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电脑设备管理制度--5.16

第一篇：电脑设备管理制度--5.16电脑设备管理制度1、目的加强对公司电脑设备的管理，确保公司电脑设备能满足公司实际办公需求，特制订本管理制度。2、范围本管理办法适用于电脑设备、电脑周边设备、电脑耗材、网络设备及应用软件的需求申请、评估、选型、采购、验收、建档、安装、使用、保养、维修、报废的全过程；3、权责3．1行政人事部：负责电脑设备的需求评估、选型、验收、安装调配、编号存档、维护维修、报废鉴定与处理等工作，并对电脑设备的采购提供技术建议；3．2使用项目及部门：负责电脑设备需求申请、遵守操作规则使用电脑设备，以及电脑设备的初级维护与保养工作；负责对本项目及本部门的电脑设备财产保管、监督电脑设备的流向、设备调配、设备报废申请等工作，协助行政人事部对电脑设备进行管理工作。4、定义4．1结合公司实际情况将公司电脑设备分为四类，分别为电脑、电脑周边设备、网络设备及应用软件等；4．2电脑周边设备：是指与电脑配套使用之电脑设备。如：打印机、扫描仪等；4．3配置清单：即各电脑设备的配置的明细，包括配件的名称、规格、数量、单价等参数。5、作业内容5．1电脑设备的需求申请5．1．1当需求项目或部门因工作需求需要配置电脑设备时，首先要在本项目、本部门内部予以评估，是否可调配，是否必须采购，若部门内部无法调配时则开具“申购单”。5．1．2需求项目或部门在填写“申购单”时，需将需求物品名称、规格/型号/品牌/样式、数量、用途/使用位置、特殊要求（使用周期）/预算金额、到位时间等加以注明。若需求项目或部门有合适的供应厂商，可以注明是哪一家供应厂商，以利后续评估与选型。“申购单”经项目经理（部门负责人）审核后送行政人事部评估是否需要采购、行政人事部经过评估，认可可以采购时，报分管副总经理、总经理审批后进行采购；5．2电脑设备的需求评估5．2．1行政人事部在收到“申购单”后一天内对其进行审核、评估完毕。5．2．2行政人事部评估采取的办法有：需求申请是否符合实际需要和整体统筹规划；是否可用旧设备替代使用；是否可以调配挪用其他部门或项目现有设备等。5．2．3申购单经行政人事部评估可调配的则“申购单”退回申购部门，由行政人事部负责按5．7予以调拨。5．2．4对不能调配的则给予申购。由行政人事部根据项目（部门）实际工作需求等进行建议，报分管副总经理、总经理进行审批。5．3电脑设备的采购5．3．1行政人事部采购专员收到批复的“申购单”，联系供应商提供相关资料并报价；5．3．2行政人事部采购专员收集了相关资料后（设备说明、功能特点说明等资料），与行政人事部经理进行沟通，初步确定供应商，并报分管副总经理审批，审批同意后方可确定供应商；5．3．3确定供应厂商后，行政人事部采购专员则予以订购。具体的运作可参照《综合物资申购/采购/验收/付款管理规定》之5．3实施采购相关规定执行。5．4电脑设备的验收、入库5．4．1供应商送电脑设备到项目、部门以后，使用部门对电脑设备进行验收，以确定是否符合实际需求。5．4．2验收过程中，行政人事部采购专员一定要求供应商提供设备明细清单（包括设备基本配置，总价格否则不与验收。），使用部门根据必须严格按照设备清单的配置进行验收。5．4．3对验收不合格电脑设备进行当场退货处理或其他解决方式；对安装调配有疑问的应请供应厂商协助安装调配直到符合要求为止。5．4．4对于验收合格的电脑设备，供应商提供的设备清单由行政人事部负责保管，作为建立电脑设备台帐的依据，电脑设备附带“保修卡”由行政人事部负责保管，并登记入册。供应商需要负责电脑设备安装调试。5．4．5对于经验收回格的电脑设备，由负责验收人员在客户的送货单上签名确认表示验收合格。财务人员见到验收单后，行政人事部采购专员负责请款与报销工作。5．5电脑设备的领用、安装与建档管理5．5．1综合仓库将电脑设备入库后通知需求部门领用。需求单位接到通知后开立“领料单”经部门主管审批后到综合仓库领用。5．5．2“领料单”一式三联，一联自存；一联综合仓库，作为仓库做帐的依据；一联资讯部，作为电脑调配、安装的依据。5．5．3资讯部管理员在收到“领料单”后，联合供应商提供的设备清单在《琪胜生产管理系统》中对该电脑设备进行编号、建档，并对到领用部门对领用设备进行安装调式、装配“设备维护保养卡”和张贴“财产编号”标识。5．5．4需建档的电脑设备范围：除电脑耗材以外的电脑主机、显示器、打印机、扫描仪、网络交换机、UPS备用电源等所有电脑及外部设备。5．5．5电脑设备档案主要记录：对电脑设备的财产编号、设备名称、规格、配置明细、财产价值、使用部门、设备异动、设备报废、维修记录等参数进行管理。由此以加强电脑设备资产的管理，控制电脑设备的流向。5．6电脑设备的使用、保养与维护5．6．1电脑设备经资讯