行政前台工作流程5则范文.docx

行政前台工作流程5则范文

第一篇：行政前台工作流程行政前台工作流程一、行政办公管理模块：（一）环境卫生的保持和检查，植物的维养工作工作流程：1、每天早上8:20、中午13:20和下午17:20检查公司所有办公场所（包括各办公室、会议室等桌面、地面等）的卫生和办公家具的摆放情况，及时收纳整理，保持各桌椅整齐，桌面、地面清洁无杂物；2、随时保持办公区整洁，定期在每周六中午组织公司员工彻底清洁；3、根据办公室《植物维养指南》对办公区域的所有植物进行定期维养，浇水、施肥等，并在《植物维养明细表》上做好详细登记。注意事项：1、保持办公区环境清新整洁、家具物品摆放整齐；2、及时补充抽纸和垃圾袋等，保障公司后勤配备。相关记录：《植物维养指南》——前台《植物维养明细表》——前台（二）报刊杂志的收发工作流程：1、每天早上9：10整理当日的报纸《成都商报》、《每日经济新闻》送至董事长办公室；2、每天早上10:20整理当日的报纸《四川日报》、《金融投资报》送至董事长办公室（具体要求见《报刊杂志收发明细表》）。注意事项：熟悉所有报刊、杂志的送达时间，如果未及时送达应立即打电话给物业询问情况，如物业不能及时送达，前台应及时到大厅取回。相关记录：《报刊杂志收发明细表》——前台（三）对办公区域的管理工作流程：1、上、下班时检查所有的电源开关；2、检查所有办公桌上的文件及办公用品的归类。注意事项：1、人员下班后，办公室的电脑、空调、饮水机、灯的电源是否断开，未处理应及时帮助处理，并在第二天上班后提醒同事注意；2、人员下班后，图纸、文件是否随意铺在办公桌上没有收捡，如有此类情况，应及时提醒注意。相关记录：《员工日常行为规范违规（纪）记录表》——行政主管。（四）接待——面试、客户来访工作流程：1、客户进门起身迎接并询问来访事由；2、登记《客户来访登记薄》，弄清来访者身份和意图。若来访者未预约或是初次拜访，不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人，若有事宜，尽量选用转告方式；3、如有必要，安排来访者前往前台前面的会议桌稍坐片刻；4、准备招待茶水饮料；5、通知相关工作人员有人来访；6、如有需要，每隔15分钟左右添加茶水，来客告辞时起身道别；7、客人离开后2分钟以内清理水杯及烟灰缸，整理桌椅、保持会客室的整洁；8、若来访者要找的人不在，记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在《客户来访登记簿》上登记，及时通知相关人员做回复；若来访者表示下次再来，则需在《客户来访登记簿》上注明；9、及时转告相关工作人员来访者的联系方式以及事由，并确保工作人员及时回复；10、及时将用完的《客户来访登记薄》归档保存。注意事项：1、接待客户热情周到，及时给客户添加茶水并在客户离开后及时整理会客室；2、《客户来访登记薄》的详细记录，并及时将使用完的记录归档保管；3、及时通知相关被访人员，若被访人员不在，要及时转告以确保及时回复；4、不得随意把公司领导及其他工作人员的联系方式告诉第三人。5、中午下班时间段12:00—13:30可以暂时以关闭公司大门，如果有客户来访，可以直接按下正对大门的前台座位下的开关，即可打开大门；6、中午办公室必须留一位前台接待人员值班。相关记录：《客户来访登记薄》——前台（五）电话的接听和记录工作流程：1、电话响铃两声后，立即接听，注意礼貌用语：接听外线电话首先以“您好，安盛”来问候，接听内线电话以“您好，某某部门”来问候。电话结束时礼貌道别，待对方切断电话，自己再放话筒，电话铃响超过3声，接听电话应该致歉；2、接听电话时应控制音量，不应影响其他人的正常工作；3、电话铃响时前台人员须及时转接，接转电话时，看清对方要找的人所在位置，再帮他转到就近分机，不需要再大声提示。其他人员不要在总机处接听电话。4、对不知名的电话，自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上将电话交给能够处理的人。在转接前，应先把对方所谈内容简明扼要告诉接收人。5、对方所要找的人不在时，应询问对方是否希望留言或留下回电号码，切忌立即挂断电话；6、通话之后，应轻轻挂断电话，并且尽可能等对方挂断后再放下听筒；7、没有接听到的电话应根据来电显示及时回拨，首先致歉，再询问刚才来电的目的。8、将需要转达的内容及时记录在《来电记录表》上；9、记录后5分钟内及时通知被传达人,通知传达的程序见口头通知流程,并确认对方接收信息正确无误。10、及时将用完的《来电记录表》交由行政主管归档。注意事项：1、来电接听迅速，接听电话使用普通话，声音柔和；2、了解清楚来电人的基本信息以及意图，及时在《来电记录表》上记录来电时间、内容、信息接收人等，需要转接的及时将电话转给相关工作人员；3、如遇信息接收人不在，应采取通知的方式及时转达信息，（通知方法详见“通知流程”）；相关记录：《来电记录表》——前台（六）日常的打印、复印以及相关设备