顾客投诉管理制度精编.docx

顾客投诉管理制度

第一篇：顾客投诉管理制度顾客投诉管理制度+流程+处理程序一、投诉受理过程第一步：接受投诉客户服务部接受客户投诉，做好客户投诉记录，向客户承诺在5个工作日内给与答复。第二步：调查投诉内容，确定责任部门客户服务部根据客户投诉内容，进行调查并填写客户投诉调查表。如果投诉情况属实，投诉成立，分析确定责任部门；如果投诉不属实，向客户返回调查意见。第三步：传递工作联系单对于情况属实的投诉，填写客户投诉传递单，向责任部门传递。要求责任部门在3个工作日内给与答复及解决方案。第四步：沟通客户意见客户服务部就责任部门的答复和处理方案与客户沟通，填写客户意见表。如果同意，按照方案执行；如果不同意，返回责任部门。（责任部门处理意见能不能代表公司？）第五步：实施解决方案客户接受解决方案后，由责任部门组织实施方案。第六步：客户回访责任部门的方案实施完毕之后5个工作日内，由客户服务部进行第一次客户回访，并填写客户满意度调查表。（不同类型的投诉需要回访的次数不同：工程质量投诉的回访，至少回访2次；服务质量投诉需要回访1-2次。）第七步：将回访意见返回责任部门客户服务部将客户满意度调查表返回责任部门并存档。如果客户满意或非常满意，则投诉正式受理完毕。如果客户不满意，则重新从第二步开始。顾客投诉处理程序1.0目的：及时、有效地处理顾客投诉，确保顾客满意。2.0适用范围：适用于公司管理服务过程中所出现的各种投诉处理工作。3.0职责3.1管理部、各管理处负责顾客直接或间接投诉信息的收集、登记、汇总、分析、传递、处理、验证；3.2相关部门负责实施过程的处理及对解决措施的有效性进行验证；4.0程序4.1顾客投诉的受理4.1.1公司管理部为公司受理顾客投诉的责任部门,其它职能部门（人员）接到投诉，应在2个有效工作时内转交管理部，由管理部统一受理;4.1.2各管理处主任和管理员为各管理处受理投诉的有效责任人，其他人员接到投诉后，应在15分钟内送达责任人。4.2投诉的识别a)有效投诉：指顾客对公司提供服务的内容、承诺及服务质量的投诉;b)无效投诉：指顾客对公司服务承诺范围以外的投诉。4.3管理部对有效投诉的处理4.3.1接诉人填写《顾客投诉处理登记表》，对需管理处处理的投诉应填写《顾客投诉转交签认单》,并在2个有效工作时内转交相关管理处，由相关管理处负责处理,并在处理完后8个工作时内将处理结果反馈给管理部;4.3.2有效投诉需要2个以上部门共同处理时，由管理部统一协调处理;4.3.3对于严重有损于公司形象的重大投诉，由管理部核定确认并提出处理意见，报管理者代表审批。4.4管理部对无效投诉的处理4.4.1管理部接到对开发商工程质量或遗留问题的投诉后,填写《顾客投诉处理登记表》和《顾客投诉转交签认单》,并于4个有效工作时内转交到开发商的相关部门。4.4.2管理部接到其它无效投诉,由接诉人填写《顾客投诉处理登记表》，并在4个有效工作时内向投诉人做好解释工作。4.5.管理处对有效投诉的处理4.5.1管理处主任或管理员接到投诉后填写《顾客投诉处理登记表》，并在4个有效工作时内对顾客的投诉进行核实,在8个有效工作时内开始处理;4.5.2超出管理处处理能力的投诉，管理处应在2个小时内转交管理部，由管理部负责按照本程序4.3处理。4.6管理处对无效投诉的处理4.6.1管理处接到对开发商工程质量或遗留问题的投诉后,填写《顾客投诉处理登记表》，并在2个工作时内转交公司管理部,由管理部按照本程序4.4.1处理。4.6.2管理处接到其它无效投诉后,由责任人填写《顾客投诉处理登记表》，并在4个有效工作时内做好解释工作。4.7顾客投诉回访凡由管理部或管理处受理的投诉，自投诉处理过程结束时起，由管理部或管理处在3日内采取上门回访、电话回访的方式进行回访验证，并填写《访问顾客记录表》。4.8顾客投诉定期分析4.8.1管理处每月2日前应当将本小区上月发生的投诉数据报管理部；管理部每月5日以前将上月投诉工作处理事项汇总后报管理者代表。4.8.2管理部对顾客投诉每半年进行一次汇总分析，并把投诉分析出来的数据作为年终管理评审输入。4.8.3对反复出现的顾客投诉问题，管理部应报管理者代表，由管理者代表组织有关部门召开会议进行分析解决，并采取有效的纠正预防措施。5.0相关文件和记录a)《顾客投诉处理登记表》b)《顾客投诉处理表转交签认单》c)《访问顾客记录表》[em81]如有意见加QQ549477296探讨酒店管理与经营本人是位从事酒店工作人员文凭不高自觉的对酒店了解略知一二欢迎大家探讨回复引用举报顶端anan1983只看该作者板凳发表于:06-08级别:永久会员发帖8653CSA币37192贡献值1679升级经验26611(3%)点升级进度关注Ta发消息赚积分加入VIP1、倾听：在发生顾客投诉事件