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规划设计部计算机使用管理规定

第一篇：规划设计部计算机使用管理规定总师办计算机使用管理规定第一条购臵和维护、维修1、由办公室主任指定专人负责,统一制定计算机系统的各种软、硬件标准，只有符合这种标准的设备方可使用。2、总师办的计算机软、硬件及相关服务的供应商由公司指定专人进行挑选（包括设备的采购）。总师办计算机软、硬件及相关通讯线路的安装和连接由办公室主任指定的专人监督。3、软、硬件设备的原始资料（软盘、光盘、说明书及保修卡、许可证协议等）根据档案保管要求保管。4、计算机的维护、维修由办公室主任指定的专人负责。5、总师办需添臵计算机及相应外设，由资料员填写申请单，报办公室主任及设计总监批准后报行政人事部。6、计算机的各种耗材由资料员负责领取。第二条使用1、计算机只能由经办公室授权及培训的员工操作使用。2、使用者应保持设备及其所在环境的清洁。下班时，务必关机切断电源。3、使用者的业务数据，应严格按照要求妥善存储在计算机相应的位臵上。4、未经许可，使用者不可增删硬盘上的应用软件和系统软件。5、各计算机必须设开机密码，并报计算机管理员、办公室主任备案，开机密码不少于三组，根据需要定期更换。6、严禁上班时间使用计算机运行与业务无关的软件。第三条安全措施1、各专业的业务数据，由文件管理员至少每月备份一次；重要数据由使用者本人向文件管理员申请做立即备份。2、公司计算机系统的数据资料列入保密范围。未经许可，严禁非相关人员私自复制。3、未经许可，任何私人的光盘、软盘不得在公司的计算机设备上使用。4、使用者必须妥善保管好自己的用户名和密码，严防被窃取而导致泄密。5、新硬件的添加及驱动程序须报计算机管理员批准，系统软件在升级前须报计算机管理员批准，并报电子文件管理员进行数据备份。第四条电子文件、档案数据库的管理1、电子文档名及目录名的命名分类应便于检索，对图纸、设计变更等电子文档命名采用与图纸一样的名称和编号。2、各专业应及时向各外协单位催要本专业电子文档及相应光盘，并检查电子文档、电子光盘与所发图纸或文档的一致性，并按电子文档命名规则进行命名，检查后由电子文件管理员备份于计算机上，并报资料员存档。3、按照集中统一管理的原则，各专业的文件、档案数据（包括其它专业档案的目录数据）必须集中由电子文件管理员管理。4、各专业及总师办的文件、档案数据库要存放在本部门档案室内，有防盗、防泄密、防电脑病毒等安全设施。5、各专业的文件、档案数据库与本部门其它对外开放信息的数据库实施隔离。6、各专业要根据有关规定制定、修改和完善档案的管理，包括工程图与文书档案的归档制度，电子文件的审发确认制度及收集归档、保管利用、保密制度等。7、电子文件的归档应与纸质文件同时归档，坚持随时生成随时归档的原则。8、凡归档的电子文件须实时加上档号，使电子文件与相应的纸张文件建立标识关系。9、凡外单位与外部门，电子文件形成后，及时将电子文件拷贝在磁盘上，向文件管理员移交，并通过档案管理软件在综合档案室档案数据库进行管理。10、电子文件管理员定期把电子文档（电子文件归档范围按本部门文书档案的归档范围），拷贝至耐久性的载体上保管，要求拷贝至少要两套，一套封存保管，一套供查阅使用。11、归档电子文件原则上采用只读光盘存储，禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。12、存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等，标标签式样应统一。13、把应归档的电子文件与相应的机读目录存在同一载体上面，并将机读目录、相应软件、其他说明等一同归档。14、上级部门针对本单位的批复，尽可能全文注录成电子文件进行归档。15、电子文件的整理要结合本单位的实际，按工程项目或年度内容、保管期限、密级等因素分类、排列。16、资料员对电子文件集中统一保管。17、档案室应配备各相应的处理设备，定期对每套载体的电子档案进行检验，合格率达到100%。18、电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件：①归档载体应放入规定的盒内，避免手直接接触盘面，载体应直立存放于防磁装具内，防尘、防形变。②保持环境温度适宜，要远离磁场。③每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%，如发现问题及时采取恢复措施。④磁性载体上的电子档案，每4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年。⑤定期检验结果填写电子档案管理登记表。第五条电子档案的利用1、电子档案的封存载体不得外借，利用时使用拷贝件，电子档案上网时必需符合国家或部门有关保密规定，要有稳妥的安全保密措施。由文件管理员亲自在本单位的计算机上复制。2、一般情况下不利用纸质档案原件，而利用电子档案，如需要利用原件，应按公司的有关规定办理借阅手续。借阅期间，档案员必须在场。3、文件管理员应及时按年度对电子档案的保管、利用等情况进行统计。