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秘书学实务

第一篇：秘书学实务秘书学实务一、秘书人员具体都做什么？秘书人员要做的八件大事㈠商务沟通（接待工作、沟通与协调工作、商务谈判）㈡会务管理（会议筹备、会议沟通与协调、会议善后）㈢商务活动管理（商务活动、商务旅行）㈣办公室管理（办公环境管理、办公资源管理、办公效率管理）㈤信息与档案管理㈥日常办公事务处理（文书处理、其他事务）㈦常用事务文书写作（行政事务、公关礼仪、涉外经济类）㈧商务礼仪（个人礼仪、日常交际礼仪、涉外商务礼仪）二、秘书人员如何进行商务沟通？㈠商务沟通须知的三件事1、接待工作收集来宾资料制定接待方案做好接待准备迎接来宾安排宴请送别工作⒉沟通与协调工作与领导沟通与同事沟通协调领导之间的关系协调部门之间的关系者协调企业之间的关系3、商务谈判收集谈判资料、参与组织商务谈判工作小组、参与制定商务谈判方案、安排商务谈判现场、创造融洽的商务谈判气氛、做好商务谈判中的辅助性工作、协助主谈人员处理谈判中的问题㈡接待工作开始收集来宾资料制定接待方案做好接待准备迎接来宾安排宴请送别工作结束（接待工作的步骤）⒈收集来宾资料⑴来宾的个人情况⑵来宾的基本情况⑶来宾来访的目的和意图⒉制定接待方案开始制定接待方针规定接待规格选择接待形式编制接待日程安排接待人员安排生活与保卫工作预算接待经费结束（制定接待方案的程序）⑴制定接待方针①高格接待，是指陪客比来宾职务高而采取的一种接待方式。主要有三种形式。②低格接待，是指陪客比来宾职务低而采用的一种接待形式。主要有三种形式。③对等接待，是指陪客与来宾的职务、级别大体相同而采取的一种接待形式。主要有两种形式⑶选择接待形式引见式、会见式、座谈式、陪同式、迎送式、协办式⑷编制接待日程①接待的具体时间。②接待活动的具体内容。③各项接待工作实施的地点。④陪同人员的各项工作安排⑸安排接待人员⑹安排生活与保卫工作①生活安排（饮食、住宿、交通工具）②保卫宣传交排⑺预算接待经费①接待经费的来源（接待方提供、来宾自理、双方共同承担）②接待经费的列支项目（食宿费、劳务费、工作经费、交通费、纪念品费用、宣传和公关费用、其他费用）⒊做好接待准备开始安排礼宾次序布置接待环境准备接待用品准备礼品通知迎接陪同人员结束⑴安排礼宾次序①按身份和职务的高低排列②按英文字母的顺序排列。③按通知代表团组成的日期先后排列⑵布置接待环境①电源及照明设施②空调③音响和视频设备④桌椅⑤座签⑥清洁卫生⑶准备接待用品①茶、水、饮料②文件资料③水果、水果刀④烟、火、烟灰缸⑤报刊⑷准备礼品⑸通知迎接、陪同人员⒋迎接来宾开始、确定迎接规格、做好接站接机工作、与来宾见面、与来宾相互介绍、安排主宾讲话、结束⒌安排宴请开始、明确宴请目的和种类、确定宴请相关要素、布置宴会场所、发出邀请、定菜、安排乐队、安排休息室、迎接来宾、结束⑴明确宴请的目的和种类①宴请的目的②宴请的种类（国宴、涉外交往宴会、便宴、茶会、酒会、客饭、自助餐、工作进餐）⑵确定宴请的相关要素①宴请的名义、②邀请范围、③宴请的形式、④宴请的时间、⑤宴请的地点⑶布置宴会场所①气氛②音响③餐桌的布置④桌次的安排⑷发出邀请⑸订菜⑹安排乐队⑺安排休息室⑻迎接来宾⒍送别工作⑴送别的程序①了解来宾离开的准确时间；②组织人员在大门口列队欢送。⑵送别的注意事项㈢沟通与协调工作与领导沟通与同事沟通协调领导之间的关系协调部门之间的关系协调企业之间的关系㈣商务谈判⒈收集谈判资料⑴谈判前资料收集的内容（①客户资料②竞争者）⑵谈判前资料收集的重点（①对方的谈判目标②对方的谈判风格与专业才能③双方谈判筹码swoT分析④谈判时机swoT分析⑤探知对方的主要意愿⑥预测对方的底线⑦收集第三方竞争者的竞争条件）⑶谈判前资料收集的途径⒉参与组织商务谈判工作小组⑴选择谈判人员⑵组建谈判工作小组（包括决策人员、主谈判人员、专家技术人员、法律人员、语言翻译人员、秘书人员和其他人员）⒊参与制定商务谈判方案⑴确定商务谈判议题如商品的质量、数量、包装、运输、检验、价格、支付、保险、索赔、仲裁和不可抗力等。⑵确定商务谈判目标ⅰ列出谈判目标清单。ⅱ谈判目标优先排序。ⅲ界定谈判空间。ⅳ确定谈判阶段目标。⑶选择商务谈判策略ⅰ以追求更多利益为本ⅱ灵活的和常规的应对策略相结合。ⅲ谈判策略因人而异。ⅳ谈判策略“因国制宜”⑷制定商务谈判程序①确定所谈事项的先后次序Ⅰ先易后难的谈判程序Ⅱ先难后易的谈判程序Ⅲ混合型谈判程序②编写商务谈判程序的方法Ⅰ尊重对方安排法Ⅱ前提设限法Ⅲ不设限安排法Ⅳ优先次序法Ⅴ临时增加议题法⑸确定商务谈判时间①谈判人员处于最佳的状态情形②对己方有利的自然条件③己方紧迫程度得到缓和的情形⒋安排商务谈判现场⑴谈判室的选择与布置⑵谈判座位的安排(①小团队座位安排②大团队座位安排)⒌创造融洽的商务谈判气氛①首先应该预测谈判的气氛，做最坏的打算，制定最佳