行政制度精编.docx

行政制度

第一篇：行政制度西安寰宇商贸有限公司行政管理制度为提高寰宇商贸有限公司各项工作高效完成，完善行政部门现行管理规范，特制定此制度，通过小步快跑试错迭代，实现组织及个人共同成长。1、早晨上班，与同事第一次相见应主动招呼“早上好”或“早”，下班互道“再见”、“走了”等用语。2、公司内不许大声喧哗，不得影响他人工作,上班时间不得放音乐。3、爱护公司配置的电脑、打印机、复印机、办公桌椅，设备出现问题及时告知行政部。4、为了维护整体环境的整洁，公司内的墙面不可乱写、乱贴。5、每个员工都要树立服务意识，尊重他人的工作、生活。进他人办公室要先敲门，未经人许可，任何人不得随意翻阅或取走他人文件、资料。6、注意防火、防盗，发现事故隐患或异常情况立即报行政部处理，消除隐患，外出时随手关闭电脑，相关电器等。一、档案管理制度1.1各类规章制度、办法、人事、工资资料、公司发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由行政负责归档建档。标记档案编号固定位置保存，专人保管，专人领取。1.2各类承包合同、商务合同、协议的原件由行政部归档，复印件由销售人员负责，签订合同后一个月内交由行政归档。合同丢失，责任人承担相关补办费用，如出现经济事故承担相关费用。1.3档案资料借用需履行OA系统登记、重要资料借阅需先请部门主管及行政经理签字同意。二、印章及证照使用管理制度2.1印章的使用:任何部门在启用印章前，均需与公司行政部办理OA领取手续。印章丢失，如出现经济事故需承担相关费用，补办费用由相关责任人承担，2.1.1公章：公章由公司行政办公室统一保管。各部门有需盖公章的文件、通知等，须在OA系统里做相应的手续。2.1.2合同章：合同章由财务部保管。主要用于公司签订各类合同使用专用章，须在OA系统里做相应的手续。2.1.3法人私章：法人私章由公司出纳保管，主要用于银行汇票、现金支票等业务，使用时凭审批的支付申请或取汇款凭证方可盖章。2.1.4财务章：由公司出纳保管，主要用于银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴等业务或发票上使用，发票专用章主要用于发票盖章。2.2证照审验，包括营业执照年检（每年1月-6月）、食品经营许可证年检（5年换证），逾期年检产生的滞纳金由责任人承担。2.3证照的使用：有需要使用证照原件的，需在OA系统做相关的手续，证照丢失，如出现经济事故需承担相关费用，补照的费用由保管员承担。2.4证照使用流程图三、会议管理制度3.1月例会的参加人员为公司领导、行政、销售、财务相关人员或总经理指定的人员参加。3.2会议会以OA形式通知，如因未能参会，请在OA会议系统请假。行政请假由采购代为办理。3.3会议要求：3.3.1月会3.3.1.1每月第一个周六，各部门需对本部门上月的工作情况进行回顾总结，对需要在月例会上讨论解决的问题以书面形式传到OA系统.3.3.1.2各业务部门的工作报告除上述内容外，还需汇报下月销售、回款任务、经营管理及下月工作计划等方面的重要问题，并以书面报告形式于会前上传OA。3.3.2周会3.3.2.1周例会每周一下午17:00召开，周例会着重就上周工作、工作内容、工作进度、出现问题，提出解决方案，同时对下周工作进行安排。3.3.2.2周会必须按时召开，如负责人未在，可通过微信会议，网络不行由行政代为主持。3.4会议期间不许交头接耳，不要玩手机，认真聆听，不要随意走动，有事打报告。3.6行政人员在会后提交会议纪要到OA系统。3.7临时会议：临时通知，所通知部门及个人，按时参加。四、办公用品、公司财产及促销品管理规定4.1采购及印刷品：4.1.1公司日常所用办公用品，低值易耗品由行政负责统一采购。各部门通过OA提交需求。三日内办理。4.1.2各部门所用的印刷品，由各部门提出要求提交OA系统由行政办公室办理。七日内办理。4.2领用：4.2.1办公用品先由行政录入OA系统然后在领用。4.2.2各部门领用必须填写OA“领用单”，由部门负责人核签，行政复核，在行政部领取。4.2.3印刷品需要部门提交需求和时间要求，行政当天回复办理时间，以销售在OA提交后为考核依据。未提交责任划归销售部门。4.2.4电子设备（充气机，电脑，打印机，验钞机等）需要各部门填写领用单，挂到各部门及个人名下。4.2.5未划归及设备新购或者新同事，请在10工作日由行政通过OA系统划归部门及个人名下。4.3保管：4.3.1办公用品，在办公室分类放置统一保管。办公用品做好区分，标记，7天内完成录入。4.3.2行政人员应认真维护和保管好所存物品，办公用品、促销品、工具等做好防潮、锈、蛀、霉等。4.3.3电脑，打印机，工具等相关设备，保管人员认真爱护，用完归位。借与他人需要登记，丢失需要责任人自行赔偿，人为损坏由责任人自行承担。4.3.4办公用品，电脑，打印机，桌椅板