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知识管理型企业档案信息化建设-修改

第一篇：知识管理型企业档案信息化建设-修改知识管理型企业档案信息化建设摘要：随着经济的飞速发展，信息化时代已经到来，海量的信息开始涌入各个企业，大量的纸质或电子文件使企业的档案管理工作面临新的挑战。如何解决信息化时代带来的档案问题，使档案管理跟上信息化的步代。本文对此作出回答，从管理理念和具体实施两方面对企业档案信息化建设进行探讨。关键词：知识管理；档案；问题；信息化20世纪90年代以来，人类社会进入知识经济时代，经济体制的变革和组织的发展对每一个企业都提出了新的挑战。面对挑战，企业的成功越来越依赖于企业所拥有知识和信息的质量，利用企业所拥有的信息为企业创造竞争优势和持续竞争优势势在必行。而档案作为一种信息的储备形式，是企业重要的信息资源，但传统档案存在着人工工作效率低下；人工查询速度慢；存储占用空间大；档案保存时间长而容易造成纸张受损、变质、发黄；档案资料在查阅中容易将原件损坏或丢失等问题。这种档案管理方式对档案本身就是一种巨大的损害，在日趋现代化的经济环境中是无法适应和满足人们对信息的需求的。在这样的背景之下，只有尽早运用网络管理信息和信息化的技术，对企业档案进行信息化管理，并且不断提高信息化管理的水平才是企业档案工作的发展趋势，使企业档案更好的为企业生产服务。本文主要从企业信息化建设的理念和具体的实施策略等方面对这一问题进行研究。1企业档案信息化的知识管理理念企业档案信息化是指在企业在档案管理活动中，全面应用现代信息技术，对企业档案信息资源进行有效采集、管理和提供利用服务。企业档案的信息化可以实现通过计算机及网络技术及时、准确地向企业管理者和各业务部门提供以有效的数字信息为主要形式的档案利用服务，在真正意义上实现档案管理工作为企业［1］经济利益最大化服务。所谓知识管理是指，在组织中建构一个人文与技术兼备的知识系统，让组织中的资讯与知识，透过获得、分享、整合、创造、记录、存取、更新等过程，达到知识不断创新的最终目的，并回馈到知识系统内，从而使个人与组织的知识得［2］以永不间断的累积。从系统的角度进行分析信息和思考将成为组织的智慧资本，有助于企业做出正确的决策，在适应市场变化方面巨有更大的优势。将企业档案进行信息化处理即为使档案由文本向知识的转化，以知识管理的理念来建设档案信息化会取得巨大的成果和进步。2档案信息化建设现存的问题近年来我国企业档案工作陷入越来越明显的困境，企业档案工作面临很多方面的问题，其中最主要的问题如下：2.1档案工作未得到应有重视在我国民营企业由于资金不足、组织规模小、节约成本等原因，几乎都没有设立独立的企业档案管理部门。加上民营企业受到的法律约束和行政监督较少，企业档案的管理工作则更不受重视，许多民营企业甚至连档案管理的岗位也不设置。不但在民营企业中是如此，许多国有企业的档案机构同样不受重视。近些年，国有企业纷纷进行组织扁平化，削减管理层次，精简管理机构，裁减管理人员，以降低管理成本，提高市场应变能力。在这个过程中，档案机构和档案人员往往成为被首先、重点清理的对象。在学者王华玉调查的13家国有企业中，有9家公司(占69%)档案人员编制数比2000年减少。这9家公司2000年共有专职档案人员0101人，2006年为76人，裁员幅度为25%。3由此可见档案部门的人员［］容易被认为是公司里具有价值不高的那一部分员工。档案机构的精简，和档案岗位的不受重视使大量档案人才流失，这种情况的直接后果就是企业档案管理水平的下降。2.2市场竟争中档案工作的劣势在市场竞争白热化的环境下，企业必须专注于提升自身的核心竞争力。因此，企业不得不将绝大部分资源与精力集中于能直接创造价值的业务环节，如研究与开发、市场营销、生产管理等，以及少数关键的管理领域，如财务管理、人力资源管理等；而尽量精简不能带来直接利益的活动与部门。传统的企业档案工作关注保存企业历史，而忽视创造现实价值，不仅不能为企业当前的价值创造活动做出明显的、直接的贡献，提高管理效益；而且还需要投入不菲的人力、物力和财力，增加管理成本，自然就成为被精简的对象。不能直接显示价值的企业档案工作，在激烈的市场竟争环境中就没有足够吸引注意力的理由，许多效益滑坡的企业裁撤了档案馆和档案人员，一些企业干脆将自己的档案送到公共档案馆或大学档案馆保管。2.3企业档案管理软硬件双重缺乏企业档案的信息化建设离不开先进的信息化处理平台，但我国普遍的档案管理工作还只是依赖于一间办公室和几台计算机。这种硬件设施无疑降低了企业档案的使用频率和利用价值。信息化的档案工作要求档案信息存储和处理的数字化，收集与传递的网络化。所以硬件基础设施的建设和投入是我国当前企业管理现状面临的重大问题。除了硬件设施落后外，我国企业档案工作的软件也存在很大问题。标准规范是档案信息化