行政前台工作内容.docx

行政前台工作内容

第一篇：行政前台工作内容前台行政工作一、卫生清洁会议室、会客室、副总、总经理办公室、茶水间、公共区域卫生1、上班第一时间根据当天情况调整空调，整理会客室跟上级的办公室。注意事项：烟灰缸需铺上纸巾后滴水。2、早上各个办公室进行开门、开窗通风；如有脏污需及时清理。需要提醒办公室员工对自己的办公区域进行及时清洁；3、查看各个办公室饮水机是否有水，若已无或已不够当日饮用，即刻联系送水（客户编号：XXX，订水电话：XXXXXXX）；查看纸杯、抽纸等是否足够，及时添置；4、总经理、副总办公室桌等清洁；会客室的茶具清洗；5、下班前关掉会客室茶桌电磁炉的开关，关好门窗。6、下班前整理好办公桌椅，电脑与电脑的摆放需做到横看竖看均为一条直线，电话需统一摆放，保持整洁度。7、下班时检查门窗、空调、电源等是否关闭。二会议1、例会：每周星期二上午10:00，如有变动另行通知。未经过批准未出席者每次扣款50元.得到准确会议通知时，在会议开始5分钟前通知参会者，准时到达；会议开始前做好会议签到，无法及时参会者，需得到领导批准。需要进行会议记录，按格式编排，需存档纸质版会议记录。三文印、传真、快递、电话管理工作1、行政助理负责对打印机进行保管、检查等工作，办公室设备如若出现故障或耗材缺失，应第一时间进行维修，确保不影响各部门正常使用。传真工作传真件必须按照公司已有的模板传送。3、快递工作收发快递，按照已有版本登记。所收取的快递在下班时间由收件人领取（急件除外）。四办公用品采购与管理1、各部门需求计划收集每月25日前收集各部门下月的物品需求计划，进行汇总，同时根据库存情况编制采购申请表，交由副总审批；2、其他公共物品采购计划公共物品包括：茶杯、纸巾、打印纸等非各部门需求计划内的物品，以及其他原公司没有但经过调查发现需要采购的物品，此项公共物品若临时急用，可报经副总，进行临时采购，如果非急用，可在每月25日前汇总需求计划，进行集中采购。3、采购流程一般日用品（非办公家具、设备等大型物资）由行政助理进行采购，流程如下：A、首先编制采购申请表，交由副总审批；B、凭借审批的采购申请表到财务处办理借支手续；C、一般是到黄沙谊园（荔湾区黄沙大道28-32号）如有其它更好建议亦可。D、采购结束后，填写报销单（含价格），整理好票据，交由财务审批；E、做好办公用具入库；五、办公用品发放1、任何办公用品的领用均需要登记；每月集中采购的物资（按照各部门的需求计划）在采购结束后，月初予以集中发放；2、办公室内物品领取均需登记。3、每月定时对办公用具进行盘点。六、办公用品使用管理,1、对于借用的物品，需要归还的，需要跟踪归还时间，到时间还未归还的要与之沟通，超过三天的需说明原因及归还时间；2、对于交还的物品的完好性，需要予以当场双方检查确认，如有问题视情况需要借用人承担的，由借用人原价赔偿或重购；确认无误后签字；七来客接待接待流程：1、客户进门起身迎接并询问来访事由；2、登记《客户来访登记薄》，弄清来访者身份和意图。若来访者未预约或是初次拜访，不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人，若有事宜，尽量选用转告方式；3、倒水4、通知相关工作人员有人来访；5、来客告辞时起身道别；6、客人离开后清理水杯及烟灰缸，整理桌椅、保持会客室的整洁；7、若来访者要找的人不在，记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在《客户来访登记簿》上登记，及时通知相关人员做回复；若来访者表示下次再来，则需在《客户来访登记簿》上注明；8、及时转告相关工作人员来访者的联系方式以及事由，并确保工作人员及时回复；9、《客户来访登记薄》需做好归档。八档案管理、公文制定、文件收发等工作1、协助制定放假通知、会议通知等公文的书写、张贴工作；此类文书在有效期后均需存档。2、放行条管理：依次为放行条编码，对相关经手人以及用途做好记录。3、公司证件：公司证件复印领取需对相关经手人以及用途做好记录。九通讯录管理1、熟悉公司人员的及通讯电话，及时更新公司内部员工的联系方式，负责公司电话的接听与转接。2、需为新员工申请邮箱，同时更新公司内部员工联系方式。十车辆管理一、车辆申请使用管理1、备有《车辆使用申请表》，由用车人在用车前填写此表，并交由相关负责人签字，行政部留存；若使用人在使用前未能填写，则交车后补填。2、使用人凭申请表到管理员处取车。十一、网络维护1、办公室网络维护：若遇上IP地址重复情况，可按以下步骤更改步骤：A、WINDOWS微标键+R键出现运行对话框，输入cmdB、输入ipconfig（输入法为英语即单击，为中文即双击enter键）即出现windowsip适配器相关信息。C、右击网络图标（即任务栏上类似电脑的图标），打开网络和共享中心，点击“更改适配器配置”，右击本地连接，选择属性，双击tnternet协