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采购控制程序

第一篇：采购控制程序采购控制程序1、目的为保证采购工作质量，明确各部门职责，使采购工作规范化，特制定此程序。2、适用范围本规定适用于公司所有部门的物资和服务采购过程。3、相关定义3.1采购计划：根据各部门的需求制定采购要求，包括物料采购和服务采购。3.2原辅材料：在生产过程中直接或间接体现在最终产品上的物料。3.3包材：包装材料。3.4生鲜物料：保鲜时间短，需要零星现场购买的物料，主要包括：水果、鲜奶、酸奶等。3.5办公劳保物品：公司办公文具、后勤保障物资、员工制服、劳动安全保护物资等。3.6计划内采购申请：各部门按照月度，生产部门按照月、周、日固定采购周期根据预估而提前计划的采购申请。3.7计划外采购申请：未进行提前预估或无法提前预估，而因需求紧急，需要限期内完成采购的申请，属于紧急采购情况。3.8评审组：从被评审的供应商及产品的技术方面考量而选择的相关联部门组成的评审团队。3.9供应商选择：由评审得出的结果为依据对供应商进行的选择。/173.10供应商评审：由评审组对供应商提供的样品质量和相关证书等信息进行比较、评判、打分的过程，以确保为公司提供合格的产品。评审内容包括：供应商经营状况业绩、样品质量程度、技术保证能力、人员能力素质、检验检疫能力、诚信程度、交货期、售后服务情况、资质认证程度、价格等。3.11合同签订：合同是供方与被供方，经过双方谈判协商同意而签订的“供需关系”的文件，具备法律约束力，双方都应遵守和履行。3.12技术部门：提供专业性技术支持、指导的部门，例如网络部对于IT设备、品控部对于计量仪器。3.13供应商资质：供应商生产能力、设备完备性，资质证书完善性，合作意向，检验检疫齐全性，是认证体系要求等能力。例如食品安全QS认证、电子设备的3C认证等。3.14A类供应商：提供直接用于食品生产的原材料、食品添加剂、包装等能直接影响产品质量的供应商。3.15B类供应商：提供包括仪器校准、维修、保养、检验、物流运输、外部文件更新及检验、法律服务、技术支持、人事托管、咨询、设计、活动组织、场地租赁、房屋中介等外部服务及零星采购的非直接用于食品生产的物品供应商。3.16专项要求：为了某一特定目的来提出、约束的控制要求，例如电子产品的3C认证。3.17供应商再评审：为了评价供应商在合作期内经营状况业绩、产品质量保证程度、技术保证能力、人员能力素质、检验检疫能力、可2/17靠可信程度、交货期、售后服务情况、相关证件完备性、价格等信息而由评审组进行比较、评判、打分的过程，通常为每年度进行一次已有合格供应商的再评审工作。4、职责4.1采购部4.1.1采购部负责收集汇总各部门提交的物资采购和服务采购申请。4.1.2库房负责核实库存量来计算公司总的实际采购量。4.1.3采购部负责制作月度《采购计划汇签申请表》。4.1.4采购部负责收集、调研、汇总市场信息、供应商信息或各个部门将供应商信息提供给采购部，由采购部统一汇总，形成评审文件。4.1.5采购部负责根据评审结果确定合格供应商名单。4.1.6采购部负责草拟合同并整理合同所需的相关资料，比如供应商营业执照，税务登记证，付款信息，专项要求，组织机构代码证，整理之后附在一起交给公司法务审核。4.1.7采购部负责所有公司物资、服务的订购工作。4.1.8采购部负责所有物料的初检。4.1.9采购部负责整理提供各供应商的供货及时率、售后服务、整改有效性、公司经营及业绩等信息。4.1.10采购部负责与供应商（选择、样品）的协调与沟通。4.2财务部/174.2.1提供库房实际库存。4.2.2财务部负责审核采购部月度《采购计划汇签申请表》。4.2.3库房负责货物验收。4.3其他部门4.3.1各需求部门负责提出月度计划内采购申请，并得到部门负责人审批。4.3.2相关部门负责提出需求并审定某些服务、物资的质量标准以及关键控制点。4.3.3负责相关服务或物资的复检。4.3.4负责协助采购部的采购工作。4.4总经理4.4.1负责批准采购部月度《采购计划汇签申请表》并提出意见。4.4.2总经理负责批准合同。5、工作程序5.1采购计划的申请、审批5.1.1生产部生产计划员依据下月度销售量在每月25日前将计划内采购申请，包括：下月度生产运营用原辅材料、包材、月预估生鲜物料需求制定成的《生产物资申报计划》，设备工器具、机修零备件需求制定成的《工器具需求申报》一并经过生产部门负责人审批后提交给采购部订购专员。计划内采购申请中实际每日生鲜物料需求、每周两次生鲜物料需求、外部服务需求由生产计划员填写在《采购申请单》中，于每日16点30分前将部门负责人审批通过的《采购申请单》4/17交予采购部订购专员。计划外采购申请需要填写《采购申请单》，由部门负责人审批后部门自行报备给总经理批准后交予采购部订购专员。5.1