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秘书学基础知识

第一篇：秘书学基础知识1、秘书的涵义：是社会主义国家工作人员职务名称之一。其职责是协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书，档案，人民来信饿，会务工作以及其他日常行政工作和交办事项，在党政机关，企业事业单位从事这些工作的干部，统称为秘书工作人员或简称为秘书。2、秘书的类别：机关秘书、企业秘书、私人秘书、商业秘书、涉外秘书3、秘书的层次：行政级、执行级、文书级、助理文书级4、秘书工作的性质与特点：辅助性、综合性、机密性、服务性5、秘书工作的作用：助手作用、参谋作用、协调作用、信息枢纽作用、公共关系作用6、秘书学的研究对象：一方面是秘书工作，如内容、规律、要求、机构、职能、程序、方法；另一方面是秘书秘书人员，如他们的只是、技能、素质、职业道德等，以及这两方面怎么有机地结合。7、秘书工作的起源和发展（了解）p28——378、秘书工作机构的设置原则：一是精简原则；二是纵向层次尽量少；三是横向幅度可适当加大。9、秘书工作机构的职能：助手职能、参谋职能、枢纽职能、协调职能、保密职能10、秘书人员的自我管理：包括工作管理、行为管理、时间管理、办公环境管理11、秘书的智能结构：包括知识结构和能力结构知识结构包括：基础知识、专业知识、行业知识、相关知识能力要求包括：写作能力、口头表达能力、听知能力、阅读概括能力、社交活动能力、协调能力、观察分析能力、应变能力、使用先进办公器械的能力、预测能力12、职业道德：忠于职守、严守机密、恪守信用、文明礼貌、廉洁奉公13、秘书处理人际关系的准则：尊重、礼貌和礼仪、乐于助人、赞美他人、宽容与体谅、公允14、秘书与上司关系的处理原则：主动配合适应、服从但不盲从、委婉提醒，适时规劝、维护上司间的团结15、办公室管理的作用：办公室是指挥室、办公室是工作室、办公室是窗口16、办公室的布局与布置：小办公室、大办公室、接待室会，会议室（p107）17、办公室管理的内容与要求：整洁、安静、光线空气与温度、色调与美化、设备与用品18、通讯工作（p110——114）19、接待工作（p114——120）20、日程安排的原则和要求：服从于组织的总目标和整体计划、区分轻重缓急、随时补充调调整、提示和督促、酌留弹性劳逸结合21、订约事宜：事先征求上司意见、再次确定及时提醒、善用台历和备忘录22、差旅事宜：做好准备工作、旅途服务、随时联络23、督查工作的作用：1、督查队领导的作用：（1）督查工作是贯彻落实领导决策、指示的后续步骤和保证手段。（2）督查是促进领导决策正确、科学的必要环节（3）督查是改变各级领导和干部工作作风、克服官僚主义的有效手段。2、督查队秘书的作用：（1）督查是秘书的一项重要职责（2）督查是秘书发挥参谋。助手作用的重要方面。24、督查工作的原则：领导负责、分级负责、实事求是、不直接办案、讲求时效25、督查工作的程序：查办立项、查办通知、催办、直接调查、商讨处理、结案反馈、立卷归档26、保密工作（p126——129）27、印信工作（p129——131）28、值班工作的组织形式：办公室值班、值班室和总值班室、首长电话值班室29、值班工作的基本任务：来访接待、通讯联络、安全保卫30、值班工作的制度与要求：交接班制度、请假制度、安全保密制度31、信息工作的程序和方法：收集（收存、复印、记录、录音、电脑）、整理（分类、筛选）、加工（充实与综合、提炼与摘要、归纳与分析）、提供（适事、适时、适度）、传递（迅速、准确、保密）、储存（原件储存、目录索引储存、软件储存、储存的要求是必须有专业的柜、橱或保险箱，要具备防盗、防火、防潮、防虫的功能和条件）、检索32、秘书写作的要求：信息量大，措施具体，指示性强、内容高度概括，语言表达实用精确、用材精要，语言深入浅出，主题富有个性、讲究文明礼貌，语言得体，多一点人情味33、文档管理（p180——196）34、会前准备有哪些：一、会议计划和成本预算二、文件准备（开幕词、工作报告、发言稿、其他会议文书、会议文件的准备程序）三、会场准备（会场布置、主席台席位、会场设施、其他准备）四、会议议程、程序的拟定（议程、程序、日程表与作息时间表）五、会议通知的发送35、会场的组织与服务：报到与签到、材料发放、选举工作、会场服务、会场临时调度36、会议信息工作的程序与方法：记录、核实、汇总、整理和筛选、编写、发送或归档37、会议文件的起草：闭幕词、决定、会议纪要、会议总结38、会后事务：会场清理、人员离会、会议决算39、会议催办：发文催办、电话催办、派员催办40、会议组织列举（p231——239）41、信访工作的作用：参政议政作用、监督控制作用、信息反馈作用、化解矛盾作用、公关形象作用42、信访工作的原则：属地管理、分级负责、谁主管、谁负责的原则（原办理原则、新办理原则）依法及