盘自检数据超过90%以上，此光盘才能刻录数据；数据刻录后必须封口，制作成只读光盘，不允许以后添加文件；光盘刻录后必须进行数据校验。光盘品牌应为优质产品，且在省档案馆认可之下才能刻录。七、光盘移交与接收检验合格后的光盘，按甲方提供的光盘号编号，同一案卷和同一份文件，不得跨越二片DVD片号。光盘封面与封底需使用浙江省档案局提供的专用页面，并在相应的页面注明光盘内数据的