行政助理工作职责[范文大全].docx

行政助理工作职责[范文大全]

第一篇：行政助理工作职责基本职责1.2.3.4.5.6.负责前台电话接听、转接，以及来访人员的接待；定期对办公室固定财产进行检查，对办公设备进行登记造册，发现问题及时报修；与物业管理处保持良好沟通，发生问题时尽可能寻求物业支持；公司钥匙的保管；进出公司的物品进行严格登记，放行物品须填写物品放行条（主管签字同意）；保证饮用水和其它日常办公用品的供应，（会议室和领导办公室放小瓶矿泉水，领用办公用品须本人签字）7.办公用品申请（每月20-25日）：按需申请。8.收发信件，机票预订，从深圳总部带来物品发放给个人；9.检查并保证办公区域的清洁工作；10.办公区域的适当布置；11.文件的打印，复印，传真，扫描等；12.负责费用报销（发放报销单给部门同事），统计与核对；13.统计，记录，并分析所经手的一切费用及事件（打印版及电子版），做到条理清晰，贴补相符；14.核查及结算月快递、机票费，办公室租金等费用；15.每月月底作好考勤记录报表，月初快递给深圳博威通讯。16.协助进行员工招聘，培训，考核等。组织或协调开展员工活动，及时了解员工动态，发现异常，及时上报；17.作为博威通讯与公司各部门之间的接口人，灵活处理相关事务，并与各部门保持良好沟通；18.协助办理其它事务。19.对博威科技相关文件资料进行传达。20.部门相关资料的保管。具体工作细则（一）对内联系一、报销1.每月10号-25号的每个星期四或者星期五发放报销款。报销单据在报销费用发放前每周一下班前交财务。2.报销有特殊情况的另附一张纸说明，产生招待费，须填写招待费申请单。3.对出差费用报销需发放：费用报销单，粘贴单，出差报销单，出差计划申请单。普通费用报销需发放：费用报销单，粘贴单。4．对需要进行付款申请的，试用于比较大的金额，如每月的员工餐费、物业费（包括租金、水电费、空调费、维修费等）发放：付款申请单，粘贴单。5．对需要借款（备用金）的需发放：借款单。备用金申请需以你的名义填写借款单，在10号-25号之前申请，备用金用完后用发票单据去抵借款。（第二次借款开始发放：发票+费用报销单+粘贴单）。注：所有要报销和申请的单据都需要在报销最后一个星期一前寄回深圳科技园，再转石岩财务统一报销（每次部门报销需自己作好记录）二、办公用品申购1．办公用品申请：20号左右先发邮件给研发部门各位职员征求建议和意见，确认办公用品的申请，后填写电子档即邮件先发送给科技园，与科技园统一跟采购申购。2．电脑申请由深圳科技园申购。3．电话机可先跟深圳科技园要，没有再写申购单。三、人事辅助（招聘、入职、考核）1.入职手续办理：提供相关资料（见入职资料要求），以邮件方式发送公司相关培训资料（管理制度），邮箱开通的申请，工牌、名片和卡位牌的制作，由深圳科技园申请。电脑的申请需要提前提出（如办公区有闲置电脑可不申请新电脑）；签约合同和保密协议并签字记录；发放办公用品，并要求领取人签字。办理饭卡进行充值。（合同、协议和入职资料须快递给深圳科技园）2．试用期快满时，新员工需写份工作总结，并发放试用/转岗考核情况记录表给新员工上级主管进行评价。最后将工作总结和试用/转岗考核情况记录表寄回深圳科技园再一起转交人事经理。3．每月月底作好部门考勤记录，发送给深圳科技园。4.部门同事名片用完需要制作时，制作名片申请表并发送给深圳科技园。5.需要盖章的文件和合同快递到深圳博威科技石岩总部四、研发物料和物品进出1.出库单签字：请领取相关物料的人在出库单上签字，签字后绿单自行保留，其他寄回深圳科技园再转仓库熊霜霜。2.有些直接送到成都的货物，请保留好送货单、发票并一齐寄回深圳科技园再转仓库熊霜霜。3.进出公司的物品进行严格登记，放行物品须填写物品放行条（经过主管签字同意）。五、存档记录1.部门和公司通讯录2.部门报销记录表3.每月考勤记录表4.物品申购单5.办公用品领用签字表6.合同和保密协议签字表7.电脑明细表（每一季度要更新一次）8.机票预定记录表和顺丰快递单据存档，以便公司结账核查9.公司制度和相关重要文件和资料的保存10.备用金使用情况表六、应急处理1．电脑、邮箱出现问题迅速联系MIS部门。2．用web方式登录邮箱链接：3．办公场所和设施发生问题，及时联系物业负责人报修。如需产生相关费用的，金额比较大的需请示上级领导。4网络、电话出现问题应及时联系电信负责人5投影仪、会议电话、传真打印机出现故障应及时联系售后咨询或维修。（二）对外联系1每月保存好物业收费通知单，以便向公司申请付款。2机票预定：航空公司：每次预订机票后要做相关记录，月底公司后勤部门会核对机票数和总额。3保证办公饮用水供应,提前联系饮用水供应商定水4公司统一顺丰快递，快递单须注明公司月结账号5食堂：1.每月1号为员工充值，12元*22天