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秘书学概论复习资料

第一篇：秘书学概论复习资料秘书学概论1、秘书的涵义（1）宫中秘藏之书：在我国古代，秘书是指皇宫里秘密珍藏的图书资料（2）辅臣（3）行政职位（4）社会职业，属于第三产业（限服务性行业）秘书：是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。秘书服务的根本对象是领导者。秘书活动的基本方式是处理信息和事务。秘书活动的根本性质是辅助性。2、秘书的职业特征（1）服务的直接性：秘书服务一种是群体为群体服务，一种是一对一的服务形式。服务的直接性体现在：一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么；二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的，秘书也是直接向领导请示汇报的；三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果、成败与领导直接有关（2）服务的稳定性：秘书与其服务对象之间有相对的固定性。秘书这种服务的稳定性，再加上秘书与其上司全面合作，朝夕相处，就使得秘书与其服务对象在“业缘关系”之外，还往往有更深一层的“人情关系”（3）知识化：秘书必须具有中等以上文化和专业知识为基础。秘书属于知识分子，属于办公人员，属于文官范畴，属于白领阶层（4）年轻化：秘书工作繁忙，对脑力、体力要求都较高，尤其是记忆力、灵敏度、准确性等（5）女性化：由女性的心理素质决定，女性秘书在人数上占绝对优势。心理学家研究表明：大多数女性温柔、体贴，善于管理，善于形象思维3、秘书工作的内容（1）文书撰写：上司口述或会议记录、（2）文书制作：打字、编排、装订等（3)文书处理：收发、办理、、立卷等（4）档案管理：归档、鉴定（5）会议组织：准备、记录、、善后等（6)调查研究：计划、分析、研究等（7）信息资料工作：收集、整理、储存（8）信访工作：群众来信来访（9）接待工作：接待、安排、服务等（10）协调工作：政策、人际关系等（11）督察工作：实施的督促、检查等（12）日程安排：为上司安排工作日程、（13）日常事务：联络、值班、管理等（14）办公室管理：环境、设备、经费（15）其他临时交办事项4、秘书工作的要求（1）“四个转变”：A、由单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策B、由单纯传递信息转为综合处理信息C、由被动服务转变为主动服务D、由凭老经验办事转变为科学化管理（2）“六个强调”A、强调调查研究工作B、强调信息工作C、强调信访工作D、强调协调工作E、强调督察工作F、强调党务、政务服务工作5、秘书的工作性质与特点（1）辅助性：辅助是相对主导而言的，辅助，既非主导的，又是与主导密切相关，相对于主导而存在的。（2）综合性：所谓综合，就是指不同类型、不同性质的事物聚合在一起。（3）机密性：善于保守秘密是秘书人员的首要职业道德（4）服务性：除之前所提服务的直接性、稳定性外，秘书服务还具有广泛性中央提出秘书工作要做到“三个服务”：为本机关和领导和上级机关服务、为本机关其他平级的职能部门服务、为下级机关和人民群众服务。6、秘书工作的作用（1）助手作用（2）参谋作用（3）协调作用（4）信息枢纽作用（5）公共关系作用8、秘书工作职能的转变（1）支持决策，由提供信息转变为既提供信息，又拟制方案（2辅助管理，由重在组织、指挥、实施、督查转变为重在服务、协调、控制（3）处理信息，由单向发布、传达信息转变为双向沟通信息（4）计划工作，由重在层层传达计划转变为重在独立企划9、我国秘书工作方式的转变（1）服务对象、服务形式，由“三个服务”，转变为为上司服务，又为社会服务（2）办公形式，由封闭式、窗口式办公转变为开放式、透明式办公（3）会务工作，由单纯组织会议转变为既办会议，又办会展会展需要秘书的表现：会展的联络、协调和组织工作，会展的会议组织工作，会展的文书工作（4）操作方式，由手工操作转变为电子操作10、古代的秘书工作制度（1）三省制（2）贴黄制、引黄制（3）条旨制（4）催办制度：（5）文书制度：（6一文一事制、文书立卷制、限期承办制11、秘书工作展现新局面的主要表现（1）秘书工作的正常化、制度化（2）文书工作、档案工作的加强（3）大兴情况调查、注重政策研究（4）信访工作发挥重大作用（5）科学、系统地培养秘书人才，开展秘书学理论研究（6）走向办公自动化和秘书工作的科学管理12、外国秘书工作的特点和趋势（1）特点A、就全世界而言，秘书工作的显著特点是它的普遍化、年轻化、女性化B、秘书工作普遍化的原因在于它的另一个特点，辅助功能强，工作适应面广（2）趋势A、由事务性转化为智能型B、秘书工作日益专业化C、秘书人员的高学历、秘书工作的永业化13、秘书工作机构的设置原则（1）精简原则（提高工作效率，避免人浮于事）（2）纵向层次尽量少（上下沟通方便、及时，避免中间阻隔和官僚主义）（3