关于全面做好展会参会客商联络接待工作的通知4.6修改版.doc

广展组办字[2011]1号

关于全面做好展会参会客商联络接待工作的通知

各有关乡镇、经济开发区，各有关企业：
“第二届中国（广饶）国际橡胶轮胎暨汽车配件展览会”开幕日益临近，为确保把本次展会办成高层次、高规格、专业化的国际性盛会，按照展览会客商联络工作方案和规则程序的要求，现将参会客商联络、信息确认和接待准备等工作通知如下：
1、按照县委、县政府统一部署，各单位、各相关企业要严格落实组委会下达的展会各项工作任务（见附件1），加大客商联络力度，充分挖掘客户资源，专人负责对接落实，确保完成客商邀请任务。坚持客商联络日上报制度，对完成情况定期通报。
2、加快客商参会信息确认工作。对已提前报名参会的客商，要于4月20日前完成对接确认客商参会行程信息工作（见附件2）；对需提报领导会见的境内外重要客户和参加欢迎宴会、焰火晚会、中欧橡胶技术论坛、美商采购说明会、贸易洽谈冷餐会的境内外嘉宾及陪同、翻译和工作人员名单（附表2、3、4、5、6、7、8），要于4月25日前确定上报。
3、认真做好邀请客商接待准备工作。要结合我县实际接待条件和各自工作任务，尽快制定本单位接待方案。特别是对外宾接待，要依照有关外事工作要求，早预定宾馆、早落实车辆、早选调专业陪同人员、早进行岗前培训，确保让客商来得高兴、住得愉快、走得满意，做到万无一失。要提早进入工作角色，广泛开展会前沟通洽谈，努力扩大参会成果。
4、加强会务活动协调，搞好参会客商服务。现在展会的各项活动方案已经确定，全县上下要紧密配合，各单位要指派得力领导负总责。组织专门力量包地域、包人员、包任务，层层设立陪同团，实行客商联络、信息确认、接送、食宿安排、证件资料领取发放、参会活动、安全保卫等一条龙服务。各乡镇、经济开发区于5月5日前上报企业联络参会客商信息确认情况，并凭《参会客商详细信息登记表》（附件2）到组委会办公室领取参会客商《专业观众证》、《参观指南》、《会刊》、纪念品、车辆通行证等。
各乡镇、经济开发区将上述工作具体报送人及联系方式（见附件9）于4月8日前报展会组委会招商联络部。
附件1：《展会重要客商名额分配表》
2：《参会客商详细信息登记表》
3：《提报领导会见客商登记表》
4：《参加欢迎宴会客商登记表》
5：《参加焰火晚会客商登记表》
6：《参加中欧橡胶技术论坛客商登记表》
7：《参加美商采购说明会人员登记表》
8：《参加贸易洽谈会人员登记表》
9：《乡镇、开发区联系客商参加活动负责人登记表》

展会联系人：孙玉兵
联系电话：779745513518663553
传真：7799333电子邮箱：[e-mail]

二〇一一年四月六日