行政前台工作流程.docx

行政前台工作流程

第一篇：行政前台工作流程行政前台工作流程接待——客户来访工作流程：1、客户进门起身迎接并询问来访事由；2、弄清来访者身份和意图。安排来访者前往会客室稍坐片刻；3、准备招待茶水饮料；4、通知相关工作人员有人来访；5、每隔15分钟左右添加茶水,来客告辞时起身道别；6、客人离开后清理水杯及烟灰缸，整理桌椅、保持会客室的整洁；电话的接听和记录工作流程：1、电话响铃两声后，立即接听，注意礼貌用语；2、电话铃响超过3声，接听电话应该致歉；3、接听电话时应控制音量，不应影响其他人的正常工作；4、对方所要找的人不在时，应询问对方是否希望留言或留下回电号码，切忌立即挂断电话；5、通话之后，应轻轻挂断电话，并且尽可能等对方挂断后再放下听筒；6、没有接听到的电话应根据来电显示及时回拨，首先致歉，再询问刚才来电的目的。7、将需要转达的内容及时记录；8、记录后5分钟内及时通知被传达人,通知传达的程序见口头通知流程,并确认对方接收信息正确无误。日常的打印、复印饮水机以及相关设备的使用管理工作流程：1、每天早上上班时间准时开启并且检查传真机、复印机，并及时补充所需的纸张；2、负责公司日常的打印、复印。打印、复印重要文件、图纸或需要发出的文件、图纸使用白纸；公司内部使用或不重要的文稿图纸使用再生纸；3、打印机、复印机或其它设备出现故障时，及时联络办公设施维护人员进行检查维修；备注如需要申购A4纸换墨粉硒鼓等需提前填写申购单并经理签字后通知供货商。办公室用品申购领用及发放工作流程：申报流程《办公用品申请表》——申请部门经理签字同意采购——前台回收整理——行政主管审核——总经办签字批准；采购流程：总经办签字批准——前台电话通知供货商——检收采购的物品质量是否复合要求——发放并签字确认领用流程；需到前台登记所需要的物品并签字如需个人申购物品则拿申购单并经理签字后给前台——前台打电话通知供货商。机票及酒店预定工作流程；1,查机票价格，例如艺龙、携程。2．需要采集订票人员的姓名、身份证号码、手机号码三样信息以便登记3.给老师打电话确认时间是否合适并确认身份证号是否有误4．和供货商联系并出票同时签写订票单并签字负责图书报刊日常借阅工作流程；借阅报刊图书需签书籍领用登记表后才可借出。邮件登记公司邮件、包裹的收发：因工作需要所寄出的邮件由前台文员联系相关快递公司与之洽谈，员工包裹必须由本人签收并签字确认公司内部文件签邮件登记考勤工作流程：1、熟悉门禁考勤系统的管理，根据公司人员情况及时增加或更改考勤人员信息；2、如有员工请假，需到填写《请假单》并注明请假原因、时间及时数；行政主管及总经理签字同意后作为考勤依据；3、每月月底综合外出登记以及人员请假情况统计考勤，签字后交行政主管审核签字；4、考勤统计交由财务作为造工资表的根本依据负责每个月和供货商结算工作流程1.EMS圆通邮件对账看是否有误并填写支票领用单并找行政经理签字2.负责对账供货商及机票的账目无误后填写支票领用单并找行政经理签字3.负责物业房租的结算填写支票领用单找行政经理签字第二篇：行政前台工作流程行政前台工作流程前台是一个公司的脸面和名片。所以，前台工作的专业、规范与适度与否，对塑造单位形象有着非常重要的作用。一、前台人员的穿着及相关仪表要求1、前台人员须每天着淡妆上班。2、头发干净整洁，不油腻不披头散发，烫染夸张的头发须扎好在脑后。3、上班期间衣着整洁，整齐。4、坐姿不得歪斜、懒散，应保持良好的精神状态。5、不能佩戴过多的首饰，首饰应和着装相互配合。二、环境卫生、办公设施的保持和检查1、每天早上9:00打扫卫生，整理前台物品，保持前台环境清新整洁、物品摆放整齐；2、每三天上午10:00巡视公司公共区域的绿化状况，保证舒适良好的工作氛围，如有问题及时通知行政管理部部长；3、下午下班前对公司办公区的巡视，查看门窗、净水机电源、电脑电源等关闭情况并做记录，冷气于下班前检查关机模式。三、邮件、信件的收发1、详细记录每日信件、邮件的收发情况，负责送信件、邮件的保安和签收信件、邮件的员工都要做登记并签字；如接收人不在公司，要及时电话通知，并记其返回时间，及时送予并签收；如接收人不是大楼内办公人员，要及时电话通知，与其接洽好签收时间来签收邮件或信件；如无法联系接收人，应及时通知行政管理部部长。四、接待访客1、访客出门时起身迎接，应该表示出热情友好和愿意提供服务的态度。面向来访者点头微笑致意：“您好，请问您找哪一位？、请问您是哪家公司？、请问贵姓？”如果正在打字应立即停止，即使是在打电话也要对来客点头示意；2、登记《客户来访登记薄》，弄清来访者身份和意图。知道找谁后，请来访者稍等，立即帮其联系。如果要找的人正在忙，可以请来访者稍等或引领来访者到洽谈室或会议室等候，用规范的仪态（手势指引或起身带位）引领来访者入