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电力企业档案信息化建设的探讨

第一篇：电力企业档案信息化建设的探讨电力企业档案信息化建设的探讨摘要：档案信息化建设已经受到档案业界的广泛重视，并成为近年探讨的热点课题，在发展迅速的大型企业中如何开展档案信息化建设呢？通过调研及探讨，本文对电力企业集团档案信息化建设提出了一些见解。关键词：档案；信息化；企业管理1概述电力企业走向国际化,有两个非常重要的标志，一个是电力系统自动化设备水平，另一个就是电力业务的网络化和数据的电子化水平。过去二十多年来，我国电力企业在设备的自动化上已经投入了天文数字般资金，尤其在控制系统上许多设备已经赶超了发达国家的水平。但是在电力业务的网络化和数据的电子化方面，也就是在信息系统的建设方面，我们离发达国家有着较大的差距。尤其是档案信息管理系统的建设。近两年来，档案信息化受到各行各界的重视，而档案信息化的关键是档案信息资源的关联应用，而档案信息资源的关联的应用肩负着为企业转型和精确化管理提供信息支撑的重大责任。在国内对于实施档案信息管理系统，在其他行业已经有许多成功的例子和失败的教训。电力企业如何实施档案信息管理系统值得展开探求。信息技术的发展以及企业信息化进程的逐步深入，给档案管理带来了前所未有的巨大挑战，同时更赋予档案管理巨大的发展机遇。面对全新的网络化、数字化环境，电子文件的接收、存储、保管、利用以及电子文件的完整性、真实性等都带给传统“实体档案”管理模式以巨大的冲击，如何充分利用信息化技术，加快档案数字化建设，更快、更好的提供服务是摆在我们面前的紧迫任务，电子档案管理也逐渐纳入到信息化建设日程上来。2当前电力企业档案管理模式及存在问题2.1档案管理模式目前档案管理的模式主要是采用电子和手工并行的管理模式，包括档案的接收、整理、保管、利用等，在保存电子档案的同时，按照国家的有关规定同时手工整理实体档案归档。当前的文书档案管理系统主要使用OA系统（Lotus），目前通过OA系统，保证了公文的正常规范流转和归档，而其他形式的档案材料在移交档案部门时尽可能提供电子文件，基本做到了档案的电子化；在科技档案管理方面除了使用OA，还需要兼用其他软件。随着公司的发展，原有OA版本已不能适应档案工作需求，其引发的问题还有可能导致严重的后果。现在使用的软件都没有实现全文检索、在线OCR、web查询等功能，且0A软件在科档管理方面存在重大缺陷：在安装过程中，不同平台的数据导入时出现丢失；在日常管理中，时常出现数据（案卷或文件）丢失现象；数据库无法备份，数据安全存在极大隐患；在新旧分类大纲同时存在时，档案的分类出现冲突现象，致使档案号紊乱等。2.2档案存储模式当前档案业界还是支持以纸张为主要的存储介质。集团不仅需要解决部分纸质材料的数字化转换和处理，还需要解决企业日益增长的声音信息、视频信息等档案信息资料的数字化转换和处理。2.3档案查询模式在手工查询档案信息的检索过程中，检索流程为：查到案卷目录，再查到文件目录，根据文件目录记录的档案档号信息查到档案在库房的存放地址，然后通知库房调卷，办理相关手续。纸质文件给检索调阅带来了困难，且在此过程中，查询的途径不够全、查全率、查准率低，容易出现文件丢失、损坏或无法找到所需的资料，难以充分的利用业务档案资源向公司各级部门提供良好的服务。由于OA系统并非专业的档案管理系统，所以其查询功能简单，检索信息的查全率和查准率都较低，无法迅速快捷地找到所需要的信息，给档案管理工作带来了极大的不便。作为大型的集团企业，所属企业众多而且档案管理都是相对独立，横向纵向各不互通，所以未能实现资源的共享和整合，不能更好地发挥档案的效益。3集团数字档案馆的设想和建设方案集团式管理的企业，下属机构众多且层次复杂，涉及多元化行业，分布地域广泛。并且各所属机构业务重点不同，档案管理的重点及管理特性也不同，各机构都设有独立的档案管理机构，相对独立地对本机构的档案进行管理和利用。集团企业档案信息化建设的目标就是要实现所属机构与总部档案系统档案信息的互联互通。根据总部及所属机构网络基础建设情况，信息化系统建设模式，程度以及系统维护能力等不同的情况，部署可支持既集中又分布的混合式建设方案。方案中应充分考虑应用规模大而广，注册用户数量多，对系统性能要求高等因素，应具备良好的网络环境，总部与下属机构通过专网或VPN连接，最终实现总部与属下机构形成分布式虚拟数字档案馆。3.1档案信息系统实现的功能档案信息系统提供档案从形成到利用或销毁的全过程管理功能，对文件的产生进行超前控制，包括对文件进行初步鉴定、著录归档标识及逻辑归档等。系统应具备符合国家档案管理相关规定的档案综合管理功能，不仅能完成档案管理各环节，还要求具备管理多门类档案及文件资料、科技资料、规程、图书及其它资料的管理功能。从文件注录到形成档案编研材料、专题汇编