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邮件收发管理

第一篇：邮件收发管理邮件收发管理1、值班员在收到邮件、报刊时，要注意以下几点：1）看清收件人姓名及地址，如姓名或地址不清晰，要及时询问邮递员补写。2）要及时将邮件退还邮递员，退邮件需邮递员签名。3）在收件时如有内物外漏或损坏，则要邮递员亲自送达业主或填写证明，以分清责任。4）在发送邮件/报刊途中要小心稳拿，以免丢失邮件。5）在业主签收时要防止错签漏签。6）投入报箱的报纸、刊物要及时、准确。2、值班员应要求邮政局人员将普通信件（非快件、特快专递、邮件通知单等）直接投放到客户的信报箱中。3、其它专递公司（非邮政局）的专递邮件/信件，由其公司人员直接送达收件人，管理处不予转交。4、对于邮政局的需要物业公司签收的邮件（如快件、特快专递、邮件通知单等），值班员应通知巡逻员及时送到收件人手中，并做好记录。5、当日所接收到的邮件，当日巡逻员必须把邮件送往收信人手中，不允许有积压邮件，或不送邮件。6、因收信人不在使邮件不能及时送出时，应及时通过邮件/专递信件上的联系电话通过收件人前来领取；如无电话的，应在首层电梯厅告示栏上公示（在收件人取之前一直公示），如一周管理处还联系不上收件人的，应将邮件/信件交回邮政局，在要求邮递公司签收的同时，需注明“交回邮政局通过其它办法联系收件人”。7、对地址不明或已搬迁业主的邮件要认真核对，确定无误后及时退回邮局。8、避免发生积压信件的现象，不允许有死信，更不允许私自撕拆业主信件，私揭邮票。9、值班员交接班时，需交接信件、邮件、报刊杂志等数量，数额不清时不应交接班，需上报主管核实清楚后再交接班。第二篇：邮件收发管理规定XX公司邮件收发管理规定为进一步规范邮件收发管理，确保公司邮件收发及时、准确，根据需要，特制定本规定。第一条适用范围本规定适用于公司各种邮件的收发管理。第二条邮件类别本规定所指的邮件包含平信、挂号信、电报、快递、包裹、汇款单、报刊、杂志等。第三条邮件管理一、邮件收发责任人行政部为邮件收发管理部门，行政前台为具体执行岗位，负责公司所有邮件的收发。二、邮件收发管理1.公司所有外来邮件一律经行政前台签收分发，不得交由他人处理；2.挂号信、包裹单、汇款单、特快专递等邮件由行政前台通知收件人，收件人至前台凭本人有效身份证件签字领取，委托他人领取的，必须持收件人本人有效证件，方可领取；3.上级机关信件、公司领导邮件由行政前台转送相关领导；3.部门及员工个人邮件由行政前台通知各部门领取；4.公司为科室订阅的杂志由信息科领取后登记备案，相关科室再行借阅；5.其他报刊、杂志由行政前台通知相关部门领取；6.所有邮件的领取必须签字登记。第四条邮件收发责任人职责1．每天做好各类邮件的签收登记并分类存放于指定位置，妥善保管；2．对所有邮件应随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延误，对外来邮件应检封邮戳，如发现拆封或邮票被撕应拒绝签收，并向邮局反映，查明原由；3.收件人联系方式不详或无法辨别的邮件存放于指定位置，供收件人查询，60天内无人领取的邮件，交由邮政部门处理。第五条本规定自下发之日起施行，最终解释权归公司行政部。XX公司二〇一三年七月二十四日第三篇：邮件收发管理制度邮件收发管理制度一、目的：为了规范公司报纸、期刊、信函、快递等邮件收发操作，提高信息传递、处理效率，确保邮件安全，制定《邮件收发管理制度》。以下简称《邮件收发制度》二、适用范围：《邮件收发制度》适用于凡经邮政/快递渠道送达本公司内所有单位（个人）的报纸、期刊、信函、快递等邮件的管理。三、职责：公司保安负责邮件的签收、送达及管理。1、每日邮件／快递和常规邮件/快递的收发工作由值班保安负责。2、在保安室放置3天以上没有人领取或无法送达的特殊邮件/快递由保安室交综合办公室处理。四、收发程序1、值班保安负责签收送达的邮件／快递，并检查有无开封、损坏现象，收件单位/个人名称是否明确，发现异常现象要邮递员签字证明，并获得准确的联系方式和地址；损坏严重的要通知收件单位/个人到场处理。2、非公邮件／快递应由保安公示并告知收件人签收。3、汇票/发票一律由收件人签收。4、保安对送达的公函性的邮件／快递签收后应及时送到综合办公室。其中副总级以上的公司领导的邮件/快递直接送达本人办公室，由本人确认后签收。五、附则1、已经与本公司解除一切关系员工或单位的邮件／快递在保安室保存期限为三个月，具有重大价值的要送到办公室。保存期限已满三个月的报请综合办主任或更高职位人员处理，不得长期存放，不得擅自处理。2、未经授权许可，所有人员不得接收非本单位（个人）邮件／快递，不能开看，违者视情处罚。3、报纸不在登记签收之内，直接由值班保安按规定分发。4、《邮件管理制度》自公布之日起实施，以前相关制度不再执行。5、《邮件管理制度》未规定的事项，按公司相关管理制度执行。浙江中煤机械科技