供应商及采购管理制度-修改.pdf

供应商及采购管理制度一、本制度包含供应商管理制度及采购制度。二、供应商管理制度（一）供应商定义供应商分为长期供应商及短期供应商。合作时间超过一年以上的供应商为长期供应商，合作时间为一年以内的为短期供应商。（见附件一）（二）供应商管理1、新增供应商：行政部/工程运营部/电脑部/市场中心采购经办人必须填写并提交《增加/注销供应商申请表》（见附件二）后附：1.营业执照（复印件盖公章）2.税务登记证（复印件盖公章）3.组织机构代码证（复印件盖公章）4.银行信息（盖公章）5.施工资质证明（复印件盖公章）（建筑装潢类）6.授权代理证（复印件盖公章）（如有）等至财务中心备案。供应商需具备以下条件：（1）中国国内注册、具有独立法人资格、能提供招标产品及相关服务的制造商或授权代理商。（2）非正在接受国家有关部门审查、被其他企业兼并（收购）或因重大经济纠纷在法院打官司的企业。（3）装修供应商：必须具备三级及以上施工资质证明。（4）媒体广告供应商：发行量、媒体的阅读群情况介绍、代理公司情况介绍、网络IP流量、全球全国的网络排名。财务经理/会计经理审查资格同意后，会计部给予供应商财务编号，在财务系统建立供应商档案。如无供应商财务编号，财务部拒绝支付应付账款。同时行政部/工程运营部/电脑部/市场中心将该供应商纳入本部门的《供应商名录》（见附件三），作为其采购物品的首选依据。2、供应商注销：（1）每年12月1日会计部提供1年以上未异动的《供应商清单》包括：1.财务编号2.供应商名称等信息给采购单位，采购单位于12月30日前确认有效供应商，对于无效供应商由各相关部门填写《新增/注销供应商申请表》列明注销原因等，由部门经理、总监确认后，交由财务经理/会计经理审核。会计部对于无效供应商在次年1月财务系统将不继续保留该供应商信息及财务编号，给予注销。如以后公司因业务需求，向已注销的供应商订货，则按照新增供应商条款处理。否则无法支付应付账款。（2）当出现下列情况时：1）提供商品或服务不符合公司要求2）出现严重质量问题3）市场上出现其他更符合公司要求的商品或服务4）供应商价格上调不合理5）综合表现差的供应商公司决定不再使用该供应商，则采购部门应当填写《新增/注销供应商申请表》列明注销原因等，提交至财务中心，会计部应当收到该表后的第二个工作日完成注销工作。3、对于长期供应商，采购部根据每次营业部提交的《验收反馈表》记分，反馈表内容包含货物数量是否短缺，货物质量是否符合合同的要求，或提供服务的数量及质量是否符合合同要求等。根据这些信息按月登记《供应商评估明细表》（见附件四）由部门经理、总监审核。每年1至3月应对其进行年度评估，根据1-12月份《供应商评估明细表》编制《供应商综合考评汇总表》（见附件五）。年度评估部门为采购部门、总经理室、营业部门、财务部门（内控部）等。4、行政部/工程运营部/电脑部/市场中心指定人员每季度对其采购经办人录入的供应商信息的准确性、完整性进行审核（主要审核内容包括《供应商名录》、《价格变动表》、《新增/注销供应商申请表》等信息是否一致）并签字确认，如不一致，由各部门查明原因并修改《供应商名录》信息。每季度行政部/工程运营部/电脑部/市场中心负责将更新审核后的《供应商名录》以邮件形式发送至各部门总监级以上人员，以供参考。（三）供应商询价原则1、单项价格500元以下且总金额5000元以下的采购询价供应商为2家；单项价格大于500元且总金额大于5000元的采购询价供应商应不低于3家供应商。（其中2家询价供应商需在供应商名录中选取，非名录中的供应商需另填写《新增/注销供应商申请表》并后附：1.营业执照（复印件盖公章）2.税务登记证（复印件盖公章）3.组织机构代码证（复印件盖公章）4.银行信息（盖公章）5.施工资质证明（复印件盖公章）（建筑装潢类）6.授权代理证（复印件盖公章）（如有）等）。2、如果单笔采购金额或全年同一项目采购金额超过50,000元,必须采用竞标方式,即两家以上供应商分别提供密封的标书,由财务中心内控部拆标,内控部经理将中标情况书面呈报采购部门及总经理和董事长,由总经理和董事长决定中标结果。关于所选择的两家以上供应商，其资格分别为至少一家是长期供应商，其他为新供应商。如果采购金额超过100,000元,采购部必须提供三家以上供应商竞标，其中至少一家是长期供应商，其他为新供应商。3、对于日常消耗品行政部经理/工程运营部经理/电脑部经理/市场中心总监每6个月需派指定人员到市场询价，并记录询价结果及填写《询价记录表》（见附件六），由部门经理、总监、总经理审核签字，对供应商物品价格进行确认、调整。价格需要调整时，将变动结果报总经理秘书处，由总经理秘书更新《供应商名录》中价格，并将经过审批的《询价记录表》归档。总经理助理每月审核总经理秘书录入《供