信件收发管理办法.pdf

信件收发管理办法前言本规定是有限公司管理体系文件之一。本程序由总经理工作部提出并归口。本程序由总经理工作部负责起草。1、目的：规范公司报纸、期刊、信件收发操作，提高信息传递、处理效率，确保信件安全。2、适用范围：所有来往报纸、期刊、信件（包括快递等）。3、后勤保卫室门卫负责每日报纸、期刊、信件的接收，由总经理工作部统一发放。4、接受与发放程序4.1所有公司来往信件、报纸和期刊，均由门卫负责接收。4.2邮递员送来的信件,门卫要检查有无开封、损坏的函件,如有开封、损坏函件,必须让函件接收部门（或本人）派人查收。函件接收部门（或本人）不派人或不收函件按信件退回处理。4.3节假日及下班后的损坏函件，门卫负责与函件接收部门负责人联系，部门指派人员来公司查收，部门不派人或不收的函件按退回处理。4.4需到邮局领取的函件，由部门负责到邮局领取，后勤保卫室协助、配合。4.5总经理工作部收到报纸、期刊和信件后，先分类登记（来函来信记录表）后分发，属于公务信函/物件的，必须由函件接受部门或人员签收；属私人信函/物件的，直接分发到接受人（财务部另有约定统一接收，按约定执行。函件本人不在的由部门人员代收）。公务信函/物件的范围包括：以公司董事长、总经理、某部门等为收信人的；发函人为单位的，收信人为公司名称加收信人名字的；其他需要由领导处理或向领导汇报的应及时汇报请示。4.6报纸保存期限为一个月，具有重大保存价值的送交档案室存档。一个月后及时清理，保持整洁。4.7非信件接受人来领取信函/物件时总经理工作部应仔细核对、通过电话等方式确认授权委托是否真实，并做好记录。5、收到信件、报刊后须及时分发，不得积压，不得造成信件延误或遗失。6、本办法自公布日起实行，之前规定若与本办法冲突，则适用本办法；本办法未涉及之处遵从公司相关规定。