李革增行政秘书档案管理.pptx

聚成华企在线商学院1、什么是档案管理如何管理你的文档2、整理原则：以时间顺序为主，以档案的重要性为辅，兼顾档案的分类。先发生的档案存档在前，后发生的档案存档在后；方法：（1）根据使用的频率来整理文件。最常用的东西应该在你的手边，随手可取。（2）把暂时不用的文件移走。（3）建立文档编号，一部分编号01—12，代表每年的每一个月；另一部分编号01—31号，代表一个月的每一天。（4）一般归档一份（原件），重要和经常使用的可酌加副本。（5）文件材料应按原件在前、附件在后的方式排列。3、存储普通文件：文件柜、箱电子文件：硬盘光盘原则：分门别类、不同存贮介质的资料应单独存放；保证安全；档案组卷应使用文件夹、档案盒或其他档案用具保存，这些档案用具应适当标识。案卷封面标题应简明、准确，左上角应有档号、档案箱号、缩微号，封面的下部应有归档单位、起止日期、保管期限等。4、更新和使用定期整理、更新，三个月内不用的文档丢弃。（国家规定的除外）让你的档案更加有效的小秘诀：（1）使用大写、清楚的字母标示档案。（2）使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。（3）将类别与次类别标签排成一列，类别与次类别用不同颜色标示。（4）为大型的资料建立索引。三、信息、情报管理在今天的世界上，只要你打个瞌睡，机会就消失了。情报是防止你打瞌睡的闹钟。----TI公司的全球营销副总裁信息情报的收集来源4．行政文秘信息、情报工作的原则和基本要求工作原则——追踪原则、超前原则、选优原则行政文秘信息工作的基本要求——及时、全面、适用5．信息资料的收集和处理采集、交换、索取、购买信息的处理——整理加工、储存、使用6、信息情报的分析7．信息情报整料的贮存和使用信息情报资料的科学贮存——分类、建立贮存检索系统、保存信息情报资料的使用——决策支持分级使用——保密——及时更新“教育是为美好生活作准备！”——斯宾塞