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行政前台培训

第一篇：行政前台培训行政前台培训一、前台岗位说明第一、前台工作的认知前台员工是公司的先锋部队，也是客户了解我们的最初窗口，所以前台员工在仪容及礼貌方面要不断的检点及警惕，员工的举止、言行代表了企业的形象及声誉，是企业形象的直观写照。第二、前台的仪容：1.前台接待人员上班时应着淡妆上岗，以体现出女性的健康、自信、清爽、干净。2.穿着统一工装（职业装），制服要完整清洁及称身，不得穿脏或者有皱折的衣服上岗。3.头发要梳洗整齐，长发要捆绑好，只宜佩戴轻巧大方的发饰，头发不得掩盖眼部或者脸部。二、基本礼貌1.在工作的时候，常带着自然的笑容，表现出和蔼可亲的态度，能令客人觉得容易接近。2.不得故作小动作(永远是成熟、稳重），打哈欠要掩着口部，不要作出搔痒、挖鼻、掏耳、挑牙等不雅的动作。3.工作时不得咀嚼香口胶，吸烟及吃东西。4.不得嫌客人罗嗦，应耐心地为客人服务。5.在处理柜台文件工作时，还要不时留意周围环境，以免客人站在柜台片刻，员工还蒙然不知。6.客人来到柜台前，马上放下正在处理的文件，礼貌的问安，表现出曾受过专业训练的风采，称职及有能力为客人服务。7.留心倾听客人的问题，不能随意中断客人的叙述，然后再清楚的解答，以免答非所问，如遇到问题不懂作答时，应该说：“请稍等，待我查一查以便回答你的问题。”8.如遇客人对某事情外行，或不能随俗之处，不得取笑客人。9.前台员工的工作效率要快且准。10.不得表现懒散情绪，站姿要端正，不得摇摆身体，不得倚傍墙、柜而立或蹲在地上，不可歪头歪身，及扮鬼脸作怪动作。11.不得擅自用柜台电话作私人之用，如遇急事可请求上司用后台的电话。12.用词适当，不可得罪客人，亦无须阿谀奉承，声线要温和，不可过大或过小，要清楚表达所要说的话。13.尽量牢记客人的姓氏，在见面时能称呼客人“Ｘ先生／小姐／女士，你好！”。14、接电话应先说礼貌用语，“您好，**公司”，接待来访人员，应说“请进，您好，您找那位老师”。15、若客人之问询在自己职权或能力范围以外，应主动替客人作出有关之联系，而不得随便以“不知道”回答甚至置之不理。16、前台接待员工作的特殊性决定了其离座不应该太久，一般不能超过10分钟。如果是因为特殊原因需要外出时，应该先找妥协办人，并交代清楚接听电话的方法。17、严守工作时间：前台接待员应该遵守作息时间。一般情况下，提前五分钟到岗。18、和别人交谈时，表情自然，平和，表达得体，仔细听对方讲话。切忌：不要打断别人的话、不随意补充别人的话、不要质疑别人的话。三、日常工作1.电话接听技巧①目的通过电话，给来电者留下这样一个印象：一个礼貌、温暖、热情和高效的公司。当我们接听电话时应该热情，因为我们代表了公司的形象。②左手持听筒、右手拿笔大多数人习惯用右手拿听筒，但是再与客户进行电话沟通过程中往往需要做必要的文字记录。再写字的时候一般会将话筒夹在肩膀上面，这样，电话很容易夹不住而掉下来发出刺耳的声音，从而给客户但来不适。为了消除这种不良现象，应该提倡用左手拿听筒，右手写字或操纵电脑，这样就可以轻松自如的达到与客户沟通的目的了。③电话铃声响过三声之内接起电话④注意声音和表情说话必须清晰，正对着话筒，发音准确。通电话时，你不能大吼或者喃喃细语，而应该用正常的声音-----并且尽量用热情和友好的语气。⑤复诵来电要点电话接听完毕之前，不要忘记复诵一遍来电要点，防止记录错误或者偏差而带来的误会，使整个工作的效率提高。例如：应该对时间、地点、联系电话、联系人姓名等方面的信息进行核查校对，尽可能的避免错误。2、电话转接流程：当我们接到一个外线电话时，应该遵循以下流程：①用以下语句：“您好，**公司”②不同的来电者可能会要求转接到某个人，要牢记分机号码，任何找管理者或者领导的电话必须首先转到相关助理那里，或者先问清楚来电方单位，姓名，主要事宜，这样可以保证管理者或者领导不被无关紧要的电话打扰。③如果来电者要求转某个职位的人，如：“我想找一下你们人方面的负责人？”应该回答：“请稍等，马上为您转接”。如果转接的分级占线或者无人接听，你必须回答：“您好，XX先生/小姐电话占线（不再工位上），请您稍后再拨”。如果是应聘人员找人事专员，转接后确占线或者无人接听时，应及时留下应聘者姓名，电话，并且表示稍后我们人事专员会给您打回去。④如果来电者拨错号码，你必须说：“对不起，您打错了，我们这边是**公司，我们的号码是********”。⑤如果一次通话占用了较长时间又有其他电话打进来时，你必须说：“对不起先生，您能稍等一下，让我接听一下另一个电话么？”得到对方同意后，接起另一个电话，留下对方姓名电话，表示稍后会给对方打回去后，继续通话。3、来访人员的接待①人员来访，应用礼貌用语“您好，请问能为您做点什么”，或者“您好，您找哪位老师”。②如果来