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行政助理

第一篇：行政助理行政助理工作职责行政助理作为公司的行政管理岗位，具有上传下达、承上启下的作用。行政助理一方面要熟知公司的各项业务，综合把握公司业务发展方向，另一方面根据公司总体的发展需要，从事相应的辅助工作。行政助理的具体工作内容如下：一、公文写作与处理（一）文书起草1、按照公司发展的阶段性变化和公司领导层对公司发展提出的战略性思路与方向，运用规范性文书格式，遵照“拟稿、审稿、审批、登记”的成文程序，草拟相关文件，辅助编制管理制度。2、根据公司各项业务发展的需要，服从公司的安排，辅助总经理编制本业务范围内的相关规章制度和员工工作手册。（二）公文制定与入档1、将草拟的文书送交公司领导层审阅，根据指示对文书进行修改，交领导层审批、签字。2、按照公文写作与处理的要求，汇编入档。3、入档的文件一式两份，一份编入公司档案，一份下发实行。二、会议通知、记录等相关工作（一）会议通知负责通知相关与会人员，告之会议召开的时间和地点，登记与会人数。如有不能如期参加会议者，请示领导层做出相应处理。（二）会议记录行政助理随会负责会议记录。记录内容包括：会议名称、召开会议的时间和地点、与会人员、主持人、记录人、与会者发言。会议结束后，整理会议纪要。对于会议中形成的决定，有必要形成制度的，请示相关领导，行文入档。三、档案管理（一）归档制度要求1、坚持“随要随调”、“举手拿到”的原则。2、公司内部文件：经过文书起草和公文制定后，按照“拟稿、审稿、审批、登记”的文件处理程序，编制文件入档序号，注明摘要内容。3、与客户来往的信函、传真等应按其内容的联系与有关合同整理立卷，在合同或信件上注明结果。（二）档案保管1、文书档案：按年度、组织、机构分类。2、客户档案：按地区分类。3、会计档案：按报表、账册、凭证顺序排列。4、设备档案：按使用年限、型号分类。5、技术档案：按科目分类。6、照片档案：按内容、时间顺序排列。7、档案最低保管期限为十五年。8、各类档案每年清查一次，做出清查报告。过期作废的档案必须收回，获得领导层同意后进行销毁。9、各类合同的原件放在公司档案柜，部门只留复印件。10、档案管理员工作调动时，认真办理交接手续。（三）档案借阅1、一般只在公司查阅，尽量不外借。2、确有需要的，需办理借阅手续。3、任何被借阅的文件资料不准擅自复印4、被借阅档案必须在限期内归还，档案借阅完毕时，注销借阅手续。5、不得泄露档案内容，严格执行保密制度。四、公司办公用品、后勤管理对办公物品的领用加以审核，合理发放。并统计办公用品消耗，及时采购。维护管理好办公室及公司所有的办公用品，每样办公用品责任到人，签字登记入册，每月盘点一次，是否有损坏或遗失现象，并每制作报表。根据公司要求，收发、打印、复印相关各种文件；管理总台电脑、电话机。负责通讯录的更新。制定公司工作人员作息制度，卫生管理办法。五、印章的管理与使用。六、公司下达任务的催办负责文件的收发，落实公司规章制度，负责对会议文件决定的事项进行落实和催办。七、其它公司领导和经理交办的其它工作。第二篇：浅谈行政助理于平凡处显身手---我对行政助理岗位的看法大海航行靠舵手，一个公司的发展与壮大离不开一个作风凌厉、思维敏捷、决策能力强的领导。古话说的好“人无完人”，即便是记忆力和组织能力都很强的领导也未必能够做得面面俱到。“领导者的职能是掌舵而不是划桨”，领导者不能既做掌舵者又做划桨人，所以助理的职责显得十分重要。行政助理不仅要协助领导者开展日常的工作，还应该具备分析问题，解决问题，针对特定问题提出个人意见和建议的能力，能够真正体现出“左膀右臂”“决策者另一个脑”的作用。行政助理自身能力的强弱与能否最大限度发挥自身的才能直接影响领导者的决策。助理与决策者有效的配合，产生积极的“化学反应”，那么有理由相信这是对企业经营发展强而有力的保障。对于行政助理的岗位职责，我的个人看法有以下几点：一、要全面了解公司的经营内容、经营理念、以及经营现状等等，通过所掌握的情况全面分析企业自身的“优势”、“劣势”、“机遇”、“挑战”，只有认清自身的缺点和优势才能更加有效的开展工作；二、协助总经理负责办公室的全面工作，作好经营服务、营运工作的督促、检查落实贯彻执行情况；三、协助执行总经理采集、编辑、传递公司经营、生产、管理等方面信息，及时为领导及相关部门提供准确、完整、及时的信息服务，协助总经理调查研究、了解公司经营管理情况并提出处理意见或建议，供总经理决策；四、协助部门承办会议以及会议前期的准备工作，比如通知、安排活动，接待工作以及决议、决定、工作计划的起草等等。会议期间要做好会议纪要，会后做好文件的整理、存档以及会场收尾等后续工作；五、认真接听电话、细致的接待客人，妥当应答，重要事件要做好谈话记录。同时应该掌握总经理的日程安排做好预约工作，安排商