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社会保险文书档案整理规范（模版）

第一篇：社会保险文书档案整理规范（模版）社会保险文书档案整理规范1、范围本规范仅适用于社保板块各单位文书档案材料的整理、归档。2、定义2.1文书档案主要是指各单位从事社会保险管理活动中形成的具有保存价值的文件材料，即法规性文件和行政性文件。2.2归档文件材料各单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。2.3档案整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。2.4件归档文件的整理单位。以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。3、整理原则每份文件为一件。4、质量要求4.1归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。5、整理方法5.1装订归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。5.1.1归档文件以件为单位装订。5.1.2归档文件装订应牢固、安全、简便，做到不损页、不倒页、不压字，装订后平整，有利于保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身的影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。5.1.3根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。5.1.4用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。5.1.5永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，采取直角装订，文件较厚的，采取“三孔一线”装订，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。5.1.6定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式同上。定期保管的、不需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式可以使用不锈钢订书钉装订。5.2分类5.2.1分类方案的设置按“保管期限—年度—机构或问题”三级分类。保管期限最低一级类目分为永久和定期。其中定期分为30年、10年。5.2.2《社会保险文书档案归档范围与保管期限表》5.3排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。5.4编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、机构、件号、页数六项。5.4.1全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。5.4.2年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2018。5.4.3保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。5.4.4件号：文件的排列顺序号。归档文件整理和档案移交时编制。件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。5.4.5机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。5.5编目归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。5.5.1归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。5.5.1.1件号：填写部门编件号。5.5.1.2档号：在整理和管理档案的过程中赋予档案实体的一组位置号或存址号，包括全宗号、年度、保管期限、机构、件号。5.5.1.3文号：文件的发文字号。5.5.1.4责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。5.5.1.5题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“〔〕”号。5.5.1.6日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20180101。5.5.1.7页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。5.5.1.8备注：注释文件需说明的情况。5.5.2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。5.5.3归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。5.6装盒将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，保证检索到文件条目后能对应地找到文件并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不同年度、不同保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。分机构的情况下不同机构（问题）形成的归档文件不得放入一个盒内。5.6.1档案盒5.6.1.1档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽）