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采购流程

第一篇：采购流程三、物资采购㈠请购1、常规物资由仓储部门库房管理员根据现在库存数量和消耗情况提出采购申请，由主管部门审批，常用物资的库存量不得超过半个月，不常用物资和采购时间较长的物资库存量不得超过1个月为原则，保证物资周转率年度达到10次以上。物资采购目录以外的物资由使用部门（科室）提出申请，主管部门审核，院长审批，物资采购目录以外的物资申请数量一般不得超过预计使用1个月的数量，经使用3个月能够正常使用后，纳入物资采购目录管理。经使用3个月不能够正常使用的，不得纳入物资采购目录管理管理。2、物资采购申请批准后统一交到仓储部门，由仓储部门库房管理员根据批准的物资采购申请编制《物资请购单》，《物资请购单》应完整填写物资名称、规格、型号、数量等基本信息，需要专门说明物资生产厂商的，应在备注栏中注明物资生产厂商。物资采购申请部门不得提出指定物资供应商的要求。3、《物资请购单》由库房管理员编制，同时将电子档上传财务科和主管部门进行预审，预审完成后，报主管部门审核并签字、报财务部门审核并签字，物资请购一般每周一次，原则上每周二下午由库房管理员将批准后的《物资请购单》报采购部，并上传电子档一份。㈡采购1、每年年初，各医院编制全年物资采购预算，编制价格以上年度实际采购最低价为基础。2、采购部应根据医院年度物资需求情况选好供应商，采购部应当对供应商的资质、物资质量、配送及时性、供应商的信誉等情况进行科学评估，确定信誉好、质量高、价格低、供应及时的供应商作为公司的物资供应商。对首次纳入公司的物资供应商应当要求物资供应商提供相应的资质证明材料留医院仓储部门备案，采购部留资质证明的电子档（所有供应商的资质证明材料均应在医院仓储部门备案，随时供医院和政府相关部门调阅）。3、年初应由公司组织一次集中招标采购会，由各供应商报价，公司确定全年物资的招标采购价格和确定《物资采购目录》，《物资采购目录》内的物资为常用物资。公司确定《物资采购目录》后，应及时将物资采购目录和招标采购价格以电子文档的方式下发各医院财务部门，物资采购目录和准予公开的采购价格以电子文件的方式下发各医院主管部门，同时送公司财务部备案。4、《物资采购目录》以内的物资和《物资采购目录》以外的药品、医疗器械和卫生材料均由公司采购部统一采购，《物资采购目录》以外的物资和零星物资（单件价值在200元以内且批量价值在500元以内的物资）由医院自行采购。5、采购人员收到《物资请购单》后，根据年度物资采购确定的供应商进行物资采购。6、采购人员要严把物资质量关，特别是对有效期不足6个月的药品、卫生材料禁止采购。7、《物资请购单》送达采购部后，常用物资一般应于一周内由供应商送达医院仓库；如因不可抗力及市场紧张因素导致在一周内采购不到的特殊物资，采购部应于《物资请购单》达3天内反馈到请购部门，原则上物资采购的最长时限为15天。物资供应商不能送达医院仓库的，由采购部提货并送达医院仓库。㈢验收1、物资到达仓库时，由最先接收物资的人员通知采购员和主管部门指定的物资验收人员依据《物资请购单》对所采购的物资进行验收。2、验收人员在验收时主要负责物资的质量问题，即：物资的生产日期、到期日期、物资的名称、规格、厂商、包装等质量问题，对物资经验收与订购单不符的物资或质量不符合国家要求的物资，验收人员有权拒绝入库。3、库房管理员在验收时主要负责物资的数量问题，即：物资的数量是否正确，对超过采购申请数量的物资，库房管理人员有权拒绝入库。4、对不符合国家要求、医院采购要求和超过申购数量的物资，由采购人员负责退货处理。5、经验收合格的物资，应及时办理入库，并打印物资入库单一式三联，《物资入库单》作为物资验收合格凭证，应当由验收人员、采购人员和库房管理员共同签字确认，与供应商的送货单一并作为付款或应付款项的依据，入库单第一联由库房留存，作为物资入库的依据，第二联交由采购人员作为报销结算的依据，第三联由库房管理员根据供货商分类整理后，于次月3日报财务科作为应付账款入账。㈣付款1、行政后勤物资一般采取货到付款或月底结算；医疗物资采取先采购，延后两个月付款的方式。2、月底终了，采购部应收集各供应商的《供应商对账单》，各家供应商的《供应商对账单》应按月编制，在对账单上应标明期初余额、本期购买金额、本期付款金额和期末余额，《供应商对账单》（或传真件）须经采购部签字确认后应于每月5日前送到医院财务科，财务科应核对每家供应商的对账单，对账单核实有误的，采购部、仓储部门应当协助查实，确保做到账账相符、账实相符。3、原则上，下月的物资付款总额应当与上月的物资采购总额相当，医院因资金紧张不能确保物资付款计划的，应于每月10日前根据月份资金使用计划及时通知采购部物资付款额度，便于采购部编制物资付款计划；采购部因物资采购困难或供应商回款需要增加物