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采购跟单流程7-28

第一篇：采购跟单流程7-28采购跟单流程一）前期采购：根据业务提供的客户需求信息，结合相关工厂信息，寻找合适的供应商和相关样品，进行采样、报价、打样等开发工作。二）制单下单1/制单,根据业务移交来的产品记录本和样品或是产品图片，结合合同格式和产品专业共性要求来制”采购合同”.注意合同内容的完整性,合同条款的严谨度.,并提交业务初步审核，再交主管最终审核。2/下单：在下单前整个订单的预算（立方数和交货时间）。数量少的客人，应先预算立方数再下单，此合同是否整柜，发现少或多要及时通知业务进行协商处理后再下单，以免造成最后的缺货或余货。下单顺序，根据业务的出货急缓指示，结合工厂的交期的长短等实际情况来操作。外地工厂通过传真，本地大单要求工厂来公司拿单，小单多单要求到市场下单。需要双方的手写签名，如果是业务员或是司机来拿单的，必须写上供应商公司名，再填上代签人姓名。三）制出货清单，跟踪订单（围绕出货清单去执行）跟单从此步骤开始1/审单：接到业务审核后的销售合同（做出货清单用）2//制“出货清单”，根据该文件要求在下完订单的当天，把产品状态录入“出货清单“得出货立方数和出货时间。出货清单信息必须按照要求填写完整（需要写上供应商名称、货号、英文产品描述、箱数、装箱量、单价、总金额、预计体积、预计2A/每天围绕“出货清单”的状态去跟踪每个产品的进度，跟单中的进度和结果记录在出货清单中幷每天发给业务和主管（时间：不晚于第二天早上9：30），如果没有变动（提交“无变动”3个字）；每个因素里要数据化/详细化。（具体见“出货清单”规范）2B/中途接到客户要求有所变更的，首先要看改什么？能否接受？如我们的货已生产差不多了，已收尾，就不可能再更改了，如还没安排问题不大。如已安排了部份，要进行协商。比如数量要减，如工厂已按原数量采购了材料，通用的问题不大，但如是专用的，客户要承担部份费用，如果是双方协商取消的采购合同，必须要求供应商退回原采购合同。2C/如果当事人无法有把握解决时必须上报业务，如果业务不能解决的立即上报主管。四）验货，收货，出柜。（根据采购合同中的具体细节要求执行），最后一次验货过程必须拍图片。在验货/收货之前把“出货清单“原样”“大货样”交到业务确认，以避免按不合格的样品去验货/收货。1/验货：在每次验货前需要带：采购合同，各类原样和设计稿，后续合同，验货报告，落货资料首期（下单后的5个工作日内：材质，工艺，色样，包装辅料样，款式设计等跟踪，完整样品最终经业务确认，如果去工厂必须带回所有辅料和半成品样品。）中期验货（大货开始生产后：做工，尺码，配色、配码等装箱问题），根据采购订单条条核对。后期（包装完成装柜前：整体效果，做出验货报告、落货资料）验货完成后必须带回齐全的样品，每次验货必须依据采购合同要求一条一条验，并同时填制验货报告，并带样品回来，除贵重工艺品则拍照。并当天上交到业务审核（不迟于第2天）。验货时需要特别注意的事项由业务在采购合同中注明，要求到工厂验货的业务在合同中注明。验货人员验货完成，在已经检验的外箱左上角贴上已检标签。因饰品部门的产品特殊，业务可以在采购合同中注明要求的验货比例。.验货时务必根据各种样品和采购订单上的各项要求，并注意外箱的质。***要求把打开货的箱数，箱号注明在落货资料上。4）验货中基本必查点和顺序：1/点箱数；2/查唛头外箱侧唛（货号及数量必须正确，字体端正）；3/查包装：从外到里，辅料，配件，单包装；4/料子，工艺；5/颜色，配色；6/技术指标，物理，化学性能；7/拍图片，带样品；（有问题的产品一定要带样品回来）5）验货时，如遇不合格货品但供应商可以补救的，尽量补过来，如果时间太短，严重者和业务或是主管/经理商量，轻者当事人与工厂协调改正（如结果有取消的要拍下不合格货的图片，当天上报业务，以便通知客人），每天把工作结果记入“出货清单”，做出总结。6）在称重量和量箱规时，要准确不能马虎（注意重货柜），外箱正、侧唛不可模糊/特别是侧唛一定要清楚。7）验货后所写的拿款日期8）在验货过程中需填写公司规定的“验货报告”“落货资料”，在装柜前一天3点前把原样、订做的大货样交到业务签名方可装柜。9）在装柜的前填好“定柜通知表”交主管审，由主管交到到单证部；如果是退税柜子要提前两周提交10）装柜前，校对装箱单上的船公司，目的港、货柜号和锁号及是否该客人的柜子，以免装错，装柜时，指挥、安排装货顺序（根据业务要求和不同货物情况安排里、外、上、下）（如化妆品等不能倒立产品，切记装柜时叮嘱装柜人员并监督好，必要时上柜子里监督并指挥。）五）柜后工作：1）装柜后当天把”落货资料”交业务，“采购合同“交财务，“报关提单资料表”交到单证部。并把装在最后面的几种货注明给单证部，以便报关。2）装完柜子后要根据订单