物业收费管理说明文档.docx

物业收费管理说明文档

第一篇：物业收费管理说明文档物业收费管理说明文档整个系统分为五大模块：基础数据，水电气管理、物业报表管理、应收实收管理、查询与预警。（1）单元信息：单元信息的设置是整个收费管理的关键点。在【单元信息】模板下设定了两个工作表，工作表一保存着单元的基本信息，像单元资料，住户资料和业主资料。其中，输入“合同开始”和“合同到期”日期后，excel公式自动计算出合同的年份长度，月份长度和日期长度。工作表二保存着该单元的收费项目和收费金额等细节。输入每种收费相符的“收费方式”、“计算方式”、“收费单价”和“收费周期”后，系统自动算出“实际单价”和“应交费用”。“实际单价”：与“收费单价”不同，“实际单价”与“收费方式”和“计算方式”有关，收费方式有四种：周期性、一次性、临时性、季节性。计算方式有三种：个数、建筑面积、套内面积。当收费方式=一次性，那么实际单价=收费单价，否则，如果计算方式=建筑面积，那么实际单价=收费单价×建筑面积，剩下的其他情况就是实际单价=收费单价×套内面积。“应交费用”是由excel函数自动计算得出的。如果“收费方式”=一次性，那么应交费用=收费单价，对于剩余的收费方式，“应交费用”与“计算单位”有关。计算单位有三种选择：按年收费、按月收费、按天收费。与之对应的应交费用分别等于“间隔年”×实际单价，“间隔月”×实际单价，“间隔天”×实际单价。值得注意的是，工作表二还有个字段“应交次数”也很关键，它决定了收费日期。“应交次数”和“收费方式”与“收费周期”有关。当收费方式=一次性，那么收费日期就是合同开始的日期。对于收费方式的其他情况，如果收费周期=年，那么应交次数=间隔年/收费周期，同样的道理，收费周期=月时，应交次数=间隔月/收费周期，收费周期=日时，应交次数=间隔天/收费周期。把收费项目明细都填写后了后，点击“生成收费日期”按钮。收费项目和应收日期系统就自动计算出来了，以后对于收款员来说，在相应的月份中就能自动提取出某个单元的收费项目和应收日期。保存【单元信息】报表的同时，该单元的住户信息被插入到【历史住户信息】报表中。方便后期对历史住户进行查询和统计。（2）收费项目：利用模板独立保存着各种收费项目的信息，方便后期维护。（3）【水电费抄表】：新建一张【水电费抄表】，所有的单元信息被提取过来，系统默认的月份为当前新建表单的月份，例如：每个月的月底抄表，那么2010年1月30号新建表单时，标题显示的是“2010年1月水电抄表”，如果是2月底抄表的话，标题自动显示的是“2010年2月水电抄表”。水表和电表的最后表数都是提取上个月抄表中的“本次表数”。所以对于抄表员来说，只需填的内容是水表和电表的本次表数（4）【收款单】：对于收款员来说，填写一张【收款单】，通过列表方式选择“单元编号”和“住户名称”，那么对于该住户来说，系统自动提取该住户本月应该交纳的费用。（5）【退款单】与【收款单】类似，这里不再赘述。（6）【物业收费月报表】：新建一张报表，系统从【收款单】里把本月的收款信息提取出来。技巧：对于年报、月报和日报，有时候我们希望年报一年只能做一次，月报是一个月做一次、日报是一天做一次，那么如何限制某些模板在一定时间下的报表张数呢？这里举了一个例子，限制月报在当月只能填一张。展开19：21行，可以看到增加了两个字段，这两个字段的配合就确保了报表的张数能和我们预期的一样。（8）【物业收费年报表】：该模板定义了一个交叉表，从【收款单】里提取各个月份的收入金额，从【退款单】中提取各个月份的退款金额。技巧：为了能够正确的按行列匹配，这里用到了一个函数：条件取值（），详细用法见表间公式。（7）【应收实收汇总表一】：统计一年的十二个月各种类型的单元应收和实收的费用。应收费用是从【单元信息】模板下的报表提取出来的，实收是从【收款单】提取出来的。（8）【应收实收汇总表二】：统计各种类型单元的“物业管理费”、“租金”、“欠费”情况。包括本年应收、本月应收、累计应收、本月实收、累计实收。（9）【应收实收汇总表三】：统计收费项目的“应收”、“实收”、“欠费”情况。（10）【应收实收明细表】：利用该明细表统计不同单元类型下的各个住户的收费情况，以及不同单元类型下的住户个数。（11）【历史到期预警】：该报表可与“定时填报”功能结合起来。每天系统自动生成一张【历史到期预警】报表，统计的是，合同到期日期距当前日期小于30天的那些合同情况。当然，具体是小于多少天可以自己来设定。设定方法就是在表间公式里面运用了一个“间隔时间（）”函数。（12）【历史住户查询】：初始化时，新建一张【历史住户信息】空白表，保存。之后该表中的数据是【单元信息】报表保存时插入进来的，插入规则就是：每次保存【单元信息】时，凡是单元信息里住户姓名在【历史住户信息