内部控制指引第16号合同管理-包含档案管理、印章管理、合同管理法律纠纷等.doc

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18.1档案管理

概述
规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）的档案管理，旨在加强公司及各下属子公司档案管理工作，更好地为集团的生产、技术、经营管理提供服务。
适用范围
适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。
相关制度
档案管理制度
商业秘密保护规定。
职责分工
部门兼职档案员：负责文件材料的形成、积累、收集、整理、归档及有效利用工作；本部门档案的收集、整理，按规定向档案室归档，做好档案的登记和统计工作；以及负责本部门档案安全、保密工作。
档案室：负责对档案进行统一编号，分类保管；负责建立维护档案登记簿；负责执行档案借阅制度；负责履行档案销毁程序。

流程图

控制目标
序号《内控手册》唯一具体控制目标编号控制目标目标类别118.1-CT1确保拥有明确的归档资料管理制度经营效率目标218.1-CT2确保所有重要档案及时归档资产保全目标318.1-CT3确保档案保管安全有序资产保全目标418.1-CT4确保公司重要秘密资料不被泄露资产保全目标PAGE\*MERGEFORMAT13
控制矩阵
风险编号风险描述对应控制目标编号关键控制措施编号关键控制措施不相容职务控制活动类型对应制度控制痕迹会计报表认定会计报表项目1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露1234518.1-R1未对各部门应归档资料予以明确，导致各部门未将重要的资料归档，影响归档的重要性和完整性，从而影响公司经营效率目标18.1-CT118.1-CA1应当明确需要归档的文件范围以及归档频率。
各部门应当指派专员在归档期限前将档案归档至公司档案室预防型档案管理制度档案管理制度18.1-R2董事会等重要会议记录未及时保存、归档，不利于事后归档和查阅，影响公司经营效率目标18.1-CT218.1-CA2“三会会议”后应当由战略与证券管理部指定专人将会议决议、会议记录及时保存，并按年度提交档案室归档保存预防型档案管理制度董事会会议资料存档清单18.1-R3
各部门未在规定期限内将资料及时进行归档，导致重要资料无法及时得到有效管理，影响公司经营效率目标18.1-CT218.1-CA1应当明确需要归档的文件范围以及归档频率。
各部门应当指派专员在归档期限前将档案归档至公司档案室预防型档案管理制度档案管理制度18.1-R4没有统一的档案归口管理部门，容易造成公司信息分散，机密信息丢失或泄露，影响公司经营效率目标18.1-CT118.1-CA3战略与证券管理部作为公司档案归口管理部门，负责建立档案管理室，统一对公司所有资料进行编号归档管理。各部门可以保存相关资料的备份件。预防型档案管理制度档案登记簿18.1-R5各部门未保管好资料原件，导致归档的资料因原件遗失而归档复印件，影响资料的后期管理，从而影响公司经营效率目标18.1-CT318.1-CA4归档文件材料必须保持成套性和完整性，重要资料应复印保管，原件交档案室保管，复印件由部门自己保管预防型档案管理制度归档档案原件及复印件18.1-R6未对资料归类和编码规则予以明确，导致资料归类、编码不统一，影响资料的归集和查阅，从而影响公司经营效率目标18.1-CT318.1-CA5应明确归档资料编号方法，档案管理员按照统一的资料编号方法对归档资料进行编号保存预防型档案管理制度档案编号方法18.1-R7未对所有文件进行编号管理，档案管理制度中也未对档案编号规则进行规定可能不利于资料的查询与保管，容易导致文件资料丢失，影响公司经营效率目标18.1-CT318.1-CA5应明确归档资料编号方法，档案管理员按照统一的资料编号方法对归档资料进行编号保存预防型档案管理制度档案编号方法18.1-R8商业秘密分类不恰当，该保密的信息没有保密，导致公司的信息保密工作不到位18.1-CT418.1-CA6公司应当明确商业密级的划分，保密期限以及知悉范围，并对不同密级的文件制定不同的保存及保密办法预防型商业秘密保护规定商业秘密管理规定18.1-R9尚未有一个牵头部门对公司现有的文件、合同、档案的密级界定进行规范和统一，不利于公司对机密文件划分管理，影响公司经营效率目标18.1-CT418.1-CA7公司层面对所有文档密级成立指导文件，各部门参照实施预防型档案管理制度各密级的文件18.1-R10已归档资料部分卷内无资料明细目录，无法辨识卷内具体资料明细，影响资料的保管和后期利用，从而影响公司经营效率目标18.1-CT318.1-CA8档案管理员应根据各部门归档时提交的归档资料清单制作档案资料目录附在档案盒内，档案资料目录内容需与归档资料一一对应预防型档案管理制度档案目录18.1-R